1. Trường hợp phải xác minh trong công chứng

Có thể hiểu rằng, “xác minh” là việc chứng minh, làm rõ sự thật, sự chính xác qua thực tế và chứng cứ cụ thể.

Luật Công chứng năm 2014 quy định các trường hợp xác minh như sau:

- Theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định khi có căn cứ cho rằng: (i) trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, (ii) việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, (iii) có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng, (iv) đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể (khoản 5 Điều 40, Điều 41 Luật Công chứng năm 2014: Thủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao dịch).

Hồ sơ yêu cầu công chứng gồm: (i) Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ; (ii) dự thảo hợp đồng, giao dịch; (iii) bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng; (iv) bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; (v) bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

- Theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định khi thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng: (i) việc để lại di sản là không đúng pháp luật, (ii) việc hưởng di sản là không đúng pháp luật (Khoản 3 Điều 57 và Điều 58 Luật Công chứng năm 2014: quy định về công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản và công chứng văn bản khai nhận di sản).

 Từ các quy định trên cho thấy, hầu như tất cả các tình tiết, nội dung, sự kiện có liên quan đến văn bản công chứng mà chưa rõ thì đều có thể tiến hành việc xác minh.

2. Biện pháp xác minh

Căn cứ các quy định và thực tiễn, công chứng viên xác minh thông qua các biện pháp:

- Xem xét hồ sơ yêu cầu công chứng, trên cơ sở nhận định pháp luật, công chứng viên trao đổi và đề nghị người yêu cầu công chứng bổ sung các giấy tờ cần thiết để làm rõ. Trường hợp có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng (có dấu hiệu mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, hạn chế năng lực hành vi dân sự) thì công chứng viên có các câu hỏi để kiểm tra, xác minh năng lực hành vi dân sự.

- Công chứng viên đi xác minh thực tế, thu thập chứng cứ để làm sáng tỏ các vấn đề.

- Đề nghị các cơ quan chức năng, cơ quan có thẩm quyền xác minh, cung cấp thông tin kết luận cho công chứng viên.

Một trong những nội dung cần được xác minh nhiều nhất trong công chứng là thông tin hộ tịch chứng minh nhân thân và các mối quan hệ, nhất là các mối quan hệ qua nhiều đời khi thực hiện các thủ tục khai nhận di sản, thỏa thuận phân chia di sản.

Qua thực tế, những người đã chết hoặc những người cao tuổi, thường không có hoặc không còn giầy tờ hộ tịch như khai sinh, đăng ký kết hôn, khai tử... và sổ hộ tịch, hồ sơ lưu trữ cũng không có do các yếu tố như thiên tai, lưu trữ. Hoặc các giấy tờ liên quan đến người đã chết có thông tin không thống nhất. Trong những trường hợp này, công chứng viên thực hiện việc xác minh thông qua các giấy tờ khác như hộ khẩu, giấy xác nhận của chính quyền địa phương, bản lý lịch cán bộ công chức, lý lịch đảng viên trong đó có nêu rõ các thông tin về nhân thân, cha mẹ đã được các cơ quan, tổ chức xác minh và xác nhận… Trường hợp không có các loại giấy tờ chứng minh thì tự cam kết và chịu trách nhiệm về lời khai của mình về số lượng người đồng thừa kế, đồng hưởng di sản, cam đoan của người làm chứng.

3. Vấn đề pháp lý trao đổi

Việc xác minh của công chứng viên là cần thiết nhằm bảo đảm cho văn bản công chứng có đầy đủ tính xác thực, tính hợp pháp. Tuy nhiên, pháp luật không quy định rõ những biện pháp xác minh và trình tự, thủ tục thực hiện như thế nào để đảm bảo tính pháp lý của kết quả xác minh. Biện pháp xác minh trong công chứng hoàn toàn từ sự nhận định pháp luật và lựa chọn thực hiện của công chứng viên. Thiết nghĩ, trong hoạt động tố tụng, pháp luật quy định trình tự, thủ thụ rất chặt chẽ trong việc xác định chứng cứ. Trong khi đó, văn bản công chứng có giá trị pháp lý bắt buộc, không cần phải chứng minh các tình tiết, sự kiện trong văn bản, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu. Vậy nhưng, không có một quy trình nào về việc xác minh để bảo đảm “tính hợp pháp” của các nội dung được xác minh.

Một trong những nguyên nhân của khó khăn này là hệ thống pháp luật nước ta còn những vấn đề chưa được quy định đồng bộ, thống nhất, có sự mâu thuẫn, chồng chéo, đặc biệt trong quan hệ dân sự, việc áp dụng nhiều quy định pháp luật còn có các quan điểm khác nhau. Công chứng viên tự xem xét, đánh giá hồ sơ công chứng và áp dụng các biện pháp xác minh nhằm đạt được mục đích. Để thống nhất trong thực hiện pháp luật, ngoài việc cơ quan có thẩm quyền nghiên cứu xây dựng quy định về xác minh trong công chứng và quy định trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phối hợp thực hiện; đồng thời cần hoàn thiện hệ thống pháp luật có liên quan./.