1. Thời điểm xác định tư cách hợp danh của thành viên hợp danh mới và thời điểm được hành nghề công chứng của thành viên hợp danh mới

a) Thời điểm xác định tư cách hợp danh của thành viên hợp danh mới

 Theo quy định tại Điều 27 Luật Công chứng năm 2014 và Điều 18 Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng thì Văn phòng công chứng có quyền tiếp nhận công chứng viên hợp danh mới nếu công chứng viên đó được các công chứng viên hợp danh còn lại chấp thuận. Việc tiếp nhận thành viên hợp danh mới của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định tại Điều 27 của Luật Công chứng và Điều 186 của Luật Doanh nghiệp.

Điều 186 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về tiếp nhận thành viên mới như sau:

“1. Công ty có thể tiếp nhận thêm thành viên hợp danh hoặc thành viên góp vốn; việc tiếp nhận thành viên mới của công ty phải được Hội đồng thành viên chấp thuận.

2. Thành viên hợp danh hoặc thành viên góp vốn phải nộp đủ số vốn cam kết góp vào công ty trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày được chấp thuận, trừ trường hợp Hội đồng thành viên quyết định thời hạn khác.

3. Thành viên hợp danh mới phải cùng liên đới chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty, trừ trường hợp thành viên đó và các thành viên còn lại có thỏa thuận khác”.

Như vậy, thời điểm xác định tư cách hợp danh của thành viên hợp danh mới trong Văn phòng công chứng là thời điểm mà các thành viên hợp danh còn lại của Văn phòng công chứng chấp thuận. Và kể từ thời điểm được xác định là thành viên hợp danh thì thành viên này phải cùng liên đới chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của Văn phòng công chứng, trừ trường hợp thành viên đó và các thành viên còn lại có thỏa thuận khác. Bên cạnh đó, lưu ý rằng, vào thời điểm được xác định là thành viên hợp danh thì công chứng viên hợp danh này vẫn chưa được ký văn bản công chứng theo quy định.

b) Thời điểm được hành nghề công chứng của thành viên hợp danh mới

Theo quy định tại khoản 3 Điều 24 Luật Công chứng năm 2014 thì khi thay đổi một trong các nội dung sau đây Văn phòng công chứng phải đăng ký nội dung thay đổi tại Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đã đăng ký hoạt động: Tên gọi của Văn phòng công chứng, họ tên Trưởng Văn phòng công chứng, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng, danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng (nếu có). Văn phòng công chứng thay đổi tên gọi, trụ sở hoặc Trưởng Văn phòng công chứng thì được Sở Tư pháp cấp lại giấy đăng ký hoạt động trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng quy định: Công chứng viên chỉ được ký văn bản công chứng sau khi được Sở Tư pháp đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên. Sau khi được đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên, công chứng viên không được làm việc theo hợp đồng làm việc hoặc hợp đồng lao động tại các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức khác; không được giữ chức danh lãnh đạo các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp hoặc tham gia các công việc mà thường xuyên phải làm việc trong giờ hành chính.

Khoản 2 Điều 19 Thông tư số 01/2021/TT-BTP thì  trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ quy định, Sở Tư pháp cấp lại giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng thay đổi tên gọi, địa chỉ trụ sở, Trưởng Văn phòng hoặc ghi nhận nội dung thay đổi vào giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng thay đổi danh sách công chứng viên hợp danh hoặc công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do. Giấy đăng ký hoạt động cấp lại được giữ nguyên số đã cấp trước đó.

Như vậy, công chứng viên chỉ được ký văn bản công chứng sau khi được đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên. Do đó, khi ghi nhận nội dung thay đổi vào giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng thay đổi danh sách công chứng viên hợp danh hoặc công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng thì ghi rõ thời điểm công chứng viên được đăng ký hành nghề theo đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên.

 2. Thời điểm chấm dứt tư cách thành viên hợp danh và thời điểm xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên

a) Thời điểm chấm dứt tư cách thành viên hợp danh và thời hạn chịu trách nhiệm của thành viên hợp danh sau khi chấm dứt tư cách thành viên hợp danh

Theo quy định tại khoản 1 Điều 27 Luật Công chứng năm 2014, Công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng có thể chấm dứt tư cách thành viên hợp danh theo nguyện vọng cá nhân hoặc trong các trường hợp khác do pháp luật quy định. Việc chấm dứt tư cách công chứng viên hợp danh và tiếp nhận công chứng viên hợp danh mới được thực hiện theo quy định của Luật này và pháp luật về doanh nghiệp.

 Điều 18 Thông tư số 01/2021/TT-BTP quy định cụ thể:

“1. Tư cách thành viên hợp danh của công chứng viên trong Văn phòng công chứng chấm dứt trong các trường hợp sau đây:

a) Theo nguyện vọng cá nhân theo quy định của Luật Công chứng;

b) Các trường hợp khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp liên quan đến công ty hợp danh.

2. Công chứng viên chấm dứt tư cách thành viên hợp danh theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều này khi được ít nhất ba phần tư tổng số thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng chấp thuận bằng văn bản. Công chứng viên phải thông báo bằng văn bản cho các thành viên hợp danh khác và Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đăng ký hoạt động về việc chấm dứt tư cách thành viên hợp danh chậm nhất là 06 tháng trước ngày dự kiến chấm dứt. Trong thời hạn 02 năm kể từ ngày chấm dứt tư cách thành viên hợp danh, người đã chấm dứt tư cách thành viên hợp danh theo nguyện vọng cá nhân vẫn phải liên đới chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ của Văn phòng công chứng đã phát sinh trước ngày chấm dứt tư cách thành viên hợp danh.

Công chứng viên chấm dứt tư cách thành viên hợp danh theo quy định tại điểm b khoản này thì việc chấm dứt được áp dụng theo quy định tại Điều 185 của Luật Doanh nghiệp”.

Điều 185 Luật Doanh nghiệp năm 2020  quy định:

“1. Thành viên hợp danh bị chấm dứt tư cách trong trường hợp sau đây:

a) Tự nguyện rút vốn khỏi công ty;

b) Chết, mất tích, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi;

c) Bị khai trừ khỏi công ty;

d) Chấp hành hình phạt tù hoặc bị Tòa án cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định theo quy định của pháp luật;

đ) Trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.

2. Thành viên hợp danh có quyền rút vốn khỏi công ty nếu được Hội đồng thành viên chấp thuận. Trường hợp này, thành viên muốn rút vốn khỏi công ty phải thông báo bằng văn bản yêu cầu rút vốn chậm nhất là 06 tháng trước ngày rút vốn; chỉ được rút vốn vào thời điểm kết thúc năm tài chính và báo cáo tài chính của năm tài chính đó đã được thông qua.

3. Thành viên hợp danh bị khai trừ khỏi công ty trong trường hợp sau đây:

a) Không có khả năng góp vốn hoặc không góp vốn như đã cam kết sau khi công ty đã có yêu cầu lần thứ hai;

b) Vi phạm quy định tại Điều 180 của Luật này;

c) Tiến hành công việc kinh doanh không trung thực, không cẩn trọng hoặc có hành vi không thích hợp khác gây thiệt hại nghiêm trọng đến lợi ích của công ty và thành viên khác;

d) Không thực hiện đúng nghĩa vụ của thành viên hợp danh.

4. Trường hợp chấm dứt tư cách thành viên của thành viên bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi thì phần vốn góp của thành viên đó được hoàn trả công bằng và thỏa đáng.

5. Trong thời hạn 02 năm kể từ ngày chấm dứt tư cách thành viên hợp danh theo quy định tại các điểm a, c, d và đ khoản 1 Điều này thì người đó vẫn phải liên đới chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ của công ty đã phát sinh trước ngày chấm dứt tư cách thành viên.

6. Sau khi chấm dứt tư cách thành viên hợp danh, nếu tên của thành viên đó đã được sử dụng thành một phần hoặc toàn bộ tên công ty thì người đó hoặc người thừa kế, người đại diện theo pháp luật của họ có quyền yêu cầu công ty chấm dứt việc sử dụng tên đó”.

Như vậy, thời điểm xác định chấm dứt tư cách thành viên hợp danh của công chứng viên hợp danh là thời điểm được ít nhất ba phần tư tổng số thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng chấp thuận bằng văn bản (nếu chấm dứt theo nguyện vọng cá nhân); thời điểm được Hội đồng thành viên chấp thuận cho rút vốn (thời điểm này có thể khác thời điểm rút vồn vì thời điểm rút vốn phải vào thời điểm kết thúc năm tài chính và báo cáo tài chính của năm tài chính đó đã được thông qua); thời điểm chết, mất tích, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi; thời điểm bị khai trừ khỏi công ty; thời điểm chấp hành hình phạt tù hoặc bị Tòa án cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định theo quy định của pháp luật; trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.

Trong thời hạn 02 năm kể từ ngày chấm dứt tư cách thành viên hợp danh (trừ trường hợp chấm dứt tư cách thành viên hợp danh do chết, mất tích, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi) thì người đó vẫn phải liên đới chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ của Văn phòng công chứng đã phát sinh trước ngày chấm dứt tư cách thành viên.

b) Thời điểm xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên

Theo quy định tại khoản 3 Điều 24 Luật Công chứng năm 2014 thì khi thay đổi một trong các nội dung sau đây Văn phòng công chứng phải đăng ký nội dung thay đổi tại Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đã đăng ký hoạt động: Tên gọi của Văn phòng công chứng, họ tên Trưởng Văn phòng công chứng, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng, danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng (nếu có). Văn phòng công chứng thay đổi tên gọi, trụ sở hoặc Trưởng Văn phòng công chứng thì được Sở Tư pháp cấp lại giấy đăng ký hoạt động trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Khoản 1, 3  Điều 5 Thông tư số 01/2021/TT-BTP quy định xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên:

“1. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định miễn nhiệm công chứng viên có hiệu lực hoặc trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được thông báo của tổ chức hành nghề công chứng về việc công chứng viên không còn hành nghề tại tổ chức đó, Sở Tư pháp nơi công chứng viên đăng ký hành nghề ra quyết định xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

 Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định xóa đăng ký hành nghề, Sở Tư pháp gửi quyết định cho người bị xóa đăng ký hành nghề, tổ chức hành nghề công chứng nơi người đó hành nghề, đồng thời đăng tải trên phần mềm quản lý công chứng của Bộ Tư pháp và Cổng thông tin điện tử Sở Tư pháp; thông tin được đăng tải gồm họ, tên của công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng, thời điểm công chứng viên bị xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên.

3. Thẻ công chứng viên không còn giá trị sử dụng kể từ ngày quyết định xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên có hiệu lực. Người bị xóa đăng ký hành nghề công chứng có trách nhiệm nộp Thẻ công chứng viên cho Sở Tư pháp đã ra quyết định xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ; Sở Tư pháp thu lại Thẻ công chứng viên và thực hiện tiêu hủy Thẻ theo quy định”.

Khoản 2 Điều 19 Thông tư số 01/2021/TT-BTP thì  trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ quy định, Sở Tư pháp cấp lại giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng thay đổi tên gọi, địa chỉ trụ sở, Trưởng Văn phòng hoặc ghi nhận nội dung thay đổi vào giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng thay đổi danh sách công chứng viên hợp danh hoặc công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do. Giấy đăng ký hoạt động cấp lại được giữ nguyên số đã cấp trước đó.

Như vậy, lưu ý các mốc thời gian như sau: Thời điểm công chứng viên không còn hành nghề tại tổ chức hành nghề công chứng (do bị miễn nhiệm hoặc các lý do chấm dứt tư cách thành viên hợp danh hoặc chấm dứt hợp đồng lao động với công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng); thời điểm xóa đăng ký hành nghề của Sở Tư pháp (vì thời điểm thực hiện thủ tục xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên chỉ đưọc thực hiện sau khi công chứng viên không còn hành nghề tại tổ chức hành nghề công chứng); thời điểm ghi nhận nội dung thay đổi vào giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng (có thể trùng thời điểm ra Quyế định xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên vì Khoản 2 Điều 19 Thông tư số 01/2021/TT-BTP không quy định thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng công chứng cùng với thủ tục xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên). Chính vì vậy, trong giấy đăng ký hoạt động, khi ghi nhận nội dung thay đổi do giảm số lượng công chứng viên thì ghi rõ thời điểm xóa đăng ký hành nghề của công chứng viên theo Quyết định xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên.

Ngoài ra, trong trường hợp này, xét về mặt logic thời gian và quy định pháp luật có điểm chưa hợp lý như sau: Rõ ràng, thủ tục xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên chỉ được thực hiện sau khi công chứng viên không còn hành nghề tại tổ chức hành nghề công chứng với các lý do: Bị miễn nhiệm hoặc các lý do chấm dứt tư cách thành viên hợp danh hoặc chấm dứt hợp đồng lao động với công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng. Như vậy, về mặt thực tế, công chứng viên đã không còn hành nghề công chứng trước khi có Quyết định xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên. Vậy nhưng, Khoản 3  Điều 5 Thông tư số 01/2021/TT-BTP lại quy định Thẻ công chứng viên không còn giá trị sử dụng kể từ ngày quyết định xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên có hiệu lực. Để bảo đảm tính thống nhất, phù hợp, thiết nghĩ không nên quy định nội dung “Thẻ công chứng viên không còn giá trị sử dụng kể từ ngày quyết định xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên có hiệu lực” để tránh hiểu nhầm./.