1. Đăng ký hoạt động đối với chi nhánh và thành lập văn bản phòng giao dịch

Theo quy định tại Điều 41, Điều 42 Luật Luật sư năm 2006, được sửa đổi, bổ sung năm 2012 (sau đây viết tắt là Luật Luật sư), chi nhánh của tổ chức hành nghề luật sư phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi có trụ sở của chi nhánh. Chi nhánh được hoạt động kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động. Trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động của chi nhánh, tổ chức hành nghề luật sư phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao Giấy đăng ký hoạt động của chi nhánh cho Sở Tư pháp, Đoàn luật sư ở địa phương nơi tổ chức hành nghề luật sư đăng ký hoạt động và Đoàn luật sư ở địa phương nơi có trụ sở của chi nhánh.

Khi thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh thì trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày quyết định thay đổi, tổ chức hành nghề luật sư phải thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp nơi cấp Giấy đăng ký hoạt động của chi nhánh và Đoàn luật sư ở địa phương nơi có trụ sở của chi nhánh. Khi có sự thay đổi chi nhánh thì tổ chức hành nghề luật sư phải đăng ký với Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề luật sư đăng ký hoạt động. Trường hợp có thay đổi nội dung Giấy đăng ký hoạt động, tổ chức hành nghề luật sư được cấp lại Giấy đăng ký hoạt động của tổ chức. Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày thay đổi hoặc kể từ ngày nhận được Giấy đăng ký hoạt động cấp lại, tổ chức hành nghề luật sư phải thông báo bằng văn bản cho Đoàn luật sư về việc thay đổi.

Văn phòng giao dịch của tổ chức hành nghề luật sư được thành lập trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức hành nghề luật sư đăng ký hoạt động. Trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày thành lập văn phòng giao dịch, tổ chức hành nghề luật sư phải thông báo bằng văn bản về địa chỉ của văn phòng giao dịch cho Sở Tư pháp, Đoàn luật sư ở địa phương nơi đăng ký hoạt động.

Như vậy, các thông tin liên quan đến đăng ký hoạt động chi nhánh, thành lập văn phòng giao dịch (địa chỉ của văn phòng giao dịch) hoàn toàn do tổ chức hành nghề luật sư cung cấp cho Sở Tư pháp và Đoàn Luật sư (trừ Sở Tư pháp cấp Giấy đăng ký hoạt động của Chi nhánh đã nắm bắt thông tin của Chi nhánh, nhưng khi Chi nhánh có thay đổi nội dung đăng ký hoạt động thì việc nắm bắt thông tin cũng là bị động và phụ thuộc vào việc thông báo của tổ chức hành nghề luật sư). Thiết nghĩ quy định này làm cho cơ quan quản lý nhà nước rơi vào thế bị động. Nếu tổ chức hành nghề luật sư không chấp hành nghiêm quy định pháp luật về việc thông báo theo quy định trên thì công tác quản lý nhà nước sẽ không cập nhật được kịp thời các thông tin liên quan đến chi nhánh, văn phòng giao dịch.

Từ thực tế trên, để cơ quan nhà nước chủ động trong công tác quản lý, nắm bắt kịp thời, đầy đủ thông tin có liên quan, kiến nghị cần quy định theo hướng Sở Tư pháp ở địa phương nơi có trụ sở của chi nhánh có trách nhiệm thông báo cho Sở Tư pháp, Đoàn luật sư ở địa phương nơi tổ chức hành nghề luật sư đăng ký hoạt động và Đoàn luật sư ở địa phương nơi có trụ sở của chi nhánh. Khi thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh thì có sự đăng ký tại Sở Tư pháp và thực hiện việc thông báo tương tự như trên. Đối với Văn phòng giao dịch của tổ chức hành nghề luật sư phải thực hiện đăng ký hoạt động chứ không chỉ là thông báo.

2. Khi đăng ký hoạt động chi nhánh có thực hiện thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư không?

a) Đăng ký hoạt động của Chi nhánh và thành lập văn phòng giao dịch phải thông báo với Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư

- Theo quy định tại khoản 2 Điều 41 Luật Luật sư, chi nhánh của tổ chức hành nghề luật sư phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi có trụ sở của chi nhánh. Đồng thời, tổ chức hành nghề luật sư phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao Giấy đăng ký hoạt động của chi nhánh cho Sở Tư pháp, Đoàn luật sư ở địa phương nơi tổ chức hành nghề luật sư đăng ký hoạt động và Đoàn luật sư ở địa phương nơi có trụ sở của chi nhánh.

Điều 42 Luật Luật sư quy định trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày thành lập văn phòng giao dịch, tổ chức hành nghề luật sư phải thông báo bằng văn bản về địa chỉ của văn phòng giao dịch cho Sở Tư pháp, Đoàn luật sư ở địa phương nơi đăng ký hoạt động. Sở Tư pháp ghi địa chỉ của văn phòng giao dịch vào Giấy đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư.

Như vậy, theo các quy định trên, tổ chức hành nghề luật sư đăng ký hoạt động chi chỉ có trách nhiệm thông báo với Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề luật sư đăng ký hoạt động về việc đăng ký hoạt động của Chi nhánh. Đối với trường hợp thành lập văn phòng giao dịch thì Sở Tư pháp phải ghi địa chỉ của văn phòng giao dịch vào Giấy đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư. Điều này có thể dẫn đến cách hiểu, tổ chức hành nghề luật sư không phải thực hiện thủ tục hành chính nào liên quan đến việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động.

b) Về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động khi có chi nhánh, văn phòng giao dịch và khi thay đổi thông tin về chi nhánh, văn phòng giao dịch

- Tại Điều 36 Luật Luật sư về thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư có quy định: “Khi có sự thay đổi tên, địa chỉ trụ sở, chi nhánh, văn phòng giao dịch, lĩnh vực hành nghề, danh sách luật sư thành viên, người đại diện theo pháp luật của tổ chức hành nghề luật sư, các nội dung khác trong hồ sơ đăng ký hoạt động thì trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày quyết định thay đổi, tổ chức hành nghề luật sư phải đăng ký với Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề luật sư đăng ký hoạt động. Trường hợp có thay đổi nội dung Giấy đăng ký hoạt động, tổ chức hành nghề luật sư được cấp lại Giấy đăng ký hoạt động.

Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày thay đổi hoặc kể từ ngày nhận được Giấy đăng ký hoạt động cấp lại, tổ chức hành nghề luật sư phải thông báo bằng văn bản cho Đoàn luật sư về việc thay đổi”.

- Điều 9 Thông tư số 05/2021/TT-BTP ngày 26/5/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn một số điều và biện pháp thi hành Luật Luật sư, Nghị định quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Luật sư quy định: Tổ chức hành nghề luật sư thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh theo quy định tại khoản 2 Điều 41 của Luật Luật sư thì được Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động của chi nhánh cấp lại Giấy đăng ký hoạt động (khoản 2 Điều 41 Luật Luật sư quy định chi nhánh của tổ chức hành nghề luật sư phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi có trụ sở của chi nhánh. Khi thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh thì tổ chức hành nghề luật sư phải thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp nơi cấp Giấy đăng ký hoạt động của chi nhánh và Đoàn luật sư ở địa phương nơi có trụ sở của chi nhánh...).

Tổ chức hành nghề luật sư thành lập văn phòng giao dịch thì gửi văn bản thông báo về việc thành lập văn phòng giao dịch, trong đó ghi rõ địa chỉ văn phòng giao dịch cho Sở Tư pháp, Đoàn Luật sư ở địa phương nơi đăng ký hoạt động. Trong trường hợp văn phòng giao dịch của tổ chức hành nghề luật sư tạm ngừng, chấm dứt hoặc thay đổi địa chỉ hoạt động thì tổ chức hành nghề luật sư có văn bản thông báo cho Sở Tư pháp chậm nhất là 05 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng, chấm dứt hoặc thay đổi địa chỉ hoạt động. Sở Tư pháp ghi nhận việc tạm ngừng, chấm dứt hoặc thay đổi địa chỉ hoạt động của văn phòng giao dịch trên Giấy đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư.

c) Với những phân tích tại điểm a và b nêu trên, có thể hiểu:

- Đối với văn phòng giao dịch: Trường hợp thành lập văn phòng giao dịch và khi tạm ngừng, chấm dứt hoặc thay đổi địa chỉ hoạt động của văn phòng giao dịch thì phải có thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư. Vấn đề này đã được nêu rõ tại Điều 36, Điều 42 Luật Luật sư và Điều 9 Thông tư số 05/2021/TT-BTP.

- Đối với Chi nhánh: Theo quy định tại Điều 41, Điều 36 Luật Luật sư, Điều 9 Thông tư số 05/2021/TT-BTP dẫn đến cách hiểu: Chỉ khi có sự thay đổi về nội dung đăng ký hoạt động của Chi nhánh, nghĩa là các thông tin trong giấy đăng ký hoạt động của Chi nhánh có thay đổi thì mới thay đổi nội dung Giấy đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư.

Tuy nhiên, nếu như khi đăng ký hoạt động chi nhánh không thực hiện việc thay đổi nội dung Giấy đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư thì cũng sẽ không có việc thay đổi nội dung Giấy đăng ký hoạt động của tổ chức khi có sự thay đổi chi nhánh.

Để làm rõ hơn vấn đề này, xem xét biểu mẫu TP-LS-08 ban hành kèm theo Thông tư số 05/2021/TT-BTP là biểu mẫu về giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng luật sư/công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên; mẫu giấy đăng ký hoạt động của Công ty luật hợp danh/công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở viên. Biểu mẫu này có thông tin về chi nhánh (Nơi đăng ký chi nhánh; Ngày đăng ký chi nhánh; Địa chỉ trụ sở của chi nhánh; Điện thoại/Fax/Email; Trưởng chi nhánh) và văn phòng giao dịch (Địa chỉ nơi đặt văn phòng giao dịch; Ngày đăng ký văn phòng giao dịch; Điện thoại/Fax/Email; Người thường trực tại VPGD).

Với biểu mẫu như trên và tinh thần của quy định pháp luật, để đảm bảo cho công tác quản lý nhà nước thì cần hiểu rằng: khi đăng ký hoạt động của chi nhánh và khi có thay đổi về chi nhánh (các thông tin liên quan đến chi nhánh) thì phải thực hiện thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư.

3. Thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động khi có chi nhánh, văn phòng giao dịch và sự thay đổi về chi nhánh, văn phòng giao dịch

Các văn bản hiện hành không quy định trình tự, thủ tục thực hiện trong trường hợp này. Theo các quy định tại Điều 41, Điều 42 Luật Luật sư và Điều 9 Thông tư số 05/2021/TT-BTP thì các tổ chức hành nghề luật sư chỉ có trách nhiệm thông báo với Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề luật về chi nhánh, địa chỉ văn phòng giao dịch và khi có thay đổi chứ không quy định trách nhiệm thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của tổ chức mình tại Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư.

Các quy định trên cũng không nêu rõ những thông tin nào liên quan đến Chi nhánh phải được tổ chức hành nghề luật sư thông báo; đối với văn phòng giao dịch thì chỉ thông báo về địa chỉ của văn phòng.

Theo tinh thần các quy định trên, nghĩa là Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề luật sư đăng ký hoạt động có trách nhiệm tự ghi nhận những thay đổi liên quan đến chi nhánh, văn phòng giao dịch vào giấy đăng ký hoạt động của tổ chức khi nhận được thông báo từ tổ chức hành nghề luật sư. Điều này dẫn đến sự vô lý khi giấy đăng ký hoạt động của tổ chức được giao cho tổ chức lưu giữ, quản lý và thực hiện các thủ tục liên quan (Sở Tư pháp có lưu giữ 01 bản tại hồ sơ gốc) mà tổ chức lại không phải là đơn vị đề nghị thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động thì Sở Tư pháp không thể nào có giấy đăng ký hoạt động đã giao cho tổ chức lưu giữ để ghi nhận sự thay đổi.

Từ sự thiếu rõ ràng trong quy định, dẫn đến những lúng túng và khó khăn cho công tác quản lý nhà nước về luật sư trong trường hợp liên quan đến chi nhánh và văn phòng giao dịch. Kiến nghị cơ quan có thẩm quyền rà soát, nghiên cứu, hoàn thiện những vấn đề trên./.