- Tham mưu Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xây dựng Đề án tăng cường quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng (nếu chưa xây dựng). Việc xây dựng Đề án đã được đề cập tại Quyết định số 299/QĐ-BTP ngày 05/3/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng.

- Tham mưu Uỷ ban nhân dân tỉnh rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành Tiêu chí thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn theo đúng quy định của Luật Công chứng năm 2014, Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng và Công văn số 1615/BTP-BTTP ngày 26/5/2021 của Bộ Tư pháp (nếu chưa ban hành). Việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải bảo đảm minh bạch, khách quan, tuyệt đối không để xảy ra tiêu cực.

- Thực hiện đúng quy định về đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký hoạt động, đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng, có giải pháp kịp thời chấn chỉnh ngay tình trạng hợp danh hình thức (như Trưởng Văn phòng công chứng và các hợp danh chỉ đứng tên, không phải là người thực sự đầu tư thành lập Văn phòng; tình trạng Văn phòng công chứng chỉ có 01 công chứng viên làm việc, các hợp danh khác chỉ ghi danh để thành lập mà thực tế không làm việc tại Văn phòng hoặc sau khi thành lập thì rút hợp danh); tình trạng thay đổi tên gọi Văn phòng công chứng không đúng quy định.

- Tham mưu Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo các cơ quan, Uỷ ban nhân dân các cấp trong công tác quản lý nhà nước về hoạt động bổ trợ tư pháp nói chung và hoạt động công chứng nói riêng. Kịp thời tổ chức thanh tra, kiểm tra đối với những tổ chức, cá nhân có dấu hiệu vi phạm. Phối hợp với các cơ quan liên quan để chấn chỉnh, xử lý nghiêm các hành vi vi phạm trong các lĩnh vực, như: công chứng “khống”, thông đồng với khách hàng để công chứng không đúng giá mua bán, chuyển nhượng, quảng cáo, đăng tin không chính xác, chấn chỉnh tình trạng cạnh tranh không lành mạnh,… Trong trường hợp cần thiết, Sở Tư pháp phối hợp với các ngành liên quan xây dựng Quy chế phối hợp liên ngành với Uỷ ban nhân dân cấp huyện trên địa bàn trong quản lý hoạt động bổ trợ tư pháp/hoạt động công chứng.

- Trường hợp địa phương chưa có cơ sở dữ liệu cần khẩn trương xây dựng, ban hành quy chế khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu tại địa phương. Đối với địa phương đã xây dựng được cơ sở dữ liệu công chứng, cần quan tâm nâng cấp, hoàn thiện cơ sở dữ liẹu đã có để bảo đảm hiệu quả khai thác, sử dụng và khả năng kết nối với các cơ sở dữ liệu có liên quan.

- Cập nhật ngay khi có phát sinh, thay đổi các thông tin về tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trên phần mềm quản lý tổ chức hành nghề công chứng đã được Bộ Tư pháp đưa vào sử dụng từ năm 2020 trong phạm vi toàn quốc. Tăng cường phối hợp với Hội Công chứng viên tỉnh trong việc khai thác các văn bản pháp luật có liên quan đến hành nghề công chứng nhằm nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng hành nghề, đạo đức hành nghề công chứng cho công chứng viên; tiếp tục phát huy, nâng cao vai trò tự quản của Hội Công chứng viên trong việc giám sát hoạt động hành nghề của các công chứng viên; kịp thời phát hiện các tiêu cực và xử lý nghiêm các hội viên vi phạm pháp luật, vi phạm đạo đức hành nghề công chứng.

- Rà soát, xem xét kỹ đối với hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên, bảo đảm người được đề nghị bổ nhiệm làm công chứng viên có đủ phẩm chất, năng lực, tiêu chuẩn điều kiện theo quy định./.