Thực hiện Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, trong thời gian qua, các ngành các địa phương đã có nhiều nỗ lực trong việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động quản lý điều hành, đặc biệt là trao đổi văn bản điện tử qua hệ thống các phần mềm dùng chung của tỉnh và hệ thống thư điện tử công vụ. Tuy nhiên, việc sử dụng văn bản điện tử tại các cơ quan, đơn vị chưa tận dụng hiệu quả các điều kiện hiện có để thực sự tạo nên môi trường làm việc hiện đại, hiệu quả, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí, thời gian. Nhằm khắc phục những tồn tại nêu trên và tiếp tục tăng cường ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước; phát huy hiệu quả chỉ đạo, điều hành qua môi trường mạng; thúc đẩy cải cách hành chính và nâng cao chỉ số mức độ sẵn sàng ứng dụng CNTT, ngày 26/12/2014 UBND tỉnh đã ban hành Chỉ thị số 77/2014/CT-UBND về việc tăng cường trao đổi văn bản điện tử và ứng dụng chữ ký số trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.
Theo đó, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu các sở, ban, ngành cấp tỉnh; UBND các huyện, thị xã và thành phố Huế; UBND các phường, xã, thị trấn có trách nhiệm: Sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ (… @thuathienhue.gov.vn) để trao đổi các loại văn bản sau đây trong nội bộ mỗi cơ quan: Giấy mời họp nội bộ; tài liệu phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo; thông báo chung của cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc.
Các CQNN đã được trang bị hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải sử dụng hệ thống này để trao đổi các thông tin: Thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; lịch công tác cơ quan; các chương trình, kế hoạch của cơ quan;
Sử dụng hiệu quả hệ thống thư điện tử công vụ hoặc hệ thống quản lý văn bản và điều hành để gửi, nhận văn bản hành chính giữa các cơ quan nhà nước với nhau, hoặc với các cơ quan khác.
Mỗi cán bộ, công chức, viên chức chỉ đăng ký và sử dụng duy nhất một hộp thư điện tử công vụ tên miền thuathienhue.gov.vn để trao đổi văn bản điện tử trong công việc. Nghiêm cấm việc sử dụng các hộp thư có tên miền khác nhau như hotmail.com, yahoo.com… trong giao dịch công vụ.
Chỉ thị còn yêu cầu các loại văn bản sau đây gửi, nhận bằng văn bản điện tử áp dụng chữ ký số và gửi qua mạng, không gửi văn bản giấy (trừ văn bản mật): Giấy mời họp, thư mời, giấy triệu tập họp; báo cáo tháng, quý, 06 tháng và các báo cáo theo yêu cầu; các văn bản gửi các cơ quan để biết, để phối hợp… Các văn bản sau đây được ký số khi đưa lên cổng, trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị (trừ văn bản mật): lịch công tác, các văn bản pháp quy, văn bản chỉ đạo, điều hành. Ngoài ra, tùy theo yêu cầu, các cơ quan, đơn vị xem xét quy định thêm các loại văn bản khác để áp dụng chữ ký số, gửi qua mạng, không gửi văn bản giấy trong nội bộ của cơ quan, đơn vị mình.
Ngoài những nhiệm vụ chung nêu trên, Chị thị số 77/2014/CT-UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh cũng đã giao nhiệm vụ cụ thể đến từng cơ quan, đơn vị như Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng UBND tỉnh, Sở Nội vụ, Cổng thông tin điện tử tỉnh, các cơ quan phát thanh, truyền hình, báo chí trên địa bàn tỉnh./.