1. Thời điểm chấm dứt hoạt động của văn phòng công chứng

1.1. Thu hồi quyết định cho phép thành lập

Điều 30 Luật Công chứng quy định thu hồi quyết định cho phép thành lập:

“1. Văn phòng công chứng bị thu hồi quyết định cho phép thành lập trong những trường hợp sau đây:

a) Văn phòng công chứng không thực hiện đăng ký hoạt động theo quy định tại Điều 23 của Luật Công chứng;

b) Hết thời hạn 06 tháng kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động mà Văn phòng công chứng chưa bắt đầu hoạt động;

c) Văn phòng công chứng không hoạt động liên tục từ 03 tháng trở lên, trừ trường hợp toàn bộ các công chứng viên hợp danh bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng;

d) Văn phòng công chứng chỉ còn một công chứng viên hợp danh và không bổ sung được thành viên hợp danh mới trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày thiếu công chứng viên hợp danh;

đ) Toàn bộ công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng bị miễn nhiệm chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết;

e) Văn phòng công chứng không bảo đảm duy trì điều kiện hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

2. Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra, rà soát và lập hồ sơ đề nghị Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng”.

1.2. Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động bị thu hồi quyết định cho phép thành lập

Khoản 1 Điều 31 Luật Công chứng năm 2014 quy định Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau đây:

“a) Văn phòng công chứng tự chấm dứt hoạt động;

b) Văn phòng công chứng bị thu hồi quyết định cho phép thành lập theo quy định tại Điều 30 của Luật Công chứng.

c) Văn phòng công chứng bị hợp nhất, bị sáp nhập”.

1.3. Những việc cần thực hiện sau khi Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do bị thu hồi quyết định cho phép thành lập

a) Thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, thông báo bằng văn bản với các cơ quan; văn phòng công chứng thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, nợ, hợp đồng lao động và xử lý đối với yêu cầu công chứng đã tiếp nhận mà chưa công chứng

Khoản 3 Điều 31 Luật Công chứng năm 2014 quy định: Trong trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do bị thu hồi quyết định cho phép thành lập thì trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập, Sở Tư pháp có trách nhiệm thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, thông báo bằng văn bản với các cơ quan quy định tại Điều 25 của Luật Công chứng (cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở), đồng thời đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi Văn phòng công chứng đã đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng đó.

Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày bị thu hồi quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng có nghĩa vụ nộp đủ số thuế còn nợ, thanh toán xong các khoản nợ khác, làm thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình; đối với yêu cầu công chứng đã tiếp nhận mà chưa công chứng thì phải trả lại hồ sơ yêu cầu công chứng cho người yêu cầu công chứng. Hết thời hạn này mà Văn phòng công chứng chưa hoàn thành xong các nghĩa vụ về tài sản hoặc trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do bị thu hồi quyết định cho phép thành lập vì toàn bộ công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì tài sản của Văn phòng công chứng, của công chứng viên hợp danh được sử dụng để thanh toán các khoản nợ của Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật về dân sự.

b) Xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên

Khoản 2 Điều 5 Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng quy định: “Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 31 của Luật Công chứng thì trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng có hiệu lực, Sở Tư pháp ra quyết định xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên.

c) Bàn giao hồ sơ công chứng

Điều 21 Thông tư số 01/2021/TT-BTP quy định việc bàn giao hồ sơ công chứng trong trường hợp chỉ định tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ:

“1. Trong trường hợp Phòng công chứng bị giải thể hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động mà không thỏa thuận được với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng thì Sở Tư pháp chỉ định Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng trước khi có quyết định giải thể Phòng công chứng hoặc ra quyết định thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

2. Chậm nhất là 60 ngày kể từ ngày có quyết định giải thể Phòng công chứng hoặc quyết định thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp tổ chức việc bàn giao hồ sơ công chứng cho tổ chức được chỉ định tiếp nhận hồ sơ công chứng. Việc bàn giao hồ sơ phải có sự tham gia của Hội công chứng viên đối với địa phương đã có Hội công chứng viên và được lập thành biên bản, có chữ ký, đóng dấu của Sở Tư pháp và các bên tham gia; trường hợp bên giao hồ sơ không ký thì ghi rõ vào biên bản.

3. Trong trường hợp cá nhân, tổ chức có trách nhiệm bàn giao hồ sơ công chứng mà không bàn giao hoặc không thể bàn giao vì lý do chính đáng thì Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan có liên quan tại địa phương tổ chức bàn giao hồ sơ cho tổ chức hành nghề công chứng được chỉ định tiếp nhận hồ sơ. Việc bàn giao hồ sơ công chứng phải lập thành biên bản theo quy định tại khoản 2 Điều này”.

Căn cứ các quy định nêu trên, Văn phòng công chứng thuộc trường hợp bị thu hồi quyết định thành lập sẽ bị chấm dứt hoạt động kể từ thời điểm có quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thu hồi quyết định cho phép thành lập. Và sau khi có quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập, nghĩa là Văn phòng công chứng chính thức chấm dứt hoạt động thì phải tiến hành các nhiệm vụ tiếp theo:

- Về phía cơ quan quản lý nhà nước: thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, thông báo bằng văn bản với các cơ quan, đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi Văn phòng công chứng đã đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng đó; xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên; tổ chức việc bàn giao hồ sơ công chứng cho tổ chức được chỉ định tiếp nhận hồ sơ công chứng trong trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động mà không thỏa thuận được với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng (thực hiện trước khi ra quyết định thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng).

- Về phía Văn phòng công chứng bị thu hồi quyết định cho phép thành lập: có nghĩa vụ nộp đủ số thuế còn nợ, thanh toán xong các khoản nợ khác, làm thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình; đối với yêu cầu công chứng đã tiếp nhận mà chưa công chứng thì phải trả lại hồ sơ yêu cầu công chứng cho người yêu cầu công chứng; thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng (nếu được).

2. Thời hạn để Ủy ban nhân dân tỉnh có quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập

Theo các quy định pháp luật hiện hành về công chứng, gồm: Luật Công chứng năm 2014; Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng; Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng, đều không quy định về vấn đề này, như: trong thời gian bao lâu kể từ khi thuộc trường hợp bị thu hồi giấy phép thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phải có Quyết định thu hồi giấy phép.

Thông tư số 01/2021/TT-BTP chỉ nêu về chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng tại Điều 20 như sau:

“1. Việc chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định tại Điều 31 của Luật Công chứng.

2. Trong trường hợp Văn phòng công chứng tự chấm dứt hoạt động thì trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày Văn phòng công chứng thực hiện xong thủ tục chấm dứt hoạt động theo quy định tại khoản 2 Điều 31 của Luật Công chứng, Sở Tư pháp thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng”.

3. Những vấn đề pháp lý đặt ra kể từ khi văn phòng công chứng thuộc trường hợp bị thu hồi quyết định cho phép thành lập đến  khi Ủy ban nhân dân tỉnh có Quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập như sau:

a) Những vấn đề pháp lý đặt ra

Trong giai đoạn “giao thời” như trên, văn phòng công chứng có được phép tiếp nhận hồ sơ công chứng không? Pháp luật không quy định rõ ràng về vấn đề này. Tuy nhiên, tại khoản 3 Điều 31 Luật Công chứng năm 2014 có quy định “Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày bị thu hồi quyết định cho phép thành lập, ... đối với yêu cầu công chứng đã tiếp nhận mà chưa công chứng thì phải trả lại hồ sơ yêu cầu công chứng cho người yêu cầu công chứng”. Có ý kiến cho rằng, theo quy định trên thì rõ ràng giai đoạn này Văn phòng công chứng vẫn có quyền tiếp nhận hồ sơ công chứng cho đến khi có quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập. Một quan điểm khác cho rằng, Văn phòng công chứng không được tiếp nhận hồ sơ công chứng kể từ thời điểm thuộc vào trường hợp bị thu hồi quyết định cho phép thành lập vì vào thời điểm đó, Văn phòng công chứng coi như đã “chết”, các thủ tục tiếp theo chỉ là thủ tục “khai tử”.

 Cũng trong giai đoạn kể từ khi văn phòng công chứng thuộc trường hợp bị thu hồi quyết định cho phép thành lập nhưng Ủy ban nhân dân tỉnh chưa có Quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập, thì Văn phòng có thể đảm bảo được điều kiện để tiếp tục hoạt động, như: Văn phòng công chứng bắt đầu hoạt động; bổ sung được thành viên hợp danh mới; khắc phục và bảo đảm duy trì điều kiện hoạt động theo quy định. Trong trường hợp này thì giải quyết như thế nào, có cho phép hoạt động tiếp không, nhất là trong trường hợp bị thu hồi quyết định cho phép thành lập do Văn phòng công chứng chỉ còn một công chứng viên hợp danh và không bổ sung được thành viên hợp danh mới trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày thiếu công chứng viên hợp danh.

b) Kiến nghị hoàn thiện về thể chế

Từ thực tế như trên, kiến nghị hoàn thiện về mặt thể chế như sau:

Một là, quy định cụ thể thủ tục thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng đối với các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 30 Luật Công chứng.

Hai là, có quy định về việc tam dừng các hoạt động của văn phòng công chứng trong giai đoạn kể từ khi văn phòng công chứng thuộc trường hợp bị thu hồi quyết định cho phép thành lập đến khi Ủy ban nhân dân tỉnh có Quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập để đảm bảo tính chặt chẽ trong quá trình tổ chức thi hành cũng như  tính pháp lý của các giao dịch phát sinh trong giai đoạn này (nếu có).

 Ba là, trong trường hợp khi Ủy ban nhân dân tỉnh chưa có Quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập mà Văn phòng công chứng bổ sung được các điều kiện đảm bảo hoạt động theo quy định (nghĩa là không còn thuộc trường hợp phải bị thu hồi quyết định cho phép thành lập) thì giải quyết như thế nào, có tạo điều kiện để được tiếp tục hoạt động không?