Tuy nhiên, do các văn bản quy định của pháp luật thường xuyên thay đổi, nhiệm vụ tư pháp cấp xã ngày càng tăng, càng phức tạp, đòi hỏi công chức Tư pháp-Hộ tịch phải đầu tư rất nhiều thời gian để nghiên cứu văn bản pháp luật mới đáp ứng được yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ. Mặt khác một số cấp ủy đảng, chính quyền địa phương còn thiếu quan tâm đến công tác tư pháp, do đó qua công tác thanh tra, kiểm tra đã phát hiện một số vi phạm cụ thể như sau:
I. NHỮNG VI PHẠM TRONG LĨNH VỰC HỘ TỊCH
1. Những vi phạm về ghi chép sổ Hộ tịch theo quy định tại điều 68, điều 69 và điều 71 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005.
Do thiếu nghiên cứu các quy định về ghi chép sổ hộ tịch của Công chức Tư pháp-Hộ tịch một số cấp xã thuộc các huyện A Lưới, Nam Đông, Phú Lộc, Phú Vang, Hương Trà, Quảng Điền đã vi phạm các quy định tại điều 68, điều 69 và điều 71 NĐ 75/2005/NĐ-CP đó là:
- Theo quy định, vào ngày 31/12 hàng năm đều phải khóa sổ và việc khóa sổ phải do Công chức Tư pháp-Hộ tịch ghi rõ vào cuối trang, tổng số sự kiện hộ tịch đã đăng ký. Chủ tịch UBND cấp xã ký xác nhận và đóng dấu nhưng một số cấp xã chưa thực hiện nghiêm túc, thậm chí có một số đơn vị có thực hiện việc khóa sổ nhưng do công chức Tư pháp-Hộ tịch ký xác nhận là sai từ đó dẫn đến việc lấy số thứ tự từ năm trước sang năm sau, không lấy số thứ tự theo từng năm và không đóng giáp lai giữa các trang từ trang đầu đến trang cuối của các năm.
- Do một số công chức Tư pháp-Hộ tịch thiếu cẩn thận, cẩu thả nên khi tiếp nhận, giải quyết các việc đăng ký hộ tịch không vào sổ ngay, để nhiều trường hợp mới vào sổ dẫn đến tình trạng ngày đăng ký trước thì vào sổ sau, ngày đăng ký sau lại vào số trước. Ví dụ trường hợp đăng ký khai tử số thứ tự 27, đăng ký ngày 31/12/2010 nhưng vào sổ trước các số thứ tự 28, 29, 30, 31, 32 đăng ký khai từ ngày 30/12/2010, cũng chính nguyên nhân này dẫn đến việc chủ quan khi chừa trang trống để vào sổ các trường hợp tồn đọng chưa vào do đó tại sổ hộ tịch các loại còn bỏ trống nhiều trang liên tiếp.
- Công chức Tư pháp-Hộ tịch thực hiện chưa đúng theo quy định việc sửa chữa sai sót do ghi chép vào sổ hộ tịch, phải gạch bỏ sai sót, viết lại xuống dòng và phải thể hiện ở cột ghi chú rõ nội dung sửa chữa, họ tên, chữ ký người sửa chữa, ngày, tháng, năm sửa chữa, đóng dấu của UBND xã vào phần đã sửa chữa.
2. Những vi phạm về trình tự, thủ tục đăng ký các việc hộ tịch.
2.1. Vi phạm về đăng ký khai sinh theo quy định tại điều 15, điều 45 và điều 48 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005.
- Theo quy định tại điều 15 điều 48 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP thì người đi khai sinh phải nộp giấy chứng sinh do cơ sở y tế nơi trẻ em sinh ra cấp. Nếu trẻ em sinh ra ngoài cơ sở y tế thì được thay bằng văn bản xác nhận của người làm chứng. Trường hợp không có người làm chứng thì người đi khai sinh phải cam đoan về việc sinh là có thật. Tuy nhiên khi làm cam đoan việc sinh là có thật thì người cam đoan nêu lý do là trẻ em sinh ra tại Trung tâm y tế của huyện hoặc Trạm y tế của xã, nhưng giấy chứng sinh bị thất lạc, công chức Tư pháp - Hộ tịch vẫn tiếp nhận, đăng ký khai sinh,  không yêu cầu người đi khai sinh đến Trung tâm y tế, Trạm y tế nơi cấp giấy chứng sinh để xin cấp lần 2 hoặc tiến hành thẩm tra xác minh tại nơi sinh để xác định việc sinh, ngày tháng sinh chính xác của đứa trẻ. Việc làm này đã dẫn đến tình trạng đăng ký khai sinh sai ngày, tháng sinh của đứa trẻ, thậm chí tạo điều kiện cho việc cố tình làm sai lệch các sự kiện trên của người đi khai sinh. Nhiều trường hợp chỉ lưu bản phô tô giấy chứng sinh mà không lưu bản chính theo quy định.
- Một số vi phạm do thiếu cẩn thận không đối chiếu với giấy chứng sinh nên đã đăng ký về ngày, tháng, sinh của đứa trẻ sai với ngày tháng sinh tại giấy chứng sinh (ví dụ: cháu Trần Thị Yên Linh - sinh ngày 22/10/2008 tại giấy chứng sinh nhưng tại sổ đăng ký khai sinh thì sinh ngày 28/10/2008, trường hợp cháu Bùi Kim Ngân sinh ngày 26/5/2009 tại sổ đăng ký khai sinh là ngày 26/4/2009
- Một số trường hợp giấy chứng sinh đã bị tẩy xóa, sửa chữa tên của người mẹ hoặc ngày tháng năm sinh của trẻ nhưng vẫn cho đăng ký khai sinh, không yêu cầu người đi khai phải cung cấp giấy chứng sinh không bị tẩy xóa, sửa chữa hay tiến hành thẩm tra xác minh tại cơ sở y tế nơi đã cấp giấy chứng sinh đó trước khi cho đăng ký khai sinh.
- Rất nhiều trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ em nhưng không lưu một giấy tờ nào, chỉ thể hiện tại sổ đăng ký khai sinh.
- Theo quy định tại điều 48 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP quy định về đăng ký lại việc sinh thì những trường hợp đã đăng ký nhưng sổ bộ hộ tịch và bản chính giấy khai sinh đã mất, bị hư hỏng không sử dụng được thì mới cho đăng ký lại, trường hợp đăng ký lại tại cấp xã không phải nơi đương sự đã đăng ký khai sinh trước đây thì tờ khai phải có xác nhận của UBND cấp xã đã đăng ký còn sổ hộ tịch không (trừ trường hợp đương sự xuất trình được bản sao đã cấp hợp lệ trước đây). Trong quá trình thực hiện đối với một số trường hợp như đăng ký lại việc sinh của “Đặng Duy Vũ, sinh ngày 01/02/2004, Đặng Oanh, sinh ngày 28/3/2002 trước đây đã đăng ký tại UBND xã Phú Lộc thuộc tỉnh Đắc Lắc, nên UBND xã Phú Lộc đã xác nhận vào tờ khai đăng ký khai sinh vào các ngày 27/02/2004 ; 30/4/2002” và có chèn thêm dòng chữ khác với nét chữ đã xác nhận tại tờ khai “Hiện nay hồ sơ khai sinh gốc đã mất” không xác nhận hiện còn hay đã mất sổ đăng ký khai sinh lưu tại xã. Cả 2 trường hợp độ tuổi còn nhỏ sinh năm 2002, 2004 thì việc mất sổ đăng ký tại xã Phú Lộc không thể xảy ra, hơn nữa có thêm dòng chữ khác nét, đối với trường hợp này, công chức Tư pháp - Hộ tịch xã Vinh Hưng, Vinh Hải thuộc huyện Phú Lộc thấy rõ nhưng vẫn cho đương sự đăng ký lại khai sinh.
- Trường hợp đăng ký lại khai sinh của UBND xã Quảng Vinh, huyện Quảng Điền thiếu chặt chẽ, tại giấy CMND, hộ khẩu do đương sự cung cấp chỉ có năm sinh, không theo nguyên tắc nếu không có giấy tờ chứng minh ngày, tháng, năm sinh thì lấy theo ngày 01 tháng 01 chứ không tùy tiện lấy theo một ngày tháng sinh bất kỳ mà không có căn cứ để xác định ngày, tháng sinh như trên là đúng.
- Riêng đối với các xã được thanh tra thuộc huyện A Lưới nhận thấy công chức Tư pháp - Hộ tịch trình độ chuyên môn, nghiệp vụ yếu, thiếu nghiên cứu văn bản pháp luật, giải quyết rất tùy tiện. Đa số giải quyết hồ sơ đăng ký hộ tịch chỉ ghi vào sổ, không lưu trữ hồ sơ. Giải quyết đăng ký khai sinh quá hạn cho nhiều trường hợp mà trước đây đã đăng ký khai sinh tại xã và sổ hộ tịch vẫn còn lưu (nếu theo quy định chỉ cấp bản sao từ sổ khai sinh hoặc hướng dẫn cho đương sự đến phòng Tư pháp huyện để xin cấp lại bản chính giấy khai sinh).
- Một số cấp xã giải quyết cho đăng ký lại việc sinh chỉ lưu 1 tờ khai, ngoài ra không lưu loại giấy tờ nào khác. Có trường hợp lại có lưu thêm bản chính giấy khai sinh trước đây vào hồ sơ nhưng cấp giấy khai sinh sai với ngày, tháng sinh theo giấy khai sinh trước (ví dụ trường hợp ông Nguyễn Ngọc Hoàng được UBND xã Phong Hải cấp giấy khai sinh ngày 05/4/1990 thể hiện ngày, tháng, sinh của ông Hoàng là ngày 19/02/1979 nay cấp lại giấy khai sinh thì sinh ngày 15/5/1979). Trường hợp này đáng ra phải yêu cầu ông Nguyễn Ngọc Hoàng đến phòng Tư pháp huyện Phong Điền để xin cải chính ngày,tháng, sinh nếu ngày tháng sinh đó sai với ngày, tháng sinh thực tế.
- UBND xã Phong Thu, huyện Phong Điền giải quyết cho đăng ký lại khai sinh Dương Thị Kim Tuyến sinh năm 1990, Dương Văn Tân sinh năm 1992 và Dương Thị Thùy Trang sinh năm 1996. Trong khi những trường hợp này chưa đăng ký khai sinh lần đầu (theo nguyên tắc thì phải cho đăng ký khai sinh quá hạn chứ không thể cho đăng ký lại việc sinh).
2.2. Vi phạm về đăng ký kết hôn theo quy định tại điều 18 và điều 48 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.
- Theo quy định tại điều 18 và điều 48 NĐ 158/2005/NĐ-CP thì khi đăng ký kết hôn bên nam nữ nộp tờ khai (theo mẫu quy định) và xuất trình giấy CMND, nhưng trong quá trình giải quyết, UBND xã Lộc Điền huyện Phú Lộc lại yêu cầu đương sự làm thêm đơn xin đăng ký kết hôn, nếu không làm đơn thì làm theo mẫu Tờ khai xác nhận tình trạng hôn nhân. Việc yêu cầu này là thừa thủ tục không cần thiết đã gây phiền hà cho nhân dân.
- Một số đơn vị thiếu thận trọng đã sử dụng giấy xác nhận tình trạng hôn nhân quá thời hạn quy định tại khoản 1 điều 48 NĐ 158/2005/NĐ-CP, thậm chí có trường hợp cấp giấy chứng nhận kết hôn cho những trường hợp thường trú khác địa phương nhưng không lưu giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của địa phương nơi thường trú của người đó. Cũng có trường hợp cấp Giấy chứng nhận kết hôn cho đương sự trước ngày mà địa phương khác xác nhận tình trạng hôn nhân cho người ở địa phương họ (ví dụ trường hợp của bà Liểu, ông Bôn, ngày xác nhận độc thân của bà Liểu là 08/5/2008, ngày cấp chứng nhận kết hôn cho bà Liểu và ông Bôn là ngày 04/5/2008).
- Nghiêm trọng hơn đó là việc UBND xã Lộc Điền đã giải quyết cho đăng ký kết hôn của ông Lê Lai và bà Văn Thị Em trong khi bà Văn Thị Em đang tồn tại hôn nhân với ông Hồ Tấn Thành việt kiều Mỹ được UBND tỉnh Thừa Thiên - Huế cấp giấy chứng nhận kết hôn số 157 quyển 02 ngày 03/5/2007, theo quy định tại khoản 1 điều 20 luật Hôn nhân gia đình năm 2000 thì hủy việc kết hôn trái pháp luật của ông Lê Lai và bà Văn Thị Em phải do Tòa án nhân dân huyện Phú Lộc giải quyết. Căn cứ vào Quyết định của Tòa án huyện Phú Lộc, UBND xã Lộc Điền xóa việc đăng ký kết hôn tại sổ đăng ký kết hôn, thế nhưng khi phát hiện việc cấp giấy chứng nhận kết hôn sai, UBND xã Lộc Điền đã lập biên bản hủy việc kết hôn, xóa sổ đăng ký kết hôn. Chính vì vậy nên việc yêu cầu Tòa án nhân dân huyện Phú Lộc giải quyết là không thể được, cho nên phải vận dụng vào điểm d mục 2 NQ số 02/2000/NQ-HĐTP ngày 23/12/2000 của HĐTP Tòa án nhân dân tối cao hướng dẫn áp dụng một số quy định của luật hôn nhân gia đình năm 2000. Việc hủy kết hôn của UBND xã Lộc Điền là có vi phạm nhưng có thể chấp nhận được vì đến ngày 10/5/2010 Tòa án nhân dân tình Thừa Thiên - Huế đã xử cho bà Văn Thị Em được ly hôn với ông Hồ Tấn Thành Việt kiều Mỹ.
 Theo giấy giới thiệu của Công an huyện Nam Đông, giới thiệu ông Hồ Sĩ Đời và Hồ Sĩ Báu liên hệ với UBND xã để đăng ký kết hôn, không xác nhận tình trạng hôn nhân của 2 người theo quy định đối với cán bộ, chiến sĩ đang công tác trong lực lượng vũ trang. Tuy nhiên, UBND xã Hương Sơn, huyện Nam Đông vẫn cấp giấy chứng nhận kết hôn cho hai trường hợp trên.
2.3. Vi phạm về đăng ký khai tử theo quy định tại điều 19, 20, 21 điều 47 và điều 48 Nghị định 158/2005/NĐ-CP.
Theo quy định tại điều 19 về thẩm quyền đăng ký khai tử là UBND xã nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc đăng ký khai tử. Nếu không xác định được nơi cư trú cuối cùng thì UBND cấp xã nơi người đó chết thực hiện việc đăng ký khai tử. Tuy nhiên, một số cấp xã vẫn đăng ký khai tử cho những trường hợp người chết trước đây có đăng ký thường trú tại địa phương đã chuyển đến địa phương khác sinh sống và chết tại địa phương nơi người đó đang cư trú.
Thời hạn đi khai tử là 15 ngày thế nhưng có rất nhiều trường hợp chết đã lâu, có trường hợp chết từ những năm 1973 về trước nhưng vẫn cấp giấy chứng tử đúng hạn và rất cụ thể phút, giờ, ngày, tháng, năm chết mà đáng ra những trường hợp này chỉ cần xác nhận đã chết, những trường hợp này  thì phải cho đăng ký khai tử quá hạn mới đúng quy định tại điều 45 NĐ 158/NĐ-CP.
- Đa số cấp xã cấp giấy chứng tử không lưu loại giấy tờ nào theo quy định nên không thể kiểm tra việc giải quyết đúng hay sai được (UBND xã Quảng Ngạn, huyện Quảng Điền; UBND các xã Hồng Bắc, Hồng Thượng, Hồng Vân, Hồng Thủy huyện A Lưới; UBND xã Phong Mỹ huyện Phong Điền, UBND xã Vinh Hưng, thị trấn Lăng Cô huyện Phú Lộc...).
2.4. Vi phạm về thay đổi, cải chính hộ tịch theo quy định tại điều 36, 37, điều 39 và điều 40 Nghị định 158/2005/NĐ-CP.
- Theo khoản 1 điều 36: “Thay đổi họ tên chữ đệm đã được đăng ký đúng trong sổ đăng ký khai sinh và bản chính giấy khai sinh...”
- Khoản 2 điều 36: “Cải chính những nội dung đã được đăng ký trong sổ đăng ký khai sinh và bản chính giấy khai sinh nhưng có sai sót trong khi đăng ký.
- Khoản 1 điều 37: “UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người dưới 14 tuổi”.
- Khoản 2 điều 37: “UBND cấp Huyện mà trong địa bàn của huyện đó đã đăng ký khai sinh trước đây có thẩm quyền giải quyết cho việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người đủ 14 tuổi trở lên.
Quy định của NĐ 158 rất rõ ràng như thế song trong quá trình thực hiện còn xảy ra sai sót rất lớn, nhất là các xã thuộc các huyện A Lưới, Phú Vang, Phong Điền. Việc thực hiện thay đổi, cải chính rất tùy tiện, thiếu chính xác. Thiết lập hồ sơ đơn giản, thu thập chứng cứ sơ sài, thậm chí không có cơ sở chứng cứ để chứng minh việc thay đổi, cải chính là đúng. Quá trình giải quyết thiếu phối hợp với các cơ quan có liên quan như Công an, ngành giáo dục các cấp dẫn đến tình trạng sau khi ban hành quyết định cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch, các cơ quan liên quan không đồng tình, phản ứng quyết liệt, không thực hiện theo quyết định đó. 
Từ kết quả thanh tra, UBND tỉnh đã ủy quyền cho Giám đốc sở Tư Pháp ban hành quyết định thu hồi 5 trường hợp (huyện Phong Điền 1, huyện Phú Vang 1 và huyện A Lưới 3).
Ngoài những trường hợp đã giải quyết trên, còn tồn tại một số vi  phạm cụ thể như: Nhiều cấp xã giải quyết cho thay đổi cải chính hộ tịch sai thẩm quyền (ví dụ UBND xã Phong Hòa cho phép thay đổi cải chính đối với bà Nguyễn Thị Chi sinh năm 1973); ban hành quyết định cho phép thay đổi cải chính hộ tịch nhưng thiếu ghi số, ngày, tháng, năm ban hành; hồ sơ lưu trữ thiếu thủ tục, thậm chí không lưu hồ sơ (UBND một số xã thuộc huyện A Lưới) không lưu quyết định cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch vào hồ sơ (huyện Phú Lộc) không lưu bản phô tô giấy khai sinh đã được cho phép thay đổi cải chính và thiếu ghi chú vào cột ghi chú của sổ đăng ký khai sinh. Theo quy định tại điều 40 NĐ 158/2005/NĐ-CP, khi giải quyết cho phép thay đổi cải chính hộ tịch phải gửi thông báo đến cấp huyện nếu cấp xã thực hiện và ngược lại gửi cấp xã nếu cấp huyện thực hiện nhưng nhiều đơn vị không gửi. Mặt khác theo quy định tại Luật Lý lịch tư pháp, thì khi UBND các cấp quyết định cho phép thay đổi cải chính hộ tịch cần phải gửi lên cho sở Tư pháp 1 bản qua phòng Hành chính Tư pháp – Bổ trợ Tư pháp.
II. NHỮNG VI PHẠM TRONG LĨNH VỰC CHỨNG THỰC
Theo quy định tại khoản 1 điều 25 của NĐ 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000: UBND cấp xã thực hiện các việc sau: Chứng thực chữ ký trong giao dịch dân sự trong nước; chứng thực di chúc - văn bản từ chối nhận di sản; các việc khác theo quy định của pháp luật.
Theo quy định tại điều 4 khoản 2, điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, UBND cấp xã thực hiện: Cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005; chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.
Theo quy định tại điều 1 Thông tư số 04/2006/TTLT - BTP -BTNMT, UBND cấp xã thực hiện chứng thực các hợp đồng văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất.
Do công việc quá lớn, phức tạp, trình độ chuyên môn nghiệp vụ hạn chế, không có thời gian đầu tư nghiên cứu kỹ văn bản pháp luật. Bên cạnh đó, một số Công chức tư pháp - hộ tịch khi giải quyết công việc còn nể nang, tùy tiện, cẩu thả dẫn đến vi phạm trong lĩnh vực chứng thực khá nhiều, việc khắc phục thiếu sót khó thực hiện, để tạo kẽ hở cho việc tranh chấp, khiếu kiện xảy ra; một số cấp xã công tác chứng thực vẫn còn giao cho cán bộ văn phòng, cán bộ địa chính tham mưu.
1. Vi phạm trong công tác chứng thực theo quy định tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007:
- Đa số các đơn vị được kiểm tra, thanh tra thì việc chứng thực chữ ký trong giao dịch dân sự đều do cán bộ văn phòng UBND cấp xã tham mưu giải quyết nên chỉ vào sổ tiếp nhận của văn phòng không lưu hồ sơ, không thực hiện đúng mẫu lời chứng.
- Chứng thực bản sao từ bản chính nhưng thể hiện tại bản sao dòng chữ “nợ bản gốc”.
- Chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản thiết lập hồ sơ  thiếu giấy chứng nhận quyền sở hữu về tài sản, không có các giấy tờ chứng minh về nhân thân của người lập di chúc, văn bản từ chối nhận di sản (CMND, HK).
2. Vi phạm trong việc thực hiện các hợp đồng, văn bản quyền của người sử dụng đất theo quy định tại Thông tư số 04/2006/TTLT/ BTP-BTNMT ngày 13/6/2006
Theo quy định tại Khoản 1, Mục II Thông tư số 04/2006/TTLT/BTP- BTNMT, hồ sơ yêu cầu chứng thực bao gồm các loại giấy tờ: Phiếu yêu cầu chứng thực, bản hợp đồng, văn bản về bất động sản, bản sao giấy CMND, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở, nếu những trường hợp chưa có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì phải có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại Khoản 1, 2 và 5 Điều 50 Luật đất đai năm 2003 hoặc có tên trong sổ địa chính, sổ đăng ký ruộng đất thì phải có xác nhận bằng văn bản (bản sao) của UBND cấp xã nơi có đất. Ngoài các giấy tờ trên tùy theo từng loại hợp đồng, văn bản phải có thêm các loại giấy tờ: Bản sao giấy chứng tử của người để lại di sản, người được hưởng di sản đã chết tại thời điểm hưởng di sản, giấy tờ chứng minh mối quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản (giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn) đối với các hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế, thế chấp, góp vốn.
Pháp luật quy định về hồ sơ chúng thực rất rõ ràng, cụ thể nhưng quá trình thực hiện còn tùy tiện, nể nang, thiếu nghiên cứu văn bản nên thực hiện việc chứng thực loại này còn nhiều vi phạm, cụ thể như sau:
- Đối với hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất: Một số cấp xã thuộc các huyện A Lưới, Phú Lộc, Quảng Điền, Phú Vang, thiết lập hồ sơ thiếu nhiều thủ tục cụ thể: Không có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy CMND, hộ khẩu của bên chuyển nhượng và bên nhận chuyển nhượng tại bản hợp đồng không ghi giá trị chuyển nhượng, phương thức thanh toán, diện tích chuyển nhượng. Đối với hồ sơ chuyển nhượng một phần diện tích thiếu đơn xin tách thửa, biên bản phân thửa. Đối với hồ sơ chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền trên đất nhưng không có giấy tờ chứng minh về tài sản gắn liền trên đất. Một số hợp đồng chuyển nhượng chỉ thể hiện một người cả bên chuyển nhượng, bên nhận chuyển nhượng nhưng không có giấy chứng nhận độc thân nếu còn độc thân, giấy chứng nhận tử nếu một bên đã chết, bản án ly hôn.
- Đối với hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất: Nội dung của bản hợp đồng thể hiện vừa thế chấp quyền sử dụng đất vừa thế chấp nhà ở nhưng hồ sơ không có giấy tờ về nhà ở, bên thế chấp thể hiện hai người nhưng chỉ có một trong hai người ký tên tại bản hợp đồng. Một số hợp đồng chứng thực thế chấp lần sau nhưng chưa giải ngân thế chấp lần trước.
- Đối với hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất: Một số cấp xã không rõ là do cẩu thả hay không biết mà đã sử dụng mẫu hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất để thực hiện hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất. Phần tài sản tặng cho không phù hợp với giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cụ thể Thửa đất số 269, tờ bản đồ số 07, diện tích 1020m2 nhưng tại hợp đồng tặng cho thể hiện thửa đất số 822, tờ bản đồ số 14, diện tích 133m2, không có biên bản tách thửa. Một số đơn vị thực hiện chứng thực chữ ký đối với hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất gắn với nhà ở là trái với quy định tại Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT/ BTP-BTNMT.
- Đối với hồ sơ về văn bản phân chia, khai nhận di sản thừa kế theo pháp luật: Đa số làm đều bỏ sót đối tượng thừa kế thuộc hàng thừa kế thứ nhất (cha mẹ cả hai bên), thiếu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy chứng nhận sở hữu tài sản hoặc một trong các giấy tờ về quyền sử dụng đất theo quy định tại Khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật đất đai năm 2003, không có giấy chứng tử hoặc giấy xác nhận tử của người để lại tài sản, không có giấy tờ chứng minh mối quan hệ giữa người để lại tài sản với người được hưởng tài sản.
- Đối với giấy ủy quyền: Một số đơn vị thực hiện chứng thực chữ ký với giấy ủy quyền có dung liên quan đến bất động sản là trái với quy định tại điều 115 Nghị định 181/2004/NĐ-CP ngày 29/11/2004 (ví dụ Bà Trần Thị Kim Nhung từ chối nhận di sản thừa kế do cha mẹ cho anh trai là ông Trần Quang Minh).
III. NHỮNG BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC:
Qua những vi phạm đã nêu trên xin đề xuất một số biện pháp nhằm chấn chỉnh, khắc phục sau đây:
1. Đối với UBND cấp huyện :
 Về công tác tổ chức: Cần chú trọng đến đội ngũ Công chức tư pháp -hộ tịch cấp xã, bố trí công chức tư pháp – hộ tịch phải có bằng Trung cấp luật trở lên, có kinh nghiệm, nhiệt tình trong công việc, chịu khó nghiên cứu văn bản pháp luật khi đó mới tham mưu tốt cho lãnh đạo chính quyền địa phương.
Tạo điều kiện bố trí kinh phí để Phòng Tư pháp cấp huyện thường xuyên tổ chức tập huấn các văn bản pháp luật mới, nhất là các văn bản phục vụ cho công tác tư pháp đối với đội ngũ Lãnh đạo và Công chức tư pháp – hộ tịch cấp xã. 
Sau khi có Kết luận thanh tra ban hành phải chỉ đạo Phòng Tư pháp cấp huyện kiểm tra việc khắc phục, sửa chữa những thiếu sót tại kết luận đã nêu và phải có báo cáo bằng văn bản để theo dõi.
2. Đối với phòng Tư pháp cấp huyện:
Hằng năm phải xây dựng kế hoạch kiểm tra các xã thuộc huyện mình quản lý trừ những đơn vị đã được Sở Tư pháp thanh tra để kịp thời uốn nắn, chấn chỉnh những vi phạm. Quá trình thực hiện việc thực hiện việc kiểm tra phải nghiên cứu kỹ các quy định của pháp luật để chỉ ra được những vi phạm và yêu cầu khắc phục nghiêm túc.
Nâng cao chất lượng các cuộc họp giao ban, thông qua các cuộc họp nêu lên những vi phạm, thiếu sót qua kiểm tra của Phòng, thanh tra của Sở để bàn biện pháp khắc phục, hướng dẫn thêm nghiệp vụ có như thế công tác tư pháp cấp xã mới hạn chế được những vi phạm các quy định của pháp luật.
Chủ trì, phối hợp với các đơn vị được thanh tra thực hiện nghiêm túc các Kết luận thanh tra, tìm biện pháp khắc phục, bổ sung những hồ sơ vi phạm.
3. Đối với UBND cấp xã:
Quan tâm hơn, chú trọng hơn nữa đến công tác tư pháp địa phượng, đầu tư trang thiết bị, phương tiện làm việc nhằm tạo điều kiện cho công chức tư pháp - hộ tịch hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Bố trí công chức tư pháp - hộ tịch đúng tiêu chuẩn, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình, chịu khó nghiên cứu để thực hiện tốt công tác tư pháp địa phương, không vì tình cảm riêng tư mà bố trí những Công chức tư pháp- hộ tịch chưa có bằng cấp, không đủ tài, đức thực hiện công tác này.
Thường xuyên nhắc nhở Công chức tư pháp- hộ tịch quá trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ đăng ký hộ tịch, chứng thực phải căn cứ vào văn bản pháp luật để tham mưu. Kiểm tra kỹ và đối chiếu các văn bản có liên quan đến các loại hồ do Công chức tư pháp- hộ tịch trình trước khi ký.
Nghiêm túc rút kinh nghiệm, chỉ đạo công chức tư pháp- hộ tịch sửa chữa những vi phạm, thiếu sót tại các kết luận thanh tra, kiểm tra do Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp ban hành và phải có báo cáo bằng văn bản về việc sửa chữa đó.
4. Đối với Công chức tư pháp – hộ tịch:
Luôn cập nhật, nghiên cứu các văn bản thuộc lĩnh vực mình tham mưu như: Luật đất đai năm 2003 và các văn bản hướng dẫn thi hành; Bộ luật dân sự năm 2005; Nghị định 158/ 2005/NĐ-CP; Nghị định 79/200NĐ-CP; Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT/BTP-BTNMT và các văn bản hướng dẫn thi hành các Nghị định, Thông tư trên.
 Tiếp nhận, giải quyết hồ sơ các loại phải căn cứ vào quy định của pháp luật để nghiên cứu, vận dụng cho đúng trước khi tham mưu lãnh đạo giải quyết. Cập nhật hồ sơ trước khi đưa vào lưu trữ phải cẩn thận rà soát lại từng hồ sơ, từng loại việc và phải lưu theo thời gian giải quyết.
Phải ghi chép vào sổ ngay những sự kiện mình đã giải quyết theo từng loại việc, từng loại sổ, nhằm hạn chế tình trạng bị thất lạc hồ sơ, nhầm lẫn các sự kiện, hồ sơ giải quyết trước vào sổ sau và ngược lại, bỏ trống nhiều khoản, nhiều trang trong sổ hộ tịch.
Chủ động, nghiêm túc tìm biện pháp khắc phục những thiếu sót vi phạm do quá trình thanh tra, kiểm tra phát hiện.
Trên đây là những thiếu sót, vi phạm qua công tác thanh tra, kiểm tra mà Thanh tra Sở đã thực hiện đối với cấp xã trong toàn tỉnh những năm qua và nêu lên một số biện pháp nhằm khắc phục, hạn chế những thiếu sót như trên trong thời gian đến, để Công chức tư pháp - hộ tịch nghiên cứu thực hiện nhằm đưa công tác tư pháp địa phương đi vào hoạt động có nề nêp, có chất lượng, hiệu quả./.