Theo đó, Cục Đường sắt Việt Nam tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ theo quy định, kể từ khi nhận được hồ sơ, Cục Đường sắt Việt Nam phải hướng dẫn chủ sở hữu phương tiện hoàn thiện hồ sơ trong vòng 01 ngày làm việc (nếu hồ sơ nộp trực tiếp) hoặc thông báo bằng văn bản cho chủ sở hữu phương tiện biết để bổ sung hồ sơ trong vòng 02 ngày làm việc (nếu tiếp nhận hồ sơ qua đường bưu chính). Trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc, kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ theo quy định, Cục Đường sắt Việt Nam cấp Giấy chứng nhận đăng ký phương tiện. Trường hợp không cấp, Cục Đường sắt Việt Nam có văn bản trả lời cho chủ sở hữu phương tiện và nêu rõ lý do.

Các giấy tờ của phương tiện:

- Đối với phương tiện nhập khẩu, sản xuất, lắp ráp trong nước: Bản chính hoặc bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng mua bán, sản xuất, lắp ráp phương tiện; bản chính hoặc bản sao có chứng thực từ bản chính hóa đơn bán hàng theo quy định của Bộ Tài chính (nếu phương tiện bán ra chuyển qua nhiều tổ chức, cá nhân thì khi đăng ký chỉ cần bản sao có chứng thực từ bản chính hóa đơn bán hàng của tổ chức, cá nhân bán cuối cùng); đối với phương tiện nhập khẩu phải có thêm bản chính hoặc bản sao có chứng thực từ bản chính tờ khai hải quan dùng cho hàng nhập khẩu.

- Đối với phương tiện đã qua sử dụng, bản chính hoặc bản sao có chứng thực từ bản chính: hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng theo quy định của Bộ Tài chính (nếu phương tiện bán ra chuyển qua nhiều tổ chức, cá nhân thì khi đăng ký chỉ cần bản chính hoặc bản sao có chứng thực từ bản chính hóa đơn bán hàng của tổ chức, cá nhân bán cuối cùng), trường hợp không có đủ các giấy tờ nêu trên thì yêu cầu có các giấy tờ sau đây: bản chính hoặc bản sao có chứng thực từ bản chính quyết định điều chuyển phương tiện hoặc bản kê khai chủng loại phương tiện của tổ chức, cá nhân đang sử dụng do chủ sở hữu phương tiện (hoặc người được ủy quyền) theo quy định của pháp luật ký. Trường hợp trong cùng một hợp đồng mua bán, sản xuất, lắp ráp phương tiện, hóa đơn bán hàng, tờ khai hải quan của hồ sơ có kê khai nhiều phương tiện thì chủ sở hữu phương tiện có trách nhiệm cung cấp hồ sơ đối với từng phương tiện theo quy định.