1. Cơ sở dữ liệu công chứng chưa đồng bộ, thống nhất

Điều 62 Luật Công chứng năm 2014 quy định về cơ sở dữ liệu công chứng. Theo đó, cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.  Bộ Tư pháp chủ trì phối hợp với Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Xây dựng và các bộ, ngành có liên quan chỉ đạo, hướng dẫn việc xây dựng và quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng tại các địa phương.

Qua 5 năm thực hiện Luật Công chứng năm 2014, có 47 điạ phương đã hoàn thành việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng, còn 16 địa phương chưa hoàn thành nhiệm vụ này[1]. Mặc dù thống kê cho thấy tỷ lệ địa phương hoàn thành việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng đạt cao (74,6%) nhưng cơ sở dữ liệu vẫn còn những hạn chế, chưa phát huy đầy đủ hiệu quả trong hoạt động công chứng, cụ thể như:

- Nhiều địa phương chưa thật sự quản lý được hệ cơ sở dữ liệu công chứng. Trên thực tế, đa số các địa phương được xem là đã hoàn thành việc xây dựng cơ sở dữ liệu nhưng thực sự vẫn chưa tự chủ việc xây dựng, quản lý hệ cơ sở dữ liệu công chứng mà chủ yếu là thuê lại hệ cơ sở dữ liệu của các công ty tư nhân. Điều này dẫn đến hiệu quả quản lý nhà nước gặp nhiều khó khăn trong xử lý, lưu trữ thông tin, nhất là trường hợp gặp phải sự cố kỹ thuật, phụ thuộc nhiều vào doanh nghiệp cung cấp, về lâu dài tính ổn định, bền vững không cao.

- Do các địa phương tự chủ động xây dựng cơ sở dữ liệu về công chứng dẫn đến thiếu sự thống nhất trong toàn quốc. Các cơ sở dữ liệu của địa phương chỉ có thông tin công chứng của địa phương đó, không có thông tin công chứng của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác. Đối với những giao dịch liên quan đến động sản, pháp luật không hạn chế phạm vi công chứng theo địa hạt thì công chứng viên không thể tra cứu được lịch sử giao dịch của tài sản ở các tỉnh, thành phố khác, tiềm ẩn rủi ro nếu tài sản được công chứng ở các tỉnh khác nhau.

- Hệ cơ sở dữ liệu công chứng của các tỉnh tự xây dựng hoặc thuê lại từ doanh nghiệp nên khó liên thông, kết nối với nhau và kết nối với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác, dẫn đến hiệu quả trong hỗ trợ cải cách thủ tục hành chính chưa cao khi người dân, doanh nghiệp vẫn phải đến nhiều cơ quan để giải quyết thủ tục hành chính, phát sinh thời gian, chi phí xã hội. Ví dụ như thủ tục liên quan đến chuyển quyền sử dụng đất, người dân, doanh nghiệp phải đến 4 cơ quan, tổ chức: Tổ chức hành nghề công chứng để hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng; Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất để đăng ký biến động về sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; cơ quan thuế để kê khai thuế; kho bạc nhà nước để nộp thuế.

- Tại mỗi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cơ sở dữ liệu công chứng đa phần được khai thác trong nội bộ cơ quan quản lý nhà nước trực tiếp là Sở Tư pháp và các tổ chức hành nghề công chứng, chưa được kết nối để cập nhật, khai thác thông tin đến cấp xã. Trong khi đó, pháp luật quy định đối với giao dịch liên quan đến bất động sản (đất, nhà), người dân có thể lựa chọn công chứng ở tổ chức hành nghề công chứng hoặc chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất, nhà. Tuy nhiên, do chưa có cơ sở dữ liệu thống nhất được cập nhật, khai thác đến tận cấp xã nên trong trường hợp bất động sản được chứng thực tại cấp xã thì công chứng viên vẫn khó nhận biết nếu tra cứu qua cơ sở dữ liệu công chứng.

- Cơ sở dữ liệu chưa đồng bộ, chưa được liên thông nên việc quản lý để thực hiện chủ trương chống thất thu thuế trong các giao dịch, nhất là giao dịch liên quan đến bất động sản còn khó khăn.

Hoạt động công chứng ngày càng phát triển, đáp ứng với nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội, nhưng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng rõ ràng chưa theo kịp, chưa tương xứng với sự phát triển này, ảnh hưởng không nhỏ đến công tác quản lý nhà nước cũng như hoạt động công chứng.

2. Cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong công chứng

Từ thực tế trên cho thấy sự cần thiết phải tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện chuyển đổi số trong hoạt động công chứng nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển của nghề công chứng cũng như chủ trương, kế hoạch chuyển đổi số trong các lĩnh vực mà Đảng và Nhà nước đang đẩy mạnh thực hiện. Trong đó, chú trọng một số nhiệm vụ trọng tâm như sau:

- Xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về công chứng, chứng thực, thống nhất giữa các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, được liên thông, liên kết với hệ cơ sở dữ liệu quốc gia khác liên quan đến công chứng (cơ sở dữ liệu về dân cư, hộ tịch, đất đai, thuế,...), cho phép các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan nhà nước khai thác phục vụ công việc. Trên cơ sở đó, giải quyết cơ bản các vướng mắc hiện nay, như: Công khai, minh bạch thông tin công chứng động sản ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; thông tin công chứng, chứng thực giữa các tổ chức hành nghề công chứng và Ủy ban nhân dân cấp xã; công tác quản lý nhà nước về công chứng, thuế, đất đai được thuận lợi và đầy đủ thông tin hơn, góp phần chống thất thu thuế hiệu quả hơn.

- Từ bước kết nối, chia sẽ với các dữ liệu khác của cơ quan nhà nước (cơ sở dữ liệu hộ tịch, hệ thống đăng ký giao dịch bảo đảm, cơ sở dữ liệu điện tử về thi hành án dân sự,...) để cung cấp dịch vụ công kịp thời, cải cách thủ tục hành chính, giảm tải bớt các giai đoạn thực hiện thủ tục hành chính cho người dân.

- Tiến hành số hóa hồ sơ, tài liệu công chứng, thực hiện lưu trữ, khai thác tài liệu đã được số hóa trong công chứng.

- Triển khai có lộ trình việc công chứng điện tử (công chứng trực tuyến) đáp ứng yêu cầu công chứng từ xa và nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin để giải quyết các vấn đề, trước hết bắt đầu với những dịch vụ công chứng đơn giản, trường hợp người dân ở xa,... Để thực hiện được chủ trương này, cần chuẩn bị cơ sở hạ tầng số bảo đảm các điều kiện an toàn và an ninh mạng. Xây dựng khung pháp lý cho hoạt động công chứng trên môi trường điện tử, như: dữ liệu công chứng, hồ sơ công chứng, chữ ký, con dấu điện tử của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng, chuẩn hóa thủ tục hành chính công chứng trên môi trường điện tử, xác định điều kiện bảo đảm năng lực chủ thể tham gia giao kết hợp hợp đồng, giao dịch,...