1. Quy định chung về cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Điều 21, Điều 22, Điều 23 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15//11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch và Điều 12 Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, quy định việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân như sau:

a) Thẩm quyền cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là UBND cấp xã, nơi thường trú của công dân Việt Nam. Trường hợp công dân Việt Nam không có nơi thường trú, nhưng có đăng ký tạm trú theo quy định của pháp luật về cư trú thì UBND cấp xã, nơi người đó đăng ký tạm trú cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Quy định này cũng được áp dụng để cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân nước ngoài và người không quốc tịch cư trú tại Việt Nam, nếu có yêu cầu.

b) Thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

- Người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân nộp Tờ khai theo mẫu quy định. Trường hợp yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân nhằm mục đích kết hôn thì người yêu cầu phải đáp ứng đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình.

- Trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã có vợ hoặc chồng nhưng đã ly hôn hoặc người vợ hoặc chồng đã chết thì phải xuất trình hoặc nộp giấy tờ hợp lệ để chứng minh.

Công dân Việt Nam đã ly hôn, hủy việc kết hôn ở nước ngoài, sau đó về nước thường trú hoặc làm thủ tục đăng ký kết hôn mới tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thì phải ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn, hủy kết hôn đã được giải quyết ở nước ngoài (gọi là ghi chú ly hôn). Trường hợp đã nhiều lần ly hôn hoặc hủy việc kết hôn thì chỉ làm thủ tục ghi chú ly hôn gần nhất. Trong trường hợp này thì người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân phải nộp bản sao trích lục hộ tịch ghi chú ly hôn.

- Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra, xác minh tình trạng hôn nhân của người có yêu cầu. Nếu người yêu cầu có đủ điều kiện, việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là phù hợp quy định pháp luật thì công chức tư pháp - hộ tịch trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân ký cấp 01 bản Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người có yêu cầu. Nội dung Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải ghi đúng tình trạng hôn nhân của người có yêu cầu và mục đích sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

- Trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng đăng ký thường trú tại nhiều nơi khác nhau, người đó có trách nhiệm chứng minh về tình trạng hôn nhân của mình. Trường hợp người đó không chứng minh được thì công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó đã từng đăng ký thường trú tiến hành kiểm tra, xác minh về tình trạng hôn nhân của người đó.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân cấp xã được yêu cầu tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản cho Ủy ban nhân dân cấp xã yêu cầu về tình trạng hôn nhân của người đó trong thời gian thường trú tại địa phương.

- Ngay trong ngày nhận được văn bản trả lời, nếu thấy đủ cơ sở, Ủy ban nhân dân cấp xã cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người yêu cầu.

- Trường hợp cá nhân yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích khác hoặc do Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã hết thời hạn sử dụng theo quy định thì phải nộp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đó.

Trường hợp người yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn mà không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đây, thì người yêu cầu phải trình bày rõ lý do không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản trao đổi với nơi dự định đăng ký kết hôn trước đây để xác minh. Trường hợp không xác minh được hoặc không nhận được kết quả xác minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho phép người yêu cầu lập văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân.

c) Giá trị sử dụng của Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị đến thời điểm thay đổi tình trạng hôn nhân hoặc 06 tháng kể từ ngày cấp, tùy theo thời điểm nào đến trước.

 Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được sử dụng để kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài hoặc sử dụng vào mục đích khác. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân không có giá trị khi sử dụng vào mục đích khác với mục đích ghi trong Giấy xác nhận.

Trường hợp yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích kết hôn thì cơ quan đăng ký hộ tịch chỉ cấp một (01) bản cho người yêu cầu. Trong Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải ghi rõ họ tên, năm sinh, quốc tịch, giấy tờ tùy thân của người dự định kết hôn, nơi dự định đăng ký kết hôn.

Trường hợp yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích khác, không phải để đăng ký kết hôn, thì người yêu cầu không phải đáp ứng điều kiện kết hôn; trong Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải ghi rõ mục đích sử dụng, không có giá trị sử dụng để đăng ký kết hôn. Số lượng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp theo yêu cầu.

Trường hợp yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn với người cùng giới tính hoặc kết hôn với người nước ngoài tại Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết.

d) Trường hợp không nhận được kết quả xác minh

Theo quy định, người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng đăng ký thường trú tại nhiều nơi khác nhau mà họ không chứng minh được tình trạng hôn nhân của mình thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó đã từng đăng ký thường trú tiến hành kiểm tra, xác minh về tình trạng hôn nhân của người đó. Hoặc trường hợp người yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn mà không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đây thì cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản trao đổi với nơi dự định đăng ký kết hôn trước đây để xác minh.

Trong các trường hợp phải xác minh nêu trên, nếu không xác minh được hoặc không nhận được kết quả xác minh thì sau thời hạn 20 ngày kể từ ngày gửi văn bản yêu cầu xác minh mà không nhận được văn bản trả lời, cơ quan đăng ký tiếp tục giải quyết hồ sơ theo quy định. Trường hợp xác minh về tình trạng hôn nhân thì cho phép người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình.

Khi cho phép người yêu cầu lập văn bản cam đoan thì UBND cấp xã phải giải thích rõ cho người lập văn bản cam đoan về trách nhiệm, hệ quả pháp lý của việc cam đoan không đúng sự thật. Cơ quan đăng ký từ chối giải quyết hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký, nếu có cơ sở xác định nội dung cam đoan không đúng sự thật.

2. Hôn nhân thực tế được cấp Giấy nhận tình trạng hôn nhân

Tại Điều 33 Thông tư số 04/2020/TT-BTP về cách ghi Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân quy định:

(1) Mục “Tình trạng hôn nhân” phải ghi trung thực về tình trạng hôn nhân hiện tại của người đó, cụ thể như sau:

- Nếu chưa bao giờ kết hôn thì ghi rõ là hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai.

- Nếu đang có vợ/chồng thì ghi rõ là hiện tại đang có vợ/chồng là bà/ông... (Giấy chứng nhận kết hôn số..., do... cấp ngày... tháng... năm...).

- Nếu chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày 03/01/1987 và chưa ly hôn hoặc không có sự kiện vợ (chồng) chết hoặc bị tuyên bố là đã chết thì ghi rõ là hiện tại đang có vợ/chồng là bà/ông....

- Nếu có đăng ký kết hôn hoặc chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày 03/01/1987, nhưng đã ly hôn và chưa kết hôn mới thì ghi rõ là đã đăng ký kết hôn hoặc đã có vợ/chồng, nhưng đã ly hôn theo Bản án/Quyết định ly hôn số... ngày... tháng... năm... của Tòa án nhân dân...; hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai.

- Nếu có đăng ký kết hôn hoặc chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày 03/01/1987, nhưng vợ/chồng đã chết và chưa kết hôn mới thì ghi rõ là đã đăng ký kết hôn hoặc đã có vợ/chồng, nhưng vợ/chồng đã chết (Giấy chứng tử/Trích lục khai tử/Bản án số:... do... cấp ngày... tháng... năm...); hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai.

- Nếu người đang có vợ/chồng yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian trước khi đăng ký kết hôn thì ghi rõ là trong thời gian từ ngày…tháng….năm….đến ngày….tháng…..năm….chưa đăng ký kết hôn với ai; hiện tại đang có vợ/chồng là bà/ông… (Giấy chứng nhận kết hôn số …, do … cấp ngày…tháng…năm).

(2) Công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài có yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian cư trú tại Việt Nam, trước khi xuất cảnh; người đã qua nhiều nơi thường trú khác nhau đề nghị xác nhận tình trạng hôn nhân tại nơi thường trú trước đây thì ghi rõ về tình trạng hôn nhân của người đó tương ứng với thời gian cư trú.

Ví dụ: Không đăng ký kết hôn với ai trong thời gian cư trú tại xã Bồng Lai, huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh từ ngày 20/11/1996 đến ngày 04/3/1998.

(3) Trường hợp Cơ quan đại diện cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam trong thời gian cư trú ở nước ngoài thì mục “Nơi cư trú” ghi theo địa chỉ cư trú hiện tại của người yêu cầu. Tình trạng hôn nhân của người đó được xác định trên cơ sở kết quả kiểm tra Sổ hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử do Cơ quan đại diện quản lý và ghi tương tự như quy định trên.

Với quy định như trên, trường hợp hôn nhân thực tế (chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày 03/01/1987) vẫn được cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

3. Một số vấn đề pháp lý

- Pháp luật có quy định cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đối với trường hợp hôn nhân thực tế (chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày 03/01/1987). Do đó, đối với giao dịch dân sự cần chứng minh tình trạng hôn nhân trong trường hợp này cần đề nghị người tham gia giao dịch cung cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Thực tế hiện nay, nhiều người chỉ làm cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình hoặc căn cứ vào giấy khai sinh của con, sổ hộ khẩu để chứng minh việc chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày 03/01/1987.

- Theo quy định, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị đến thời điểm thay đổi tình trạng hôn nhân hoặc 06 tháng kể từ ngày cấp, tùy theo thời điểm nào đến trước. Quy định về thời hạn có giá trị của GIấy xác nhận tình trạng hôn nhân áp dụng thống nhất đối với tất cả các trường hợp sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân vào các mục đích. Điều này có những bất cập đối vơí trường hợp liên quan đến giao dịch dân sự, nhất là trường hợp có đối tượng giao dịch là bất động sản.

+ Khi tham giao giao dịch bất động sản, nếu một người đang độc thân được xác nhận là “chưa đăng ký kết hôn với ai” (Giấy xác nhận lần 1). Một tháng sau, người này kết hôn (tất nhiên là được cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích kết hôn). Một tháng tiếp theo, người này sử dụng Giấy xác nhận lần 1để nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Trong trường hợp này, rủi ro pháp lý được đặt ra đối với công chứng viên vì không biết được Giấy xác nhận lần 1 đã hết giá trị sử dụng (do vẫn còn thời hạn 6 tháng và không biết được sự kiện người này đã kết hôn), tiềm ẩn nguy cơ tranh chấp về tài sản chung của vợ chồng trong thời kỳ hôn nhân.

 Do đó, đối với những trường hợp cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho mục đích thực hiện các giao dịch dân sự thì thời hạn sử dụng nên ngắn hơn 6 tháng và chỉ có giá trị cho từng lần giao dịch.

+ Đối với những trường hợp cần chứng minh sự kiện hôn nhân đối với mốc thời gian trước khi đăng ký kết hôn thì không cần quy định thời hạn sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân vì thời hạn này không có ý nghĩa./.