Theo đó, Thông tư quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư bao gồm: Quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

Thông tư quy định các nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến, bao gồm: Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống; số đến của một văn bản đến là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đến của cơ quan, tổ chức; xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ; xác định đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết văn bản đến của cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản; Giải quyết văn bản đến kịp thời, đúng thời hạn quy định.

Các nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi, bao gồm: Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống; số của một văn bản đi là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đi của cơ quan, tổ chức; xác nhận văn bản đi được gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết; bảo đảm văn bản được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, trừ yếu tố thể thức và ký số của người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 12, Điều 13 Thông tư 01/2019 của Bộ nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

Đối với yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử Thông tư quy định như sau: Bảo đảm yêu cầu chung của việc lập và quản lý hồ sơ; Bảo đảm tính xác thực của văn bản, tài liệu trong hồ sơ; Được bảo đảm an toàn trong Hệ thống.

Các nguyên tắc xây dựng Hệ thống được quy định: Bảo đảm quản lý văn bản và hồ sơ điện tử của cơ quan, tổ chức đúng quy định; Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin mạng theo quy định của pháp luật hiện hành; Bảo đảm phân quyền cho các cá nhân truy cập vào Hệ thống; Bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy của tài liệu, dữ liệu lưu hành trong Hệ thống.

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 3 năm 2019.