Việc xây dựng, cập nhật, quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Tuân thủ các quy định của pháp luật về tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh, bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ thông tin cá nhân và các quy định pháp luật khác có liên quan.
- Bảo đảm phù hợp với khung kiến trúc hệ thống thông tin quốc gia, đáp ứng tiêu chuẩn về cơ sở dữ liệu và các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, công nghệ thông tin.
- Bảo đảm kịp thời, đầy đủ, chính xác và đúng thẩm quyền, mục đích theo quy định của pháp luật.
- Bảo đảm việc quản lý, vận hành chặt chẽ, an toàn, ổn định và thông suốt.
Những hành vi bị nghiêm cấm khi xây dựng, cập nhật, quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu gồm:
- Cố ý không cập nhật hoặc cập nhật thông tin, dữ liệu không đầy đủ, không chính xác; làm sai lệch thông tin, thay đổi, xóa, hủy dữ liệu trái pháp luật trong Cơ sở dữ liệu.
- Truy cập trái phép vào Cơ sở dữ liệu.
- Khai thác, sử dụng, tiết lộ thông tin trong Cơ sở dữ liệu trái pháp luật hoặc lợi dụng việc cung cấp thông tin đê trục lợi.
- Phá hủy, phá hoại, làm hư hỏng hoặc hủy hoại hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin hoặc cản trở quá trình vận hành, duy trì ổn định, liên tục của Cơ sở dữ liệu.
Thông tin được cập nhật trong Cơ sở dữ liệu bao gồm:
1. Thông tin về tiếp công dân:
a) Họ tên, địa chỉ của công dân;
b) Nội dung, kết quả tiếp công dân.
2. Thông tin về xử lý đơn:
a) Loại đơn: đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn kiến nghị, phản ánh, đơn có nhiều nội dung khác nhau;
b) Đơn đủ điều kiện xử lý;
c) Đơn thuộc thẩm quyền giải quyết;
d) Đơn phải chuyển cho các cơ quan có thẩm quyền: Quốc hội, các cơ quan của Quốc hội, cơ quan thuộc Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng nhân dân các cấp; cơ quan hành chính nhà nước; cơ quan tiến hành tố tụng, thi hành án; Kiểm toán nhà nước; tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức tôn giáo; đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước; các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác;
đ) Đơn trả lại và hướng dẫn gửi đơn;
e) Đơn rút;
g) Đơn xếp lưu.
3. Thông tin về khiếu nại:
a) Họ tên, địa chỉ của người khiếu nại;
b) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân bị khiếu nại;
c) Tóm tắt nội dung khiếu nại và tình hình giải quyết khiếu nại;
d) Quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu; quyết định giải quyết khiếu nại lần hai;
đ) Kết quả thi hành quyết định giải quyết khiếu nại có hiệu lực pháp luật.
4. Thông tin về tố cáo:
a) Họ tên, địa chỉ của người tố cáo;
b) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân bị tố cáo;
c) Tóm tắt nội dung tố cáo và tình hình giải quyết tố cáo;
d) Kết luận nội dung tố cáo; quyết định xử lý hành vi vi phạm bị tố cáo;
đ) Kết quả thực hiện kết luận nội dung tố cáo.
5. Thông tin về kiến nghị, phản ánh:
a) Họ tên, địa chỉ của người kiến nghị, phản ánh;
b) Tóm tắt nội dung kiến nghị, phản ánh;
c) Kết quả xử lý kiến nghị, phản ánh.
6. Báo cáo định kỳ, báo cáo vụ việc, báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất về tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý kiến nghị, phản ánh cập nhật theo yêu cầu của Thanh tra Chính phủ.