Công tác văn thư được quy định tại Quy định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. Trong đó, bước lập danh mục hồ sơ là bước đầu trong giai đoạn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Lập danh mục hồ sơ nhằm quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua Hệ thống hồ sơ; Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học; Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân, góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đồng thời cũng là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng. Việc lập Danh mục hồ sơ dựa trên các căn cứ sau: Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong cơ quan tổ chức; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; Quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn vị và của mỗi cá nhân; Danh mục hồ sơ của những năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có). Nội dung lập Danh mục hồ sơ bao gồm: Xây dựng đề mục trong Danh mục hồ sơ; Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và người lập hồ sơ; Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ; Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ.
Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau: Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành. Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành.
Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm.
Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá nhân liên quan đồng thời cập nhật vào Hệ thống để cán bộ, công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ và thực hiện lập hồ sơ điện tử. Trong quá trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.