1. Công chứng viên phải tham gia Hội công chứng viên trước khi đăng ký hành nghề công chứng
Theo quy định tại Điều 17 Luật Công chứng năm 2014, Công chứng viên có nghĩa vụ tham gia tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên và chịu sự quản lý tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên mà mình là thành viên.
Khoản 3 Điều 23 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng, quy định: Hội viên của Hội công chứng viên là các công chứng viên hành nghề trên địa bàn. Các công chứng viên phải tham gia Hội công chứng viên trước khi đăng ký hành nghề công chứng ở những nơi đã có Hội công chứng viên. Quyền và nghĩa vụ của hội viên Hội công chứng viên do Điều lệ Tổ chức xã hội - nghề nghiệp toàn quốc của công chứng viên quy định.
Tương ứng với quy định trên, tại Điều 4 Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng, quy định về đăng ký hành nghề công chứng và cấp Thẻ công chứng viên, trong thành phần hồ sơ có Giấy tờ chứng minh công chứng viên là hội viên Hội công chứng viên tại địa phương (trường hợp địa phương chưa có Hội công chứng viên thì nộp giấy tờ chứng minh là hội viên Hiệp hội công chứng viên Việt Nam).
2. Hội viên Hội Công chứng viên gồm các công chứng viên đang hành nghề trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và đã gia nhập Hội.
Điều 24 Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam được phê duyệt tại Quyết định số 1621/QĐ-BTP ngày 19 tháng 7 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp (sau đây viết tắt là Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam ) quy định: “1. Hội viên Hiệp hội gồm các công chứng viên đang hành nghề và các Hội Công chứng viên. ... 2. Hội viên Hội Công chứng viên gồm các công chứng viên đang hành nghề trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và đã gia nhập Hội”.
Theo quy định tại Điều 26, Điều 27 Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam, có các thủ tục gia nhập, rút tên và chuyển Hội Công chứng viên. Việc gia nhập Hội công chứng viên được thực hiện khi công chứng viên bắt đầu tham gia hành nghề công chứng, hồ sơ gồm: Giấy đề nghị gia nhập Hội công chứng viên; Bản sao Quyết định bổ nhiệm công chứng viên; Giấy tờ tùy thân và giấy tờ chứng minh nơi cư trú.
Việc rút tên theo nguyện vọng khỏi danh sách hội viên Hội công chứng viên thực hiện khi một người không còn tham gia vào hoạt động công chứng, nói cách khác, không hành nghề công chứng bất kỳ đâu trên toàn quốc. Lúc này, công chứng viên có nguyện vọng rút tên khỏi danh sách hội viên Hội công chứng viên thì phải có Giấy đề nghị rút tên có xác nhận của tổ chức hành nghề công chứng gửi Ban chấp hành. Trong thời hạn 07 (bảy) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Giấy đề nghị, Ban chấp hành ra Quyết định xóa tên công chứng viên trong danh sách hội viên, đồng thời gửi Quyết định xóa tên hội viên cho Hiệp hội và Sở Tư pháp.
Trường hợp muốn chuyển từ Hội công chứng viên này sang Hội công chứng viên khác, nghĩa là công chứng viên chuyển địa bàn hoạt động công chứng giữa các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì phải thực hiện thủ tục rút tên khỏi danh sách hội viên của Hội công chứng viên mà mình đang là hội viên và đề nghị Ban chấp hành có văn bản giới thiệu gia nhập Hội công chứng viên mà mình muốn gia nhập.
Hội viên sẽ bị từ chối rút tên khỏi danh sách hội viên nếu thuộc một trong các trường hợp sau đây: Đang trong quá trình bị xem xét kỷ luật; đang trong thời gian chấp hành hình thức kỷ luật tạm đình chỉ tư cách hội viên; đang trong quá trình giải quyết tranh chấp với người yêu cầu công chứng hoặc tổ chức hành nghề công chứng nơi hành nghề; đang trong quá trình giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến hoạt động hành nghề của hội viên; chưa hoàn thành nghĩa vụ nộp phí hội viên tính đến thời điểm xin rút tên; các trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ này.
3. Vấn đề trao đổi và kiến nghị
Trong quy trình thủ tục đăng ký hành nghề công chứng và cấp Thẻ công chứng viên được quy định tại Điều 4 Thông tư số 01/2021/TT-BTP cũng như quy định tại khoản 3 Điều 23 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP yêu cầu công chứng viên phải tham gia Hội công chứng viên trước khi đăng ký hành nghề công chứng ở những nơi đã có Hội công chứng viên. Vấn đề này dẫn đến bất cập:
Về mặt lý luận, công chứng viên là hội viên của Hội công chứng viên khi đang hành nghề để được công chứng viên được Hiệp hội, Hội công chứng viên hỗ trợ và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp trong hoạt động hành nghề. Điều này đã được khẳng định tại Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam. Vậy trong thời gian công chứng viên chưa hành nghề hoặc đang thực hiện các thủ tục để tham gia hành nghề, chuyển địa bàn hành nghề thì như thế nào? Về mặt lý thuyết, đây là khoảng thời gian công chứng viên không hành nghề.
Tại khoản 2 Điều 4 Thông tư số 01/2021/TT-BTP quy định công chứng viên chỉ được ký văn bản công chứng sau khi được Sở Tư pháp đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên. Sau khi được đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên, công chứng viên không được làm việc theo hợp đồng làm việc hoặc hợp đồng lao động tại các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức khác; không được giữ chức danh lãnh đạo các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp hoặc tham gia các công việc mà thường xuyên phải làm việc trong giờ hành chính.
Như vậy, khi chưa được cơ quan Nhà nước cho phép đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên thì công chứng viên mới thật sự gia nhập vào hoạt động công chứng. Vấn đề đặt ra, nếu công chứng viên không đủ điều kiện và không được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên thì rõ ràng công chứng viên không được hành nghề, việc công chứng viên không hành nghề là thành viên của Hội công chứng là không phù hợp với quy định mà Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam đã nêu, đó là công chứng viên là hội viên của Hội công chứng viên khi đang hành nghề. Và nếu công chứng viên không được cho phép đăng ký hành nghề, cấp thẻ công chứng viên và bản thân công chứng viên cũng không tự nguyện rút khỏi Hội công chứng viên thì xử lý như thế nào, Điều lệ Hiệp hội Công chứng viên chưa quy định (Điều lệ chỉ quy định việc gia nhập, rút tên theo nguyện vọng và chuyển từ Hội Công chứng viên này sang Hội Công chứng viên khác).
Từ các phân tích trên, để phù hợp giữa lý luận và thực tiễn, kiến nghị trình tự thực hiện gia nhập Hội công chứng viên và đăng ký hành nghề, cấp thẻ công chứng viên nên có sự thay đổi, cụ thể: Công chứng viên phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên, sau đó mới tiếp tục gia nhập Hội Công chứng viên. Nếu Công chứng viên không gia nhập Hội thì đó cũng là căn cứ để xem xét xóa đăng ký hành nghề và thu hồi thẻ công chứng viên trên cơ sở kết quả thanh tra, kiểm tra của cơ quan nhà nước.
Ngoài ra, trường hợp Công chứng viên đã xóa đăng ký hành nghề và thu hồi thẻ công chứng viên, nếu trong thời hạn nhất định mà không rút tên theo nguyện vọng hoặc chuyển từ Hội Công chứng viên này sang Hội Công chứng viên khác (trừ các trường hợp Hội viên bị từ chối rút tên khỏi danh sách hội viên) thì Điều lệ Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam có quy định để giải quyết, bảo đảm nguyên tắc hội viên Hội Công chứng là những người đang hành nghề công chứng./.