Theo đó, Thông tư quy định về nguyên tắc, vị trí, số lượng đặt, quy cách kích thước, màu sắc của hòm thư góp ý; quy trình mở hòm thư góp ý; quy trình xử lý thư góp ý được tiếp nhận từ hòm thư góp ý tại các cơ sở y tế trong toàn quốc.  

Nguyên tắc sử dụng hòm thư góp ý và xử lý thư phản ánh, kiến nghị của nhân dân: Tuân thủ pháp luật, bảo đảm quyền phản ánh, kiến nghị của công chức, viên chức, người lao động, của người dân về hoạt động của các cơ sở y tế; công khai, minh bạch, đúng thẩm quyền, trách nhiệm trong việc tiếp nhận, xử lý và công bố kết quả xử lý phản ánh, kiến nghị theo quy định của pháp luật; không lợi dụng hòm thư góp ý để tố cáo sai sự thật, đả kích, bôi xấu làm ảnh hưởng đến uy tín, hoạt động của cá nhân, tổ chức được góp ý; thông tin, tài liệu thu thập từ hòm thư góp ý là một trong các căn cứ để xem xét khen thưởng, chấn chỉnh tác phong, lề lối làm việc và tinh thần phục vụ nhân dân của công chức, viên chức, người lao động tại các cơ sở y tế.

Vị trí, số lượng đặt hòm thư góp ý: Hòm thư góp ý được đặt tại nơi dễ nhận thấy, đông người qua lại; cđược treo cố định trên tường, độ cao cách nền nhà khoảng 1,5m; đối với các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, tại khoa/phòng khám bệnh, mỗi khoa lâm sàng, cận lâm sàng, phòng chức năng, hành chính thực hiện dịch vụ công ít nhất phải có 01 hòm thư góp ý.

Quy cách của hòm thư góp ý: Trên Hòm thư góp ý phải có dòng chữ in hoa “Hòm thư góp ý” ở phía trên, chính giữa mặt chính hòm thư và tên cơ sở y tế ở phía trên bảo đảm rõ ràng, dễ đọc, màu sắc chữ phải tương phản với màu của hòm thư; kích thước của hòm thư góp ý tối thiểu phải bảo đảm chiều cao, chiều ngang và độ dày tương ứng là: 40 cm, 30cm, 20cm. Khe bỏ thư góp ý phải có kích thước dài tối thiểu 20 cm và rộng từ 0,5 đến 01cm. Hòm thư có ngăn để mẫu thư góp ý ở phía sau; Màu sắc của hòm thư góp ý do cơ sở y tế quyết định và phải bảo đảm tương phản với màu nền tại khu vực đặt hòm thư góp ý để người dân dễ nhận biết; quy cách hòm thư góp ý được ban hành tại Phụ lục số 1 kèm theo Thông tư này.

Quy trình mở hòm thư góp ý: Định kỳ 01 lần/01 tuần, cơ sở y tế tổ chức mở hòm thư góp ý vào một thời điểm nhất định, phù hợp do Thủ trưởng cơ sở y tế quy định; Việc mở hòm thư góp ý được theo dõi bằng sổ mở hòm thư góp ý; thành phần mở hòm thư có tối thiểu 03 người, gồm: Lãnh đạo Phòng Tổ chức cán bộ, đại diện Ban Thanh tra nhân dân và đại diện Ban Chấp hành Công đoàn của cơ sở y tế; trước khi mở hòm thư, những người tham gia mở hòm thư phải kiểm tra khóa hòm thư, nếu phát hiện nghi ngờ về sự an toàn hòm thư thì phải báo cáo Thủ trưởng cơ sở y tế biết để có biện pháp giải quyết; khi tiếp nhận thư góp ý, người tham gia mở hòm thư góp ý phải cam kết bằng văn bản không tiết lộ nội dung thư góp ý; tập hợp thư góp ý vào phong bì và ký niêm phong chuyển cho bộ phận xử lý theo thẩm quyền; chìa khóa và sổ theo dõi chuyển cho bộ phận được giao nhiệm vụ quản lý sau khi mở hòm thư.

Quy trình tiếp nhận, phân loại, xử lý đơn, thư tiếp nhận từ hòm thư góp ý: Quy trình tiếp nhận, phân loại, xử lý đơn, thư từ hòm thư góp ý được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 07/2014/TT-TTCP ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Thanh tra chính phủ quy định về quy trình xử lý đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn kiến nghị phản ánh; Thủ trưởng các cơ sở y tế khi nhận được thư góp ý phải khẩn trương tổ chức thực hiện việc xử lý đúng quy trình; đối với những phản ánh liên quan đến nhiều tổ chức, cá nhân phải phân tích, tìm nguyên nhân và giao cho bộ phận xử lý theo quy định.