Luật công chứng năm 2014 và Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng (sau đây gọi tắt là Nghị định số 29/2015/NĐ-CP) đã cụ thể hóa nội dung tinh thần này của Nghị quyết 49-NQ/TW.

1. Quy định về chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng

Điều 21 Luật công chứng năm 2014 quy định về việc chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng như sau:

“1. Trong trường hợp không cần thiết duy trì Phòng công chứng thì Sở Tư pháp lập đề án chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.

Chính phủ quy định chi tiết việc chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng.

2. Trường hợp không có khả năng chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng thì Sở Tư pháp lập đề án giải thể Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.”

Căn cứ Luật công chứng năm 2014, Chính phủ đã quy định chi tiết việc chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng tại Nghị định số 29/2015/NĐ-CP, cụ thể:

a) Điều kiện chuyển đổi (Điều 5 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP):

- Các địa bàn cấp huyện đã thành lập đủ số tổ chức hành nghề công chứng theo Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt và số lượng Văn phòng công chứng nhiều hơn số lượng các Phòng công chứng.

- Các địa bàn cấp huyện chưa thành lập đủ số tổ chức hành nghề công chứng Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, nhưng có ít nhất 02 Văn phòng công chứng đã hoạt động ổn định từ 02 năm trở lên, kể từ ngày đăng ký hoạt động.

b) Kế hoạch chuyển đổi (Điều 6 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP):

- Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có từ 05 Phòng công chứng trở lên thì Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính, Sở Nội vụ, Sở Lao động-Thương binh và Xã hội xây dựng kế hoạch chuyển đổi các Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt.

- Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có dưới 05 Phòng công chứng thì không cần thiết phải xây dựng Kế hoạch chuyển đổi mà xây dựng ngay Đề án chuyển đổi từng Phòng công chứng.

c) Phương thức chuyển đổi (Điều 8 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP):

Nghị định số 29/2015/NĐ-CP quy định 02 phương thức chuyển đổi:

- Quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng được chuyển giao cho chính các công chứng viên đang làm việc tại Phòng công chứng theo giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng đã được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt, hoặc

- Quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng được tổ chức đấu giá trong trường hợp có giá trị lớn và có nhiều công chứng viên khác đang hành nghề trên địa bàn đủ điều kiện tham gia đấu giá quyền nhận chuyển đổi.

d) Điều kiện của người tham gia đấu giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng (Điều 9 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP):

- Người tham gia đấu giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng phải là công chứng viên đang hành nghề trên địa bàn cấp tỉnh có Phòng công chứng dự kiến chuyển đổi, trong đó người dự kiến làm Trưởng Văn phòng công chứng phải hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.

- Công chứng viên đang là Trưởng Văn phòng công chứng hoặc đang là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng không được tham gia đấu giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng.

2. Những hạn chế khi thực hiện chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng

a) Hạn chế đến từ rào cản tâm lý của công chứng viên đang hành nghề tại các Phòng công chứng

Qua theo dõi, thấy hiện nay các công chứng viên có nhiều quan điểm khác nhau về việc chuyển đổi. Bên cạnh một số công chứng viên mong muốn chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng, vì xét về nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của công chứng viên thì dù làm việc tại Phòng công chứng hay Văn phòng công chứng đều chịu trách nhiệm pháp lý như nhau về hành vi công chứng của mình. Nhưng nếu làm việc trong Phòng công chứng thì phải chịu sự ràng buộc nhiều hơn về tài chính, đặc biệt là chế độ lương thưởng. Trong khi đó, nhiều công chứng viên lại mong muốn ổn định trong cơ quan Nhà nước, do địa vị chính trị - pháp lý của họ sẽ khác nhiều nếu chuyển đổi thành Văn phòng công chứng. Hiện nay, họ đang là công chức, viên chức nhưng nếu chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì họ sẽ trở thành người hành nghề tự do. Hơn nữa, nhiều công chứng viên đã có nhiều năm cống hiến, nay gần đến tuổi nghỉ hưu, họ không muốn chuyển ra khu vực tư nhân.

Ngoài ra, còn có công chứng viên cho rằng họ đã có thời gian dài cống hiến cho Nhà nước, nay chuyển đổi lại phải mất một số tiền lớn để nhận quyền chuyển đổi, phải bỏ tiền ra mua uy tín, thương hiệu do chính mình góp công, góp sức tạo dựng nên là chưa công bằng.

b) Hạn chế về biên chế được giao hàng năm cho địa phương, cho Sở Tư pháp

Thực hiện chủ trương tinh giản biên chế, tổng biên chế được giao hàng năm không những không tăng mà còn giảm. Khi chuyển đổi chắc chắn sẽ có những công chứng viên, viên chức có trình độ chuyên môn cao, năng lực vững vàng, có kinh nghiệm nghề nghiệp tốt có nguyện vọng chuyển công tác về Sở Tư pháp hoặc một cơ quan Nhà nước khác nếu bố trí được. Do đó, việc sử dụng nguồn nhân lực chất lượng cao này như thế nào cũng là vấn đề cần quan tâm giải quyết khi thực hiện chuyển đổi.

c) Hạn chế từ những quy định của Nghị định số 29/2015/NĐ-CP

Thứ nhất, về thời hạn chuyển đổi:

Mặc dù Điều 5 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP đã quy định cụ thể các trường hợp chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng, nhưng lại không quy định thời hạn phải thực hiện chuyển đổi đối với các địa phương đủ điều kiện chuyển đổi. Điều này dẫn đến việc triển khai không đồng bộ, thống nhất giữa các địa phương, ví dụ hiện nay có địa phương đã thực hiện chuyển đổi (Lâm Đồng, Cần Thơ), có địa phương đang thực hiện (Hà Nội), nhưng cũng còn nhiều địa phương chưa đề cập gì đến việc chuyển đổi. Việc triển khai không đồng bộ giữa các địa phương cũng phần nào ảnh hưởng đến tâm lý của công chứng viên, viên chức, người lao động làm việc tại các Phòng công chứng.

Thứ hai, việc xác định giá quyền nhận chuyển đổi:

Khoản 2 Điều 7 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP quy định: “Giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng được xác định trên cơ sở đánh giá về tổ chức và hoạt động, uy tín của Phòng công chứng dự kiến chuyển đổi, số lượng hợp đồng, giao dịch đã công chứng của Phòng công chứng trong 03 năm gần nhất. Giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng không bao gồm giá trị trụ sở, trang thiết bị và tài sản khác thuộc sở hữu của Nhà nước mà Phòng công chứng đó đang quản lý, sử dụng”. Ở đây có mấy vấn đề quan tâm như sau:

- Cở sở để xác định giá quyền nhận chuyển đổi là uy tín của Phòng công chứng. Quy định này một mặt mang tính tính định tính, không xác định được cụ thể. Mặt khác, uy tín của Phòng công chứng không được kế thừa khi thực hiện chuyển đổi vì uy tín, thương hiệu gắn liền với tên gọi. Tuy nhiên, các công chứng viên sau khi nhận chuyển đổi phải thay đổi tên gọi của Văn phòng công chứng theo quy định tại khoản 3 Điều 22 Luật công chứng năm 2014. Uy tín của Phòng công chứng sau khi được chuyển đổi cũng không mang lại giá trị kinh tế cơ bản cho Văn phòng công chứng mới, vì Phòng công chứng trên thực tế đã chấm dứt hoạt động, công chứng viên nhận chuyển đổi phải bắt đầu lại việc xây dựng uy tín, thương hiệu cho Văn phòng công chứng của mình.

- Cơ sở xác định giá quyền nhận chuyển đổi là số lượng hợp đồng, giao dịch đã công chứng trong 03 năm gần nhất. Số lượng hợp đồng, giao dịch trong 03 năm gần nhất tương đương với đó là mức phí công chứng, thù lao công chứng thu được, đây là con số có thể định lượng. Tuy nhiên, Nghị định số 29/2015/NĐ-CP lại không quy định cách xác định giá trị như thế nào dựa trên con số cụ thể này.

Thứ ba, về hình thức chuyển đổi:

Điều 8 Nghị định số 29/2015/NĐ-CPNghị định số 29/2015/NĐ-CP quy định 02 hình thức chuyển đổi gồm: Quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng được chuyển giao cho chính các công chứng viên đang làm việc tại Phòng công chứng theo giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng đã được UBND cấp tỉnh phê duyệt và quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng được tổ chức đấu giá trong trường hợp có “giá trị lớn” và và có nhiều công chứng viên khác đang hành nghề đủ điều kiện tham gia đấu giá.

Tuy nhiên, Nghị định lại không quy định giá trị bao nhiêu là “giá trị lớn” và giá trị này bao gồm những gì. Bên cạnh đó, Nghị định cũng quy định người tham gia đấu giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng phải đáp ứng các điều kiện nhất định (khoản 1 Điều 9 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP).

Như vậy, thực tế sẽ phát sinh trường hợp, có địa phương có Phòng công chứng thuộc trường hợp chuyển đổi, nhưng chỉ thuộc trường hợp chuyển đổi thông qua hình thức chuyển giao cho chính các công chứng viên đang làm việc tại Phòng công chứng vì điều kiện chuyển đổi thông qua đấu giá không đảm bảo đủ. Thế nhưng các công chứng viên của Phòng công chứng vì nhiều lý do nên không nhận quyền chuyển đổi. Trường hợp này theo quy định tại khoản 2 Điều 21 Luật công chứng năm 2014 phải giải thể, do không có khả năng chuyển đổi. Tuy nhiên, hiện nay nhiều địa phương việc phát triển các tổ chức hành nghề công chứng đang còn chậm so với Quy hoạch, việc giải thể Phòng công chứng sẽ là không phù hợp.

Thứ tư, về người tham gia  nhận quyền chuyển đổi:

Quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng được chuyển giao cho các công chứng viên; các viên chức, người lao động khác của Phòng công chứng không được tham gia nhận quyền chuyển đổi. Điều này rất không công bằng cho các viên chức, người lao động khác, nhất là những viên chức có thời gian làm việc lâu năm, họ cũng góp phần tạo nên uy tín, thương hiệu của Phòng công chứng.

Khoản 3 Điều 4 và khoản 3 Điều 10 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP quy định: “Văn phòng công chứng được thành lập từ việc chuyển đổi Phòng công chứng phải ký hợp hợp đồng lao động với công chứng viên, viên chức, người lao động của Phòng công chứng đó” và “Hợp đồng lao động giữa Văn phòng công chứng với công chứng viên hoặc viên chức của Phòng công chứng được chuyển đổi là hợp đồng không xác định thời hạn, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Hợp đồng lao động giữa Văn phòng công chứng với người lao động của Phòng công chứng được chuyển đổi là loại hợp đồng mà người lao động đã giao kết trước đó với Phòng công chứng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.”. Tuy nhiên, Nghị định lại không quy định chế tài trong trường hợp Trưởng Văn phòng công chứng không thực hiện quy định này. Vài năm sau khi chuyển đổi, với lý do cắt giảm chi phí hoạt động, Trưởng Văn phòng công chứng hoàn toàn có thể chấm dứt hợp đồng lao động với những người này. Như vậy, sau khi chuyển đổi, nguy cơ mất việc làm của viên chức, người lao động đang làm việc tại các Phòng công chứng là rất cao. Việc này phần nào gây tâm lý hoang mang cho viên chức, người lao động làm việc tại các Phòng công chứng khi buộc phải thực hiện chủ trương chuyển đổi.

Ngoài ra, sau khi chuyển đổi quan hệ giữa viên chức, người lao động làm việc tại các Phòng công chứng với các công chứng viên nhận chuyển đổi Phòng công chứng đã hoàn toàn khác, từ địa vị ngang nhau (cùng là viên chức) nay trở thành quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động.

Vì vậy, cần có một cơ chế đặc thù cho các viên chức, người lao động khác của Phòng công chứng, cho phép họ tham gia nhận quyền chuyển đổi cùng với các công chứng viên, để đảm bảo công bằng cũng như việc làm lâu dài cho họ./.