Tại hội nghị, Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố có trách nhiệm báo cáo với Nhân dân về tình hình của cộng đồng dân cư, kết quả thực hiện các nội dung đã được cộng đồng dân cư bàn và quyết định. Đại diện Ban công tác Mặt trận ở thôn, tổ dân phố báo cáo, cung cấp thông tin về tình hình, kết quả thực hiện dân chủ ở thôn, tổ dân phố và trên địa bàn cấp xã. Thành viên Ban Thanh tra nhân dân được bầu tại thôn, tổ dân phố báo cáo, cung cấp thông tin về việc thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát, xem xét, xác minh theo kiến nghị của Nhân dân trên địa bàn.
Công tác chuẩn bị và trình tự tổ chức hội nghị định kỳ của cộng đồng dân cư được quy định cụ thể tại Điều 10, Điều 11 Nghị định số 59/2023 ngày 14/8/2023 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở.
Đối với công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị định kỳ: Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố chủ trì, phối hợp với Ban công tác Mặt trận ở thôn, tổ dân phố xây dựng Kế hoạch tổ chức hội nghị định kỳ của cộng đồng dân cư. Nội dung Kế hoạch tổ chức hội nghị định kỳ của cộng đồng dân cư gồm: Thời gian, địa điểm, nội dung hội nghị và tổ chức thực hiện.
Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố, Trưởng Ban công tác Mặt trận ở thôn, tổ dân phố, Trưởng ban Thanh tra nhân dân ở xã, phường, thị trấn trực tiếp hoặc phân công thành viên chuẩn bị báo cáo trình bày tại Hội nghị.
Kế hoạch tổ chức hội nghị định kỳ của cộng đồng dân cư được gửi tới Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã và Ban Thanh tra nhân dân ở xã, phường, thị trấn để báo cáo, thống nhất trước khi thực hiện.
Trình tự tổ chức hội nghị định kỳ, gồm: triệu tập hội nghị định kỳ của thôn, tổ dân phố; trình tự tổ chức hội nghị định kỳ.
- Triệu tập hội nghị định kỳ của thôn, tổ dân phố:
+ Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố thông báo triệu tập hội nghị định kỳ của thôn, tổ dân phố. Thông báo triệu tập nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung tổ chức hội nghị định kỳ của thôn, tổ dân phố; thành phần triệu tập tham dự hội nghị.
+ Thành phần tham dự hội nghị định kỳ là đại diện các hộ gia đình trong thôn, tổ dân phố. Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố quyết định việc mời đại diện Ủy ban nhân dân cấp xã, đại diện các cơ quan, tổ chức có liên quan tham dự hội nghị.
+ Thông báo triệu tập phải được gửi trực tiếp tới hộ gia đình chậm nhất 05 ngày trước ngày tổ chức hội nghị bằng văn bản hoặc qua hệ thống truyền thanh của thôn, tổ dân phố, qua ứng dụng mạng xã hội hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật do thôn, tổ dân phố thống nhất thiết lập. Trường hợp cần thiết, Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố thông báo trực tiếp tới hộ gia đình.
- Trình tự tổ chức hội nghị định kỳ, gồm các bước như sau:
+ Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu và nội dung hội nghị, giới thiệu thư ký hội nghị. Thư ký hội nghị có trách nhiệm ghi biên bản tại hội nghị.
+ Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố trình bày báo cáo về tình hình của thôn, tổ dân phố, kết quả thực hiện các nội dung đã được cộng đồng dân cư bàn và quyết định.
+ Đại diện Ban công tác Mặt trận ở thôn, tổ dân phố trình bày báo cáo, cung cấp thông tin về tình hình, kết quả thực hiện dân chủ ở thôn, tổ dân phố và trên địa bàn cấp xã.
+ Thành viên Ban Thanh tra nhân dân được bầu tại thôn, tổ dân phố trình bày báo cáo về việc thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát, xem xét, xác minh theo kiến nghị của Nhân dân trên địa bàn.
+ Đại diện các hộ gia đình thảo luận, tham gia ý kiến, đề xuất, kiến nghị.
+ Thông tin, trao đổi, tiếp thu và giải trình ý kiến, đề xuất, kiến nghị của cộng đồng dân cư đối với các nội dung thuộc thẩm quyền.
+ Thông qua các nội dung được trình bày tại hội nghị.
+ Biểu dương cá nhân, hộ gia đình có thành tích trong việc thực hiện các hoạt động của cộng đồng dân cư.
+ Kết luận hội nghị.
Sau khi kết thúc hội nghị, Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố có trách nhiệm báo cáo bằng văn bản kết quả hội nghị gửi đến Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã./.