Luật Trợ giúp pháp lý năm 2017 và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành chưa nêu khái niêm “vụ việc trợ giúp pháp lý”. Qua các quy định pháp luật, có thể xác định vụ việc trợ giúp pháp lý được bắt đầu từ khi thụ lý vụ việc trợ giúp pháp lý đến khi kết thúc vụ việc trợ giúp pháp lý.

1. Thụ lý vụ việc trợ giúp pháp lý

Yêu cầu trợ giúp pháp lý chỉ được thụ lý khi có vụ việc cụ thể liên quan trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của người được trợ giúp pháp lý quy định tại Điều 7 và phù hợp với quy định của Luật Trợ giúp pháp lý[1].

Trong đó, cần xác định yêu cầu trợ giúp pháp lý[2] là của người yêu cầu trợ giúp pháp lý (phải nộp đơn và người yêu cầu trợ giúp pháp lý, giấy tờ, tài liệu có liên quan), không phải từ chỉ định, văn bản của cơ quan, tổ chức nào. Ngoài ra, trường hợp người bị bắt, người bị tạm giữ, bị can, bị cáo, người bị hại là người được trợ giúp pháp lý theo quy định của pháp luật về tố tụng thì trong thời hạn 12 giờ kể từ thời điểm nhận được yêu cầu trợ giúp pháp lý của người bị bắt, người bị tạm giữ hoặc trong thời hạn 24 giờ kể từ thời điểm nhận được yêu cầu trợ giúp pháp lý của bị can, bị cáo, người bị hại là người được trợ giúp pháp lý theo quy định của pháp luật về tố tụng, cơ quan, người có thẩm quyền tiến hành tố tụng có trách nhiệm thông báo cho Trung tâm trợ giúp pháp lý nhà nước tại địa phương[3]. 

Thủ tục thụ lý vụ việc trợ giúp pháp lý được thực hiện khi yêu cầu trợ giúp pháp lý đủ điều kiện thụ lý (bao gồm trường hợp thụ lý ngay) thì tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý, Chi nhánh của Trung tâm (sau đây viết tắt là Chi nhánh) vào Sổ thụ lý, theo dõi vụ việc trợ giúp pháp lý (theo Mẫu); thời điểm thụ lý được tính từ khi vụ việc trợ giúp pháp lý được ghi vào Sổ thụ lý, theo dõi vụ việc trợ giúp pháp lý[4].

2. Thực hiện trợ giúp pháp lý

Khi thực hiện trợ giúp pháp lý, trước hết, cần xác định đúng lĩnh vực, hình thức trợ giúp pháp lý phù hợp với nội dung yêu cầu trợ giúp pháp lý của người yêu cầu trợ giúp pháp lý. Theo đó, trợ giúp pháp lý được thực hiện trong các lĩnh vực pháp luật, trừ lĩnh vực kinh doanh, thương mại. Có 03 hình thức trợ giúp pháp lý bao gồm: Tham gia tố tụng; tư vấn pháp luật; đại diện ngoài tố tụng[5].

- Tham gia tố tụng[6]: Trợ giúp viên pháp lý, luật sư thực hiện trợ giúp pháp lý tham gia tố tụng với tư cách là người bào chữa hoặc người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho người được trợ giúp pháp lý theo quy định.

Đối với tố tụng hình sự: Theo quy định tại Điều 72, 83, 84 Bộ luật Tố tụng hình sự năm 2015 (được sửa đỏi, bổ sung năm 2021), trợ giúp viên tham gia với tư cách là người bào chữa hoặc người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người bị tố giác, người bị kiến nghị khởi tố hoặc người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của bị hại, đương sự; thực hiện các quyền và nghĩa vụ tương ứng theo quy định. Người bào chữa tham gia tố tụng từ khi khởi tố bị can.Trường hợp bắt, tạm giữ người thì người bào chữa tham gia tố tụng từ khi người bị bắt có mặt tại trụ sở của Cơ quan điều tra, cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra hoặc từ khi có quyết định tạm giữ[7].

Đối với tố tụng dân sự: theo quy định tại Điều 75 Bộ luật tố tụng dân sự năm 2015, trợ giúp viên tham gia với vai trò người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự (theo Điều 68 Bộ luật tố tụng dân sự năm 2015, đương sự trong vụ án dân sự là cơ quan, tổ chức, cá nhân bao gồm nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan).

- Tư vấn pháp luật[8]: Người thực hiện trợ giúp pháp lý tư vấn pháp luật cho người được trợ giúp pháp lý bằng việc hướng dẫn, đưa ra ý kiến, giúp soạn thảo văn bản liên quan đến tranh chấp, khiếu nại, vướng mắc pháp luật; hướng dẫn giúp các bên hòa giải, thương lượng, thống nhất hướng giải quyết vụ việc.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày thụ lý vụ việc hoặc nhận đủ các giấy tờ, tài liệu cần bổ sung, người thực hiện trợ giúp pháp lý có trách nhiệm nghiên cứu và trả lời bằng văn bản cho người được trợ giúp pháp lý; đối với vụ việc phức tạp hoặc cần có thời gian để xác minh thì có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày, trừ trường hợp có thỏa thuận khác với người được trợ giúp pháp lý.

Trường hợp yêu cầu trợ giúp pháp lý là vướng mắc pháp luật đơn giản thì người tiếp nhận hướng dẫn, giải đáp, cung cấp thông tin pháp luật ngay cho người được trợ giúp pháp lý. Việc hướng dẫn, giải đáp, cung cấp thông tin pháp luật trong trường hợp này do người tiếp nhận yêu cầu trợ giúp pháp lý thực hiện ngay cho người được trợ giúp pháp lý, không lập thành hồ sơ và được thống kê thành việc trợ giúp pháp lý trong Sổ thực hiện việc trợ giúp pháp lý[9].

- Đại diện ngoài tố tụng[10]: Trợ giúp viên pháp lý, luật sư thực hiện trợ giúp pháp lý đại diện ngoài tố tụng cho người được trợ giúp pháp lý trước cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày thụ lý vụ việc trợ giúp pháp lý, tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý có trách nhiệm cử người đại diện ngoài tố tụng cho người được trợ giúp pháp lý. Việc cử người đại diện ngoài tố tụng phải được lập thành văn bản và gửi cho người được trợ giúp pháp lý.

3. Kết thúc vụ việc trợ giúp pháp lý

 Theo quy định tại Điều 10 Thông tư số 12/2018/TT-BTP ngày 28/8/2018 Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn một số hoạt động nghiệp vụ trợ giúp pháp lý và quản lý chất lượng vụ việc trợ giúp pháp lý, quy định vụ việc trợ giúp pháp lý kết thúc khi thuộc một trong các trường hợp sau đây:

(1) Thực hiện xong yêu cầu hợp pháp của người được trợ giúp pháp lý theo hình thức trợ giúp pháp lý thể hiện trong đơn yêu cầu trợ giúp pháp lý.

Tương ứng với 03 hình thức trợ giúp pháp lý (tham gia tố tụng; tư vấn pháp luật; đại diện ngoài tố tụng), sản phẩm thể hiện sự hoàn thành yêu cầu trợ giúp pháp lý thể hiện qua tài liệu thể hiện việc kết thúc quá trình tố tụng: kết luận điều tra (Việc điều tra kết thúc khi Cơ quan điều tra ra bản kết luận điều tra đề nghị truy tố hoặc ra bản kết luận điều tra và quyết định đình chỉ điều tra[11]); bản án, quyết định của Tòa án; văn bản tư vấn pháp luật (trường hợp hướng dẫn, giải đáp, cung cấp thông tin pháp luật trong trường hợp này do người tiếp nhận yêu cầu trợ giúp pháp lý thực hiện ngay cho người được trợ giúp pháp lý, không lập thành hồ sơ); Văn bản giải quyết vụ việc của cơ quan có thẩm quyền hoặc văn bản thể hiện kết quả việc đại diện ngoài tố tụng và bản báo cáo về những công việc đã thực hiện và kết quả đạt được trong phạm vi đại diện ngoài tố tụng có chữ ký, ghi rõ họ tên của người thực hiện trợ giúp pháp lý.

(2) Thuộc một trong các trường hợp không tiếp tục thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý quy định tại khoản 1 Điều 37 của Luật Trợ giúp pháp lý, cụ thể:

a) Trường hợp phải từ chối theo quy định tại khoản 3 Điều 30 của Luật Trợ giúp pháp lý, cụ thể: i) Yêu cầu trợ giúp pháp lý không đáp ứng quy định là chỉ được thụ lý khi có vụ việc cụ thể liên quan trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của người được trợ giúp pháp lý  và phù hợp với quy định của Luật Trợ giúp pháp lý; ii) Yêu cầu trợ giúp pháp lý có nội dung trái pháp luật; iii) Người được trợ giúp pháp lý đã chết; iv) Vụ việc đang được một tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý khác thụ lý, giải quyết).

b) Người được trợ giúp pháp lý thực hiện một trong các hành vi bị nghiêm cấm;

c) Người được trợ giúp pháp lý rút yêu cầu trợ giúp pháp lý. Về thủ tục, người được trợ giúp pháp lý có nguyện vọng rút yêu cầu trợ giúp pháp lý thì làm đơn rút yêu cầu trợ giúp pháp lý theo Mẫu và gửi tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý hoặc Chi nhánh hoặc người thực hiện trợ giúp pháp lý. Khi nhận được đơn rút yêu cầu trợ giúp pháp lý, tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý hoặc Chi nhánh hoặc người thực hiện trợ giúp pháp lý trả lời ngay bằng văn bản về việc không tiếp tục thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý[12].

(3) Bị đình chỉ theo quy định của pháp luật. Theo quy định của Bộ luật tố tụng hình sự năm 2015, việc đình chỉnh có thể xảy ra ở giai đoạn kết thúc điều tra với việc ban hành Kết luận điều tra và quyết định đình chỉ điều tra[13]. Đình chỉ vụ án ở giai đoạn truy tố: Viện kiểm sát quyết định không truy tố và ra quyết định đình chỉ vụ án (Trường hợp vụ án có nhiều bị can mà căn cứ đình chỉ vụ án không liên quan đến tất cả các bị can thì quyết định đình chỉ vụ án đối với từng bị can)[14]. Đình chỉ vụ án ở giai đoạn xét xử: Thẩm phán chủ tọa phiên tòa ra quyết định đình chỉ vụ án khi thuộc một trong các trường hợp theo quy định[15]. Đình chỉ xét xử[16].

4. Hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý

Tương ứng với các trường hợp kết thúc vụ việc trợ giúp pháp lý và 3 hình thức trợ giúp pháp lý, hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý bao gồm các giấy tờ theo quy định tại Điều 11 Thông tư số 12/2018/TT-BTP ngày 28 tháng 8 năm 2018 Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư hướng dẫn một số hoạt động nghiệp vụ trợ giúp pháp lý và quản lý chất lượng vụ việc trợ giúp pháp lý.

a) Hồ sơ vụ việc tham gia tố tụng bao gồm:

- Các giấy tờ, tài liệu yêu cầu trợ giúp pháp lý: Đơn yêu cầu trợ giúp pháp lý; giấy tờ chứng minh là người được trợ giúp pháp lý; các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến vụ việc trợ giúp pháp lý.

- Quyết định cử người thực hiện trợ giúp pháp lý; quyết định thay đổi người thực hiện trợ giúp pháp lý (nếu có);

- Bản bào chữa hoặc bản bảo vệ quyền lợi cho người được trợ giúp pháp lý có chữ ký, ghi rõ họ tên của người thực hiện trợ giúp pháp lý;

- Bản chính hoặc bản sao kết luận điều tra, bản cáo trạng, bản án, quyết định; văn bản tố tụng khác liên quan đến vụ việc trợ giúp pháp lý do cơ quan tiến hành tố tụng cấp;

- Văn bản thông báo không tiếp tục thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý (nếu có);

- Giấy tờ, tài liệu khác thể hiện quá trình thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý;

- Phiếu lấy ý kiến người được trợ giúp pháp lý hoặc người thân thích của họ.

b) Hồ sơ vụ việc tư vấn pháp luật bao gồm:

- Các giấy tờ, tài liệu yêu cầu trợ giúp pháp lý;

- Văn bản thông báo không tiếp tục thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý (nếu có);

 - Giấy tờ, tài liệu khác thể hiện quá trình thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý;

- Văn bản tư vấn pháp luật có chữ ký, ghi rõ họ tên của người thực hiện trợ giúp pháp lý.

c) Hồ sơ vụ việc đại diện ngoài tố tụng bao gồm:

- Các giấy tờ, tài liệu yêu cầu trợ giúp pháp lý: Đơn yêu cầu trợ giúp pháp lý; giấy tờ chứng minh là người được trợ giúp pháp lý; các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến vụ việc trợ giúp pháp lý.

- Quyết định cử người thực hiện trợ giúp pháp lý; quyết định thay đổi người thực hiện trợ giúp pháp lý (nếu có);

- Văn bản thông báo không tiếp tục thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý (nếu có);

- Giấy tờ, tài liệu khác thể hiện quá trình thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý;

- Phiếu lấy ý kiến người được trợ giúp pháp lý hoặc người thân thích của họ.

- Văn bản giải quyết vụ việc của cơ quan có thẩm quyền hoặc văn bản thể hiện kết quả việc đại diện ngoài tố tụng;

- Bản báo cáo về những công việc đã thực hiện và kết quả đạt được trong phạm vi đại diện ngoài tố tụng có chữ ký, ghi rõ họ tên của người thực hiện trợ giúp pháp lý.

  Tóm lại, để xác định vụ việc trợ giúp pháp lý cần căn cứ vào các yếu tố cơ bản: được bắt đầu khi thụ lý vụ việc, thực hiện trợ giúp pháp lý trên cơ sở phạm vi yêu cầu trợ giúp pháp lý, kết thúc khi hoàn thành yêu cầu trợ giúp pháp lý hoặc thuộc một trong các trường hợp không tiếp tục thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý hoặc bị đình chỉ theo quy định của pháp luật. Quá trình này phải được thể hiện đầy đủ qua hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý./.