1. Hồ sơ thừa kế di sản là quyền sử dụng đất phải có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất

Theo quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật công chứng 2014, hồ sơ yêu cầu công chứng được lập thành một bộ, gồm các giấy tờ sau đây:

a) Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;

b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

c) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;

d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

đ) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

Theo quy định tại Điều 57 và Điều 58 Luật Công chứng năm 2014, khi công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản hoặc văn bản khai nhận di sản, mà di sản là quyền sử dụng đất thì trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất của người để lại di sản đó.

Như vậy, khi nộp hồ sơ để làm thủ tục lập Văn bản khai nhận di sản hoặc lập Văn bản thỏa thuận phân chia di sản là quyền sở hữu tài sản/quyền sử dụng đất thì một trong số những loại giấy tờ phải cung cấp đó là Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản/quyền sử dụng đất (bản sao y hoặc bản fotocopy kèm theo bản chính để đối chiếu).

Trong trường hợp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bị mất thì có các quan điểm giải quyết như sau:

(1) Các đồng thừa kế hoặc đại diện đồng thừa kế làm văn bản thông báo mất Giấy chứng nhận gửi UBND và Công an phường/xã nơi mất xác nhận. Sau đó liên hệ cơ quan đăng ký đất đai nơi có đất xin xác nhận người đứng tên trên Giấy chứng nhận. Đây chính là “giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng” (điểm d khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng 2014 đã viện dẫn ở trên).

(2) Lập văn bản cử người đại diện đi cấp lại Giấy chứng nhận bị mất (trong đó có nội dung cử người đại diện các thừa kế khác thay người để lại di sản để đứng tên trên Giấy chứng nhận). Thực hiện thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận bị mất lại theo bước: Trình báo việc mất Giấy chứng nhận tại cơ quan Công an, xin xác nhận đã trình báo, Thông báo tới UBND cấp xã, phường nơi có đất để niêm yết 15 ngày và nhận xác nhận đã niêm yết và không có đơn thư hoặc thông tin người nào đang quản lý Giấy chứng nhận. Sau khi có Giấy chứng nhận cấp lại cho người đại diện thì thực hiện thủ tục phân chia di sản thừa kế.

(3) Đề nghị trích lục bản đồ địa chính của thửa đất.

Đối với trường hợp (1) và (2) cần phân tích rõ thêm: Việc cung cấp Giấy chứng nhận là để làm thủ tục phân chia di sản thừa kế/khai nhận di sản thừa kế, nghĩa là về mặt pháp lý chưa xác định đầy đủ, chính xác người thừa kế. Do đó, không có cơ sở để nhân danh “các đồng thừa kế hoặc đại diện đồng thừa kế” thực hiện các thủ tục này. Mặt khác, theo quy định tại điểm k khoản 1 Điều 99 Luật Đất đai 2013 thì người sử dụng đất mới được đề nghị cấp đổi hoặc cấp lại Giấy chứng nhận bị mất, người sử dụng đất trong trường hợp này đã chết.

2. Thủ tục trích lục bản đồ địa chính

Theo phân tích tại khoản 1 nêu trên, giải pháp phù hợp nhất là trích lục bản đồ địa chính.

- Theo Phụ lục số 13 ban hành kèm theo Thông tư 25/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về bản đồ địa chính thì trích lục bản đồ địa chính chứa những thông tin về thửa đất, gồm: (1) Số thứ tự thửa đất, tờ bản đồ, địa chỉ thửa đất (xã, huyện, tỉnh); (2) Diện tích thửa đất; (3) Mục đích sử dụng đất; (4) Tên người sử dụng đất và địa chỉ thường trú; (5)  Các thay đổi của thửa đất so với giấy tờ pháp lý về quyền sử dụng đất; (6) Bản vẽ thửa đất gồm: Sơ đồ thửa đất, chiều dài cạnh thửa.

- Điều 11 Thông tư số 34/2014/TT–BTNMT ngày 30/6/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường về xây dựng quản lý, khai thác hệ thống thông tin đất đai quy định khai thác dữ liệu thông qua phiếu yêu cầu hoặc văn bản yêu cầu. Theo đó, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác dữ liệu đất đai nộp phiếu yêu cầu hoặc gửi văn bản yêu cầu cho các cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai theo Mẫu số 01/PYC được ban hành kèm theo Thông tư này. Khi nhận được phiếu yêu cầu, văn bản yêu cầu hợp lệ của tổ chức, cá nhân, cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai thực hiện việc cung cấp dữ liệu cho tổ chức, cá nhân có yêu cầu khai thác dữ liệu. Trường hợp từ chối cung cấp dữ liệu thì phải có văn bản trả lời nêu rõ lý do. Việc khai thác dữ liệu thông qua phiếu yêu cầu hoặc văn bản yêu cầu được thực hiện theo các quy định của pháp luật.

Tại Mẫu số 01/PYC (Phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu đất đai), trong danh mục và nội dung dữ liệu cần cung cấp của Thửa đất có nội dung cần cung cấp thông tin là trích lục bản đồ.

- Ngoài ra, Điều 13 Thông tư số 34/2014/TT–BTNMTquy định những trường hợp không cung cấp dữ liệu, gồm: (1) Văn bản, phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu mà nội dung không rõ ràng, cụ thể; yêu cầu cung cấp dữ liệu thuộc phạm vi bí mật nhà nước không đúng quy định. (2) Văn bản yêu cầu không có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu xác nhận đối với tổ chức; phiếu yêu cầu không có chữ ký, tên và địa chỉ cụ thể của cá nhân yêu cầu cung cấp dữ liệu. (3) Mục đích sử dụng dữ liệu không phù hợp theo quy định của pháp luật. (4) Không thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định.

Như vây, cần lưu  ý rằng, mục đích sử dụng dữ liệu không phù hợp theo quy định của pháp luật thì mới được cung cấp dữ liệu.

- Theo quy định tại Điều 15 Thông tư số 34/2014/TT–BTNMT thì cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai ở địa phương là Văn phòng đăng ký đất đai. Đối với địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai, Văn phòng đăng ký đất đai, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm cung cấp dữ liệu đất đai từ hồ sơ địa chính theo phân cấp quản lý hồ sơ địa chính.

- Trình tự, thủ tục cung cấp dữ liệu đất đai được quy định tại Điều 12 Thông tư số 34/2014/TT–BTNMT:

+  Việc nộp văn bản, phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu đất đai được thực hiện theo một trong các phương thức sau: Nộp trực tiếp tại cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai; gửi qua đường công văn, fax, bưu điện; gửi qua thư điện tử hoặc qua cổng thông tin đất đai.

+ Cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai tiếp nhận, xử lý và thông báo nghĩa vụ tài chính (trường hợp phải thực hiện nghĩa vụ tài chính) cho tổ chức, cá nhân. Trường hợp từ chối cung cấp dữ liệu thì phải nêu rõ lý do và trả lời cho tổ chức, cá nhân biết.

+ Sau khi tổ chức, cá nhân thực hiện xong nghĩa vụ tài chính, cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai thực hiện cung cấp dữ liệu đất đai theo yêu cầu.

+ Thời hạn cung cấp dữ liệu đất đai thực hiện theo quy định sau: Trường hợp nhận được yêu cầu trước 15 giờ thì phải cung cấp ngay trong ngày; trường hợp nhận được yêu cầu sau 15 giờ thì cung cấp dữ liệu đất đai được thực hiện vào ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp yêu cầu cung cấp dữ liệu đất đai dưới hình thức tổng hợp thông tin thì thời hạn cung cấp dữ liệu đất đai được xác định theo thỏa thuận giữa cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai và người có yêu cầu bằng hình thức hợp đồng./.