Theo quy định, có 02 trường hợp phải chuyển biên bản vi phạm hành chính:

- Trường hợp vi phạm hành chính xảy ra trên tàu bay, tàu biển, tàu hỏa, thì người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính hoặc người chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu có trách nhiệm lập biên bản vi phạm hành chính và chuyển cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ khi tàu bay, tàu biển, tàu hỏa về đến sân bay, bến cảng, nhà ga (điểm d khoản 2 Điều 12 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP).

- Trường hợp vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền xử phạt của người lập biên bản, thì biên bản và các tài liệu khác phải được chuyển cho người có thẩm quyền xử phạt trong thời hạn 24 giờ, kể từ khi lập biên bản (điểm a khoản 6 Điều 12 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP).

Trong hai trường hợp trên đều quy định trách nhiệm của bên chuyển biên bản vi phạm hành chính. Tuy nhiên, các văn bản không đề cập đến việc chuyển như thế nào, trách nhiệm giao nhận của bên chuyển và bên nhận. Điều này dẫn đến việc “thả lỏng” sau khi bên chuyển đã thực hiện trách nhiệm chuyển; biên bản, hồ sơ tài liệu liên quan có đến được bên nhận không và khi nào đến lại là vấn đề khác và hoàn chưa được quy định.

Trong khi đó, thời hạn để ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính tại Điều 66 Luật Xử lý vi phạm hành chính đều căn cứ vào mốc thời gian là kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính, cụ thể: a) Đối với vụ việc không thuộc trường hợp quy định tại điểm b và điểm c khoản này, thời hạn ra quyết định xử phạt là 07 ngày làm việc, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính; vụ việc thuộc trường hợp phải chuyển hồ sơ đến người có thẩm quyền xử phạt thì thời hạn ra quyết định xử phạt là 10 ngày làm việc, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 63 của Luật này (trường hợp Chuyển hồ sơ vụ vi phạm để xử phạt hành chính); b) Đối với vụ việc mà cá nhân, tổ chức có yêu cầu giải trình hoặc phải xác minh các tình tiết có liên quan quy định tại Điều 59 của Luật này thì thời hạn ra quyết định xử phạt là 01 tháng, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính; c) Đối với vụ việc thuộc trường hợp quy định tại điểm b khoản này mà đặc biệt nghiêm trọng, có nhiều tình tiết phức tạp, cần có thêm thời gian để xác minh, thu thập chứng cứ thì thời hạn ra quyết định xử phạt là 02 tháng, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính.

Vậy nếu không xác định được thời gian người có thẩm quyền xử phạt nhận được biên bản vi phạm hành chính, hồ sơ tài liệu liên quan thì rõ ràng sẽ ảnh hưởng đến thời hạn ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính. Trường hợp hết thời hạn ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính thì không ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo Điều 65 Luật Xử lý vi phạm hành chính.

Về xử lý trách nhiệm, khoản 8 Điều 12 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP quy định: Người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính, cá nhân, tổ chức liên quan nếu có lỗi trong việc chuyển biên bản vi phạm hành chính hoặc hồ sơ vụ vi phạm không đúng thời hạn dẫn đến quá thời hạn ra quyết định xử phạt, thì bị xử lý theo quy định của pháp luật; khoản 2 Điều 66 Luật Xử lý vi phạm hành chính quy định: Người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính, cá nhân, tổ chức liên quan nếu có lỗi trong việc để quá thời hạn mà không ra quyết định xử phạt thì bị xử lý theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, tại Điều 22 Nghị định số 19/2020/NĐ-CP  ngày 12 tháng 02 năm 2020  của Chính phủ về kiểm tra, xử lý kỷ luật trong thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính, không có quy định cụ thể đến hành vi liên quan đến chuyển và nhận biên bản vi phạm hành chính, hồ sơ tài liệu liên quan.

Ngoài ra, liên quan đến quy định “biên bản và các tài liệu khác phải được chuyển cho người có thẩm quyền xử phạt trong thời hạn 24 giờ, kể từ khi lập biên bản” gây khó khăn cho việc chuyển biên bản đảm bảo thời hạn, ví dụ như: trường hợp phát hiện hành vi v phạm hành chính vào ban đêm, vào ngày nghỉ, lễ hoặc ở địa bàn vùng sâu, vùng xa, đi lại khó khăn,...

Bên cạnh trách nhiệm chuyển biên bản và các tài liệu khác, khoản 5 Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính và khoản 6 Điều 12 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP quy định giao, gửi biên bản vi phạm hành chính. Trường hợp người vi phạm, đại diện tổ chức vi phạm không có mặt tại nơi lập biên bản vi phạm hành chính hoặc có mặt nhưng từ chối nhận hoặc có căn cứ cho rằng cá nhân, tổ chức vi phạm trốn tránh không nhận biên bản, thì việc giao biên bản vi phạm hành chính được thực hiện theo quy định tại Điều 70 Luật Xử lý vi phạm hành chính về việc gửi quyết định xử phạt vi phạm hành chính để thi hành. Điều 70 Luật Xử lý vi phạm hành chính có quy định về thời hạn gửi, cụ thể: Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính có lập biên bản, người có thẩm quyền đã ra quyết định xử phạt phải gửi cho cá nhân, tổ chức bị xử phạt, cơ quan thu tiền phạt và cơ quan liên quan khác (nếu có) để thi hành. Vậy đối với biên bản vi phạm hành chính có áp dụng quy định về thời hạn gửi này không hay chỉ áp dụng Điều 70 Luật Xử lý vi phạm hành chính để giải quyết đối với trường hợp đối tượng vi phạm không có mặt tại nơi lập biên bản vi phạm hành chính hoặc có mặt nhưng từ chối nhận hoặc có căn cứ cho rằng đối tượng vi phạm trốn tránh không nhận biên bản? Nếu áp dụng thời hạn theo Điều 70 Luật Xử lý vi phạm hành chính thì sẽ ảnh hưởng đến quyền giải trình (nếu có) của đối tượng vi phạm vì thời hạn giải trình được quy định: Đối với trường hợp giải trình trực tiếp, cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính phải gửi văn bản yêu cầu được giải trình trực tiếp đến người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính; đối với trường hợp giải trình bằng văn bản, cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính phải gửi văn bản giải trình cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính (Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính).

Từ những phân tích trên, đề nghị cơ quan có thẩm quyền rà soát, quy định cụ thể hoặc hướng dẫn thi hành theo hướng bảo đảm “đầu vào” của bên có thẩm quyền ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính, nghĩa là biện pháp mang tính khả thi, cụ thể để biên bản vi phạm hành chính, hồ sơ, tài liệu đến được với người có thẩm quyền xử phạt trong thời hạn bảo đảm cho thời hạn ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính, từ đó bảo đảm tính hiệu lực, hiệu quả trong công tác xử lý vi phạm hành chính./.