GIẢI ĐÁP PHÁP LUẬT VỀ XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC CÔNG CHỨNG

1. Chị Hoa có một số giấy tờ đề nghị dịch từ tiếng Anh sang tiếng Việt. Giấy tờ này có bản bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung nhưng chị có thể hiểu và đoán nghĩa. Tuy nhiên, công chứng viên từ chối vì trong trường hợp này bản dịch cũng không được công chứng. Chị Hoa đề nghị cho biết, Công chứng viên không công chứng bản dịch trong trường hợp này không? Nếu nhận công chứng thì bị xử phạt không?

Khoản 4 Điều 61 Luật Công chứng năm 2014 quy định Công chứng viên không được nhận và công chứng bản dịch trong các trường hợp sau đây:

- Công chứng viên biết hoặc phải biết bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ; bản chính giả;

- Giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung;

- Giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch thuộc bí mật nhà nước; giấy tờ, văn bản bị cấm phổ biến theo quy định của pháp luật.

Khoản 1 Điều 14 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã, quy định phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

1. Công chứng bản dịch trong trường hợp giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung;

2. Không tiếp nhận bản chính giấy tờ, văn bản cần dịch, kiểm tra và giao cho người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức mình.

Căn cứ quy định trên, trường hợp giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch đã bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung thì không được nhận và công chứng bản dịch. Nếu công chứng bản dịch trong trường hợp này thì bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng.

2. Chị Sương nhận bản dịch tập hồ sơ đã được công chứng. Sau khi kiểm tra, chị phát hiện một số trang chưa trong bản dịch chưa có chữ ký của công chứng viên. Chị hỏi, pháp luật quy định như thế nào về chữ ký của công chứng viên trên bản dịch? Trường hợp vi phạm thì bị xử phạt như thế nào?

Khoản 2 Điều 61 Luật Công chứng năm 2014 quy định: Người phiên dịch phải ký vào từng trang của bản dịch trước khi công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của bản dịch.

Từng trang của bản dịch phải được đóng dấu chữ “Bản dịch” vào chỗ trống phía trên bên phải; bản dịch phải được đính kèm với bản sao của bản chính và được đóng dấu giáp lai.

Khoản 2 Điều 14 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã, quy định phạt tiền từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi công chứng bản dịch mà thiếu chữ ký của công chứng viên hoặc thiếu chữ ký của người dịch vào từng trang của bản dịch hoặc không đính kèm bản sao của bản chính.

Theo quy định trên, công chứng viên và người phiên dịch phải ký vào từng trang của bản dịch. Trường hợp vi phạm thì bị phạt tiền từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

3. Anh Hùng dự định công chứng bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt về vấn đề liên quan đến tài sản của gia đình. Anh Hùng có người em gái là công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng K. Anh Hùng muốn đề nghị em gái công chứng bản dịch nêu trên có được không?

Khoản 1 Điều 7 Luật Công chứng năm 2014 quy định  nghiêm cấm công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng thực hiện các hành vi sau đây:

1. Tiết lộ thông tin về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác; sử dụng thông tin về nội dung công chứng để xâm hại quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức;

2. Thực hiện công chứng trong trường hợp mục đích và nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội; xúi giục, tạo điều kiện cho người tham gia hợp đồng, giao dịch thực hiện giao dịch giả tạo hoặc hành vi gian dối khác;

3. Công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi;

4. Từ chối yêu cầu công chứng mà không có lý do chính đáng; sách nhiễu, gây khó khăn cho người yêu cầu công chứng;

5. Nhận, đòi hỏi tiền hoặc lợi ích khác từ người yêu cầu công chứng ngoài phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác đã được xác định, thỏa thuận; nhận, đòi hỏi tiền hoặc lợi ích khác từ người thứ ba để thực hiện hoặc không thực hiện việc công chứng gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức có liên quan;

6. Ép buộc người khác sử dụng dịch vụ của mình; cấu kết, thông đồng với người yêu cầu công chứng và những người có liên quan làm sai lệch nội dung của văn bản công chứng, hồ sơ công chứng;

7. Gây áp lực, đe dọa hoặc thực hiện hành vi vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội để giành lợi thế cho mình hoặc cho tổ chức mình trong việc hành nghề công chứng;

8. Quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng về công chứng viên và tổ chức mình;

9. Tổ chức hành nghề công chứng mở chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở, địa điểm giao dịch khác ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ngoài phạm vi hoạt động đã đăng ký;

10. Công chứng viên đồng thời hành nghề tại hai tổ chức hành nghề công chứng trở lên hoặc kiêm nhiệm công việc thường xuyên khác;

11. Công chứng viên tham gia quản lý doanh nghiệp ngoài tổ chức hành nghề công chứng; thực hiện hoạt động môi giới, đại lý; tham gia chia lợi nhuận trong hợp đồng, giao dịch mà mình nhận công chứng;

12. Vi phạm pháp luật, vi phạm quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

Khoản 3 Điều 14 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã, quy định như sau:

1. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Công chứng bản dịch có mục đích hoặc nội dung vi phạm pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội;

b) Công chứng bản dịch liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ, chồng; cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi; cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại; anh, chị, em ruột; anh, chị, em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi;

c) Công chứng bản dịch trong trường hợp biết hoặc phải biết bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ; bản chính giả; giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch thuộc bí mật nhà nước; giấy tờ, văn bản bị cấm phổ biến theo quy định;

d) Công chứng bản dịch do người phiên dịch không phải là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng nơi mình đang hành nghề thực hiện;

đ) Công chứng bản dịch không có bản chính;

e) Công chứng bản dịch không chính xác với nội dung giấy tờ, văn bản cần dịch.

2. Hình thức xử phạt bổ sung:

a) Tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên từ 01 tháng đến 03 tháng đối với hành vi vi phạm quy định tại các điểm b và d khoản 1 nêu trên;

b) Tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên từ 03 tháng đến 06 tháng đối với hành vi vi phạm quy định tại các điểm a, c, đ và e khoản 1 nêu trên.

3. Biện pháp khắc phục hậu quả:

a) Buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện hành vi vi phạm quy định tại khoản 1 nêu trên;

b) Buộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thông báo trên cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp nơi đặt trụ sở về bản dịch đã được công chứng quy định tại các điểm c, đ và e khoản 1 nêu trên.

Căn cứ quy định trên, Công chứng viên không được công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi. Do đó, anh Hùng không thể yêu cầu Công chứng viên là em gái ruột công chứng bản dịch liên quan đến tài sản của gia đình. Trường hợp vi phạm thì bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.

4. Chị Hoàng đến tổ chức hành nghề công chứng H yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch và được Công chứng viên hướng dẫn điền vào Phiếu yêu cầu công chứng. Trong đó, chị không ghi địa chỉ người yêu cầu công chứng và Công chứng viên đã từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch. Chị đề nghị cho biết, việc điền Phiếu yêu cầu công chứng có bắt buộc phải đầy đủ các thông tin không. Nếu Phiếu không đầy đủ thông tin mà vẫn công chứng thì Công chứng viên có chịu trách nhiệm gì không?

Điểm a khoản 1 Điều 40 và khoản 1 Điều 41 Luật Công chứng năm 2014 quy định Phiếu yêu cầu công chứng có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

 Khoản 1 Điều 15 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã, quy định phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

1. Không đánh số thứ tự từng trang đối với văn bản công chứng có từ 02 trang trở lên;

2. Công chứng hợp đồng, giao dịch trong trường hợp phiếu yêu cầu công chứng không đầy đủ nội dung theo quy định;

3. Không mang theo thẻ công chứng viên khi hành nghề;

4. Tham gia không đầy đủ nghĩa vụ bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm theo quy định.

Theo quy định trên, phiếu yêu cầu công chứng phải được điền đầy đủ thông tin. Trường hợp Công chứng viên Công chứng hợp đồng, giao dịch khi phiếu yêu cầu công chứng không đầy đủ nội dung theo quy định thì bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.

5. Anh Bình mới nhận giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng. Anh không biết tổ chức hành nghề công chứng nào tại tỉnh nhà để xin tập sự. Vậy anh Bình có thể nhờ Sở Tư pháp ở địa phương giới thiệu không? Trường hợp công chứng viên từ chối hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng không có lý do chính đáng thì có bị xử phạt vi phạm hành chính không?

Điều 11 Luật Công chứng năm 2014 quy định về tập sự hành nghề công chứng như sau:

1. Người có giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng phải tập sự hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng. Người tập sự có thể tự liên hệ với một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự về việc tập sự tại tổ chức đó; trường hợp không tự liên hệ được thì đề nghị Sở Tư pháp ở địa phương nơi người đó muốn tập sự bố trí tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự.

Người tập sự phải đăng ký tập sự tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi có tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

Thời gian tập sự hành nghề công chứng là 12 tháng đối với người có giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng và 06 tháng đối với người có giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng. Thời gian tập sự hành nghề công chứng được tính từ ngày đăng ký tập sự.

2. Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phải có công chứng viên đáp ứng điều kiện hướng dẫn tập sự theo quy định tại khoản 3 Điều này và có cơ sở vật chất bảo đảm cho việc tập sự.

3. Tổ chức hành nghề công chứng phân công công chứng viên hướng dẫn người tập sự.

Công chứng viên hướng dẫn tập sự phải có ít nhất 02 năm kinh nghiệm hành nghề công chứng. Công chứng viên bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động hành nghề công chứng thì sau 12 tháng kể từ ngày chấp hành xong quyết định kỷ luật, quyết định xử phạt vi phạm hành chính mới được hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng. Tại cùng một thời điểm, một công chứng viên không được hướng dẫn nhiều hơn hai người tập sự.

Công chứng viên hướng dẫn tập sự phải hướng dẫn và chịu trách nhiệm về các công việc do người tập sự thực hiện quy định tại khoản 4 dưới đây.

4. Người tập sự hành nghề công chứng được hướng dẫn các kỹ năng hành nghề và thực hiện các công việc liên quan đến công chứng do công chứng viên hướng dẫn phân công và chịu trách nhiệm trước công chứng viên hướng dẫn về những công việc đó. Người tập sự không được ký văn bản công chứng.

5. Khi hết thời gian tập sự, người tập sự hành nghề công chứng phải có báo cáo bằng văn bản về kết quả tập sự có nhận xét của công chứng viên hướng dẫn và xác nhận của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự gửi đến Sở Tư pháp nơi mình đã đăng ký tập sự; được đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng. Người đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng được cấp giấy chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng.

Điểm n khoản 2 Điều 15 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã, quy định trường hợp từ chối hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng không có lý do chính đáng thì bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng.

Trên đây là quy định về tập sự hành nghề công chứng. Theo đó, trường hợp anh Bình không tự liên hệ với một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự về việc tập sự tại tổ chức đó thì đề nghị Sở Tư pháp ở địa phương nơi muốn tập sự bố trí tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự. Trường hợp Công chứng viên từ chối hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng không có lý do chính đáng thì bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng.

6. Anh Minh cần công chứng một số hợp đồng, giao dịch. Do công việc bận rộn nên anh khó sắp xếp thời gian đến tổ chức hành nghề công chứng. Anh đã đề nghị Công chứng viên đến công chứng tại nơi anh làm việc nhưng Công chứng viên từ chối và cho biết, nếu thực hiện công chứng ngoài trụ sở công chứng thì Công chứng viên có thể bị xử phạt hành chính. Anh Minh hỏi: Pháp luật có cho phép công chứng ngoài trụ sở công chứng không? Nếu không cho phép mà vẫn thực hiện thì bị xử phạt như thế nào?

Điều 44 Luật Công chứng năm 2014 quy định dịa điểm công chứng:

1. Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp dưới đây.

2. Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

Điểm a khoản 2 Điều 15 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã, quy định trường hợp công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng không đúng quy định thì bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng.

Theo quy định trên, pháp luật cho phép công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Đối với trường hợp anh Minh muốn đề nghị công chứng ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng vì lý do bận công việc không thể đến trụ sở tổ chức hành nghề công chứng thì không được phép. Trường hợp vi phạm thì Công chứng viên bị xử phạt hành chính với mức phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng.

7. Chị Hồng cho biết, vừa qua, chị đến tổ chức hành nghề công chứng P đề nghị công chứng hợp đồng, giao dịch. Tuy nhiên, công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng P đã từ chối yêu cầu công chứng của chị mà không nói rõ lý do. Chị Hồng đề nghị cho biết, việc từ chối công chứng của công chứng viên có bị xử phạt hành chính không?

Điểm d khoản 1 Điều 7 Luật Công chứng năm 2014 quy định hành vi “Từ chối yêu cầu công chứng mà không có lý do chính đáng; sách nhiễu, gây khó khăn cho người yêu cầu công chứng” là hành vi bị nghiêm cấm đối với tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên.

Điểm đ khoản 2 Điều 15 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã, quy định hành vi từ chối yêu cầu công chứng mà không có lý do chính đáng thì bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng.

Theo quy định trên, công chứng viên không được phép từ chối yêu cầu công chứng mà không có lý do chính đáng. Nếu vi phạm thì bị xử phạt hành chính với mức phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng.

8. Chị Sinh đến tổ chức hành nghề công chứng H đề nghị công chứng hợp đồng, giao dịch. Tuy nhiên, chị quên mang theo Chứng minh nhân dân. Mặc dù chị đã phô tô chứng minh nhân dân để kèm theo hợp đồng nhưng công chứng viên vẫn từ chối công chứng và yêu cầu phải có chứng minh nhân dân bản gốc để đối chiếu. Chị đã cố gắng thuyết phục vì nhà ở xa, không có điều kiện thời gian đi lại nhưng công chứng viên vẫn không đồng ý và cho biết, nếu thực hiện như vậy thì bản thân sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Chị Sinh đề nghị cho biết, thủ tục yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn như thế nào?  

Điều 40 Luật Công chứng năm 2014 quy định công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn như sau:

1. Hồ sơ yêu cầu công chứng được lập thành một bộ, gồm các giấy tờ sau đây:

a) Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;

b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

c) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;

d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

đ) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

2. Bản sao quy định tại khoản 1 Điều này là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực.

3. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng.

4. Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch.

5. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.

6. Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

7. Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

8. Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 nêu trên để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

Điểm c khoản 3, điểm a khoản 8 Điều 15 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã, quy định hành vi công chứng khi không kiểm tra, đối chiếu bản chính giấy tờ trong hồ sơ công chứng theo quy định trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch bị phạt tiền từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Áp dụng hình thức xử phạt bổ sung là tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên từ 01 tháng đến 03 tháng.

Trên đây là thủ tục côn chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn. Theo đó, Công chứng viên phải yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ theo quy định để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Trường hợp vi phạm quy định này thì bị phạt tiền từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

9. Chị Vân muốn bán mảnh đất thuộc quyền sử dụng của chị cho anh Khánh. Hai bên thống nhất đến tổ chức hành nghề công chứng H để công chứng hợp đồng, giao dịch. Tuy nhiên, chị Vân không biết chữ nên không thể đọc được hợp đồng, giao dịch và công chứng viên đề nghị phải có người làm chứng. Chị Vân nhờ con gái đang học lớp 12 đi cùng để hổ trợ và làm chứng giúp mẹ nhưng công chứng viên không đồng ý. Chị Vân đề nghị cho biết, yêu cầu đối với người làm chứng như thế nào và nếu công chứng viên công chứng hợp đồng, giao dịch với sự làm chứng của con gái chị trong trường hợp này thì có bị xử lý hành chính không?

Khoản 2 Điều 4 Luật Công chứng năm 2014 quy định người làm chứng như sau:

Trường hợp người yêu cầu công chứng không đọc được, không nghe được, không ký, điểm chỉ được hoặc trong những trường hợp khác do pháp luật quy định thì việc công chứng phải có người làm chứng.

Người làm chứng phải là người từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến việc công chứng.

Người làm chứng do người yêu cầu công chứng mời, nếu người yêu cầu công chứng không mời được thì công chứng viên chỉ định.

Điểm n khoản 3 Điều 15 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã, quy định hành vi công chứng trong trường hợp biết rõ người làm chứng không đủ điều kiện theo quy định thì bị phạt tiền từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Như vậy, người làm chứng phải có các điều kiện như trên và phải là người không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến việc công chứng. Trong trường hợp này, con gái chị Vân là người có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến việc công chứng hợp đồng, giao dịch chuyển nhượng quyền sử dụng đất giữa chị chị Vân và anh Khánh nên công chứng viên không đồng ý là đúng quy định. Nếu vi phạm thì công chứng viên bị phạt tiền từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

10. Bà Thanh dự định công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản tại thành phố Huế. Bà có người bạn làm công chứng viên tại tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở tại thành phố Đà Nẵng. Bà Thanh muốn đề nghị người bạn của mình công chứng hợp đồng, giao dịch này có được không?

Điều 42 Luật Công chứng năm 2014 quy định phạm vi công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản như sau:

Công chứng viên của tổ chức hành, nghề công chứng chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản.

Điểm a khoản 4, điểm b khoản 8, điểm c khoản 9 Điều 15 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã, quy định hành vi công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản ngoài phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở (trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản) thì bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.

Áp dụng hình thức xử phạt bổ sung: Tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên từ 06 tháng đến 09 tháng.

Áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thông báo cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền, nghĩa vụ liên quan về hành vi vi phạm.

Như vậy, bà Thanh không thể nhờ người bạn là công chứng viên hành nghề tại tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở tại thành phố Đà Nẵng thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản tại thành phố Huế. Trường hợp công chứng viên vi phạm quy định này thì bị xử lý hành chính như trên.

11. Anh Phú nghe thông tin có trường hợp cho thuê thẻ công chứng viên để hành nghề. Hành vi này của công chứng viên bị xử lý hành chính như thế nào?

Điều 36 Luật Công chứng năm 2014 quy định về Thẻ công chứng viên như sau:

1. Thẻ công chứng viên là căn cứ chứng minh tư cách hành nghề công chứng của công chứng viên. Công chứng viên phải mang theo Thẻ công chứng viên khi hành nghề công chứng.

2. Công chứng viên được cấp lại Thẻ công chứng viên trong trường hợp Thẻ đã được cấp bị mất, bị hỏng.

Thẻ công chứng viên bị thu hồi trong trường hợp công chứng viên bị miễn nhiệm hoặc bị xóa đăng ký hành nghề.

Điểm c khoản 4, điểm b khoản 8, điểm c khoản 9 Điều 15 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã, quy định hành vi cho người khác sử dụng thẻ công chứng viên để hành nghề công chứng thì bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.

Áp dụng hình thức xử phạt bổ sung: Tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên từ 06 tháng đến 09 tháng.

Áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thông báo cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền, nghĩa vụ liên quan về hành vi vi phạm.

Như vậy, Thẻ công chứng viên là căn cứ chứng minh tư cách hành nghề công chứng của công chứng viên, gắn liên với quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của công chứng viên. Do đó, trường hợp công chứng viên có hành vi cho người khác sử dụng thẻ công chứng viên để hành nghề công chứng bị xử lý hành chính như trên.

12. Chị Hồng đến công chứng hợp đồng, giao dịch tại tổ chức hành nghề công chứng T thì được công chứng viên N thực hiện công chứng. Được biết công chứng viên N đã bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng cách đây hơn 18 tháng. Chị Hồng đề nghị cho biết, pháp luật quy định như thế nào về tạm đình chỉ hành nghề công chứng. Trường hợp công chứng viên hành nghề trong thời gian bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng thì bị xử lý hành chính như thế nào?

Điều 14 Luật Công chứng năm 2014 quy định về tạm đình chỉ hành nghề công chứng như sau:

1. Sở Tư pháp nơi công chứng viên đăng ký hành nghề quyết định tạm đình chỉ hành nghề của công chứng viên trong các trường hợp sau đây:

a) Công chứng viên đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;

b) Công chứng viên đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính.

2. Thời gian tạm đình chỉ hành nghề công chứng tối đa là 12 tháng.

3. Sở Tư pháp quyết định hủy bỏ quyết định tạm đình chỉ hành nghề công chứng trước thời hạn đối với công chứng viên trong các trường hợp sau đây:

a) Có quyết định đình chỉ điều tra, đình chỉ vụ án hoặc bản án đã có hiệu lực của Tòa án tuyên không có tội;

b) Không còn bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.

4. Quyết định tạm đình chỉ và quyết định hủy bỏ quyết định tạm đình chỉ hành nghề công chứng phải được gửi cho công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng nơi công chứng viên làm việc, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) và Bộ Tư pháp.

Khoản 5, điểm b khoản 8, điểm c khoản 9 Điều 15 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã, quy định:

1. Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Sử dụng thẻ công chứng viên của người khác để hành nghề công chứng;

b) Hành nghề trong thời gian bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng hoặc trong thời gian bị tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên.

2. Biện pháp khắc phục hậu quả:

a) Buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện hành vi vi phạm.

b) Buộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thông báo cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền, nghĩa vụ liên quan về hành vi vi phạm.

Trên đây là quy định về tạm đình chỉ hành nghề công chứng.  Theo đó, thời gian tạm đình chỉ hành nghề công chứng tối đa là 12 tháng. Công chứng viên N nếu đã bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng cách đây hơn 18 tháng, như vậy đến nay có thể công chứng viên N đã hết thời hạn bị tạm đình chỉ hành nghề. Trường hợp công chứng viên hành nghề trong thời gian bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng thì bị xử lý hành chính như trên.