Tại Điều 40, Điều 41 Luật Công chứng năm 2014 quy định thủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao dịch không quy định giấy tờ đối với trường hợp chủ thể là doanh nghiệp. Tuy nhiên, tại mẫu lời chứng ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng, nêu: “Nếu chủ thể là tổ chức thì ghi tên tổ chức, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở (theo Quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đầu tư...); họ tên, chức vụ, giấy tờ tùy thân của người đại diện của tổ chức”.

Trên cơ sở quy định trên và Luật Doanh nghiệp năm 2020, có thể phân thành 03 nhóm giấy tờ cần phải có khi pháp nhân tham gia ký kết các hợp đồng, giao dịch như sau: (i) giấy tờ chứng minh về pháp nhân, (ii) giấy tờ liên quan đến người có thẩm quyền ký hợp đồng, giao dịch của pháp nhân, (iii) giấy tờ trong trường hợp hợp đồng, giao dịch phải được sự chấp thuận của Hội đồng thành viên (công ty TNHH hai thành viên trở lên), Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên (Công ty TNHHH một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu), Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị (Công ty cổ phần).  

1. Giấy tờ chứng minh về pháp nhân

Theo quy định tại khoản 17 Điều 4 Luật Doanh nghiệp năm 2020 “Giấy tờ pháp lý của tổ chức là một trong các loại giấy tờ sau đây: Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tài liệu tương đương khác”. Theo đó, giấy tờ chứng tinh tính pháp lý của doanh nghiệp là Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư,...

- Quyết định thành lập: Luật Doanh nghiệp năm 2014 và Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/9/2015 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp quy định Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh và một số nội dung khác phải có quyết định thành lập doanh nghiệp. Tuy nhiên, tại Luật Doanh nghiệp năm 2020 không đề cập đến quyết định thành lập doanh nghiệp.

- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản bằng bản giấy hoặc bản điện tử ghi lại những thông tin về đăng ký doanh nghiệp mà Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp (khoản 15 Điều 4 Luật Doanh nghiệp năm 2020).

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây: (i) Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp; (ii) địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp; (iii) họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần; đối với thành viên hợp danh của công ty hợp danh; đối với chủ doanh nghiệp của doanh nghiệp tư nhân. Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; (iv) vốn điều lệ đối với công ty, vốn đầu tư đối với doanh nghiệp tư nhân.

- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư: Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư là văn bản bằng bản giấy hoặc bản điện tử ghi nhận thông tin đăng ký của nhà đầu tư về dự án đầu tư (khoản 11 Điều 3 Luật Đầu tư năm 2020). Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư cấp cho dự án đầu tư của nhà đầu tư nước ngoài, dự án của tô chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài (khoản 1 Điều 37 Luật Đầu tư năm 2020).

 - Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế. Hiện nay, theo quy định tại Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp (Điều 8) thì mỗi doanh nghiệp được cấp một mã số duy nhất gọi là mã số doanh nghiệp. Mã số này đồng thời là mã số thuế và mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp. Cơ quan quản lý nhà nước thống nhất sử dụng mã số doanh nghiệp để thực hiện công tác quản lý nhà nước và trao đổi thông tin về doanh nghiệp.

 - Đăng ký mẫu dấu hoặc thông báo mẫu dấu của doanh nghiệp: theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2014, trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã bỏ quy định trên. Như vậy, hiện nay để xác định việc sử dụng con dấu của doanh nghiệp thì phải có Điều lệ công ty hoặc quy chế của doanh nghiệp.

2. Giấy tờ liên quan đến người đại diện ký hợp đồng, giao dịch

- Theo quy định tại Thông tư số 01/2021/TT-BTP thi phải có giấy tờ tùy thân của người đại diện của tổ chức (chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu).

Ngoài ra, phải có các giấy tờ sau để chứng minh các nội dung liên quan:

- Quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật (nếu trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đã có thì không cần). Giấy tờ uỷ quyền của người đại diện theo pháp luật nếu người này uỷ quyền cho người khác thực hiện nhiệm vụ của mình.

- Điều lệ của doanh nghiệp đối với pháp nhân có từ 02 cá nhân trở lên là người đại diện theo pháp luật (theo quy định tại khoản 2 Điều 12, Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba. Điều 184 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định các thành viên hợp danh là người đại diện theo pháp luật của công ty và tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty).

- Văn bản ủy quyền của pháp nhân nếu pháp nhân thực hiện giao dịch thông qua ủy quyền.

3. Văn bản chấp thuận đối với các hợp đồng, giao dịch phải được sự chấp thuận của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên), Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên (đối với công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu), Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị  (Công ty cổ phần)

 - Công ty TNHH hai thành viên trở lên (Điều 67 Luật Doanh nghiệp năm 2020). Hợp đồng, giao dịch giữa công ty với đối tượng sau đây phải được Hội đồng thành viên chấp thuận: (i) Thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, người đại diện theo pháp luật của công ty; (2) người có liên quan của người quy định tại khoản (i) này; (iii) người quản lý công ty mẹ, người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty mẹ; (iv) người có liên quan của người quy định tại khoản (iii) này.

- Công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu (Điều 86 Luật Doanh nghiệp năm 2020): Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, hợp đồng, giao dịch giữa công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu với những người sau đây phải được Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên chấp thuận: (i) Chủ sở hữu công ty và người có liên quan của chủ sở hữu công ty; (ii) thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên; (iii) người có liên quan của người quy định tại khoản (iv) này; người quản lý của chủ sở hữu công ty, người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý đó; (v) người có liên quan của những người quy định tại khoản (iv) này.

- Công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu (khoản 6 Điều 86 Luật Doanh nghiệp năm 2020): Hợp đồng, giao dịch giữa công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu với chủ sở hữu công ty hoặc người có liên quan của chủ sở hữu công ty phải được ghi chép lại và lưu giữ thành hồ sơ riêng của công ty.

- Công ty cổ phần (Điều 167 Luật Doanh nghiệp năm 2020): Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị chấp thuận hợp đồng, giao dịch giữa công ty với người có liên quan sau đây: (i) Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông của công ty và người có liên quan của họ; (ii) thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người có liên quan của họ; (iii) doanh nghiệp mà thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác của công ty phải kê khai theo quy định tại khoản 2 Điều 164 của Luật Doanh nghiệp năm 2020.

Trong đó, Hội đồng quản trị chấp thuận các hợp đồng, giao dịch nêu trên và có giá trị nhỏ hơn 35% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp ghi trong báo cáo tài chính gần nhất hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty.  

Đại hội đồng cổ đông chấp thuận hợp đồng, giao dịch ngoài hợp đồng, giao dịch do Hội đồng quản trị chấp thuận; hợp đồng, giao dịch vay, cho vay, bán tài sản có giá trị lớn hơn 10% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp ghi trong báo cáo tài chính gần nhất giữa công ty và cổ đông sở hữu từ 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên hoặc người có liên quan của cổ đông đó./.