Theo đó, Thông tư quy định tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục gồm văn bản giấy; phim, ảnh; băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh; tài liệu điện tử và các vật mang tin khác, được chia.thành 15 nhóm, có thời hạn bảo quản của từng hồ sơ khác nhau. Trong đó, tài liệu về công nhận tốt nghiệp và cấp bằng tiến sĩ thuộc nhóm “Tài liệu về đào tạo trung cấp sư phạm, cao đẳng sư phạm; đào tạo đại học, thạc sĩ, tiến sĩ; nghiên cứu khoa học” bao gồm: Quyết định công nhận tốt nghiệp và cấp bằng tiến sĩ, danh sách nghiên cứu sinh được cấp bằng tiến sĩ, hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp và cấp bằng tiến sĩ, hồ sơ đánh giá luận án tiến sĩ cấp cơ sở, hồ sơ đề nghị bảo vệ luận án tiến sĩ cấp trường hoặc viện, hồ sơ về việc lấy ý kiến phản biện độc lập đối với luận án tiến sĩ, hồ sơ đánh giá luận án tiến sĩ cấp trường hoặc viện, hồ sơ chấm thẩm định và xử lý kết quả thẩm định luận án tiến sĩ, luận án tiến sĩ và tóm tắt luận án tiến sĩ được Hội đồng đánh giá đạt yêu cầu trở lên có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

Ngoài ra, Thông tư cũng quy định thời hạn bảo quản đối với Luận văn thạc sĩ được hội đồng đánh giá đạt yêu cầu trở lên là 30 năm và đối với các đồ án, khóa luận tốt nghiệp được Hội đồng đánh giá đạt yêu cầu trở lên là 20 năm.