Tính hợp pháp được hiểu theo nghĩa chung nhất là sự biểu hiện của nguyên tắc pháp chế, bảo đảm tính tối cao của pháp luật, tôn trọng pháp luật. Trong các văn bản quy phạm pháp luật, chưa có văn bản nào giải thích về tính hợp pháp. Dẫn chiếu đến quy định tại Điều 191 Bộ luật tố tụng hành chính năm 2015, có thể xem xét tính hợp pháp toàn diện trên các nội dung: hình thức, nội dung, thẩm quyền, trình tự, thủ tục, thời hiệu, thời hạn, mối liên hệ giữa văn bản ban hành với quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ thế và những người có liên quan, mối liên hệ với các văn bản có liên quan khác. Trên cơ sở đó, phân tích tính hợp pháp của văn bản công chứng thể hiện qua các mặt như sau:

1. Hình thức của hợp đồng, giao dịch

Khoản 4 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014 quy định “Văn bản công chứng là hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã được công chứng viên chứng nhận theo quy định của Luật Công chứng”. Như vậy, hình thức của hợp đồng, giao dịch công chứng là văn bản đã được công chứng viên chứng nhận; nói cách khác, đó là văn bản hợp đồng, giao dịch có lời chứng của công chứng viên.

Chữ viết trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy xóa, không được để trống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Thời điểm công chứng phải được ghi cả ngày, tháng, năm; có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết. Các con số phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác (Điều 45 Luật Công chứng năm 2014).

Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ (Điều 49 Luật Công chứng năm 2014).Trường hợp có sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng phải bảo đảm quy định tại Điều 50 Luật Công chứng năm 2014.

2. Nội dung văn bản công chứng

Nội dung của văn bản công chứng phải được xem xét tính hợp pháp một cách toàn diện trong các yếu tố cấu thành quan hệ dân sự (chủ thể tham gia ký kết và có liên quan: người làm chứng, người phiên dịch,...; khách thể của quan hệ, nội dung quan hệ) và cả nội dung chứng nhận của công chứng viên.

- Hợp đồng, giao dịch trong quan hệ dân sự phải bảo đảm các quy định pháp luật cụ thể và các nguyên tắc cơ bản của pháp luật dân sự được quy định tại Điều 3 Bộ luật Dân sự năm 2015, cụ thể: Mọi cá nhân, pháp nhân đều bình đẳng, không được lấy bất kỳ lý do nào để phân biệt đối xử; được pháp luật bảo hộ như nhau về các quyền nhân thân và tài sản. Cá nhân, pháp nhân xác lập, thực hiện, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự của mình trên cơ sở tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận. Mọi cam kết, thỏa thuận không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội có hiệu lực thực hiện đối với các bên và phải được chủ thể khác tôn trọng. Cá nhân, pháp nhân phải xác lập, thực hiện, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự của mình một cách thiện chí, trung thực. Việc xác lập, thực hiện, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự không được xâm phạm đến lợi ích quốc gia, dân tộc, lợi ích công cộng, quyền và lợi ích hợp pháp của người khác. Cá nhân, pháp nhân phải tự chịu trách nhiệm về việc không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ dân sự.

- Việc chứng nhận của công chứng viên đối với hợp đồng, giao dịch phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật công chứng. Điều 46 Luật Công chứng năm 2014 quy định lời chứng của công chứng viên đối với hợp đồng, giao dịch phải ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ trong hợp đồng, giao dịch đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người tham gia hợp đồng, giao dịch; trách nhiệm của công chứng viên đối với lời chứng; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết mẫu lời chứng của công chứng viên đối với hợp đồng, giao dịch (hiện nay, văn bản quy định chi tiết mẫu lời chứng là Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng).

3. Thẩm quyền công chứng

Thẩm quyền công chứng xác định trên 02 phương diện: thứ nhất là việc được công chứng và thứ hai là phạm vi địa giới hành chính.

- Việc được công chứng: theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014, đó là hợp đồng, giao dịch mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Ngoài ra, công chứng viên không được công chứng trong những trường hợp sau đây: hợp đồng, giao dịch có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi (điểm c khoản 1 Điều 7 Luật Công chứng năm 2014).

Trường hợp công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng chỉ được thực hiện khi có sự thỏa thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã tham gia hợp đồng, giao dịch đó; được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó và do công chứng viên tiến hành. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể thì công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch (Điều 51 Luật Công chứng năm 2014).

- Phạm vi địa giới hành chính: Điều 42 Luật Công chứng năm 2014 chỉ giới hạn về công chứng bất động sản như sau: Công chứng viên của tổ chức hành, nghề công chứng chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản.

4. Trình tự, thủ tục công chứng

Trình tự, thủ tục chung về công chứng phải tuân theo quy định tại Điều 40 Luật Công chứng năm 2014.

Ngoài ra, phải tuân thủ thêm thủ tục công chứng trong các trường hợp cụ thể: Thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản (Điều 54 Luật Công chứng năm 2014), hợp đồng ủy quyền (Điều 55 Luật Công chứng năm 2014), di chúc (Điều 56 Luật Công chứng năm 2014), văn bản thỏa thuận phân chia di sản (Điều 57 Luật Công chứng năm 2014), văn bản khai nhận di sản (Điều 58 Luật Công chứng năm 2014), văn bản từ chối nhận di sản (Điều 59 Luật Công chứng năm 2014); nhận lưu giữ di chúc (Điều 60 Luật Công chứng năm 2014).

Về việc ký, điểm chỉ: Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng viên. Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng. Việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký. Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch sử dụng ngón trỏ phải; nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào. Việc điểm chỉ cũng có thể thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau đây: Công chứng di chúc; theo đề nghị của người yêu cầu công chứng; công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng.

5. Thời hạn

Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định nội dung liên quan đến hợp đồng, giao dịch, niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, dịch giấy tờ, văn bản không tính vào thời hạn công chứng. Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc (Điều 43 Luật Công chứng năm 2014).

6. Địa điểm

Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp sau đây có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, đó là: người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng (Điều 44 Luật Công chứng năm 2014).

7. Mối liên hệ giữa văn bản công chứng với các vấn đề liên quan khác

Để đảm bảo tính an toàn pháp lý của các hợp đồng, giao dịch, phòng ngừa trường hợp cố ý lừa đảo, công chứng viên phải có trách nhiệm trực tiếp tra cứu hoặc yêu cầu nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng tra cứu cơ sở dữ liệu công chứng để kiểm tra về tình trạng của tài sản trước khi ký công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất hoặc tài sản là động sản có đăng ký. Trước khi ký công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất hoặc tài sản là động sản có đăng ký. Kết quả tra cứu từ cơ sở dữ liệu công chứng là nguồn thông tin để công chứng viên kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản (Điều 11 Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế được ban hành kèm theo Quyết định số 35/2019/QĐ-UBND ngày 14/6/2019 của Uỷ ban nhân dân tỉnh).