1. Lập biên bản vi phạm hành chính (Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính; Điều 12 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP)

- Khi phát hiện hành vi vi phạm hành chính thuộc lĩnh vực quản lý của mình, người có thẩm quyền đang thi hành công vụ phải kịp thời lập biên bản vi phạm hành chính, trừ trường hợp xử phạt không lập biên bản. Cụ thể: Biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ khi phát hiện vi phạm hành chính; trường hợp vụ việc có nhiều tình tiết phức tạp hoặc có phạm vi rộng, ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, thì biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ khi phát hiện vi phạm hành chính. 

Biên bản vi phạm hành chính phải được lập tại nơi xảy ra hành vi vi phạm hành chính. Trường hợp biên bản vi phạm hành chính được lập tại trụ sở cơ quan của người có thẩm quyền lập biên bản hoặc địa điểm khác thì phải ghi rõ lý do vào biên bản.

- Trường hợp phải xác minh: Trường hợp biên bản vi phạm hành chính có sai sót hoặc không thể hiện đầy đủ, chính xác các nội dung thì phải tiến hành xác minh tình tiết của vụ việc vi phạm hành chính để làm căn cứ ra quyết định xử phạt. Việc xác minh tình tiết của vụ việc vi phạm hành chính được lập thành biên bản xác minh. Biên bản xác minh là tài liệu gắn liền với biên bản vi phạm hành chính và được lưu trong hồ sơ xử phạt.

Biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh tình tiết liên quan.

- Trường hợp vi phạm hành chính được phát hiện bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc phải xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm: biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày xác định được đối tượng vi phạm bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hoặc nhận được kết quả xác định giá trị tang vật, phương tiện, giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm.

- Chuyển biên bản: trường hợp vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền xử phạt của người lập biên bản thì biên bản và các tài liệu khác phải được chuyển cho người có thẩm quyền xử phạt trong thời hạn 24 giờ kể từ khi lập biên bản, trừ trường hợp biên bản vi phạm hành chính được lập trên tàu bay, tàu biển, tàu hỏa.

Trường hợp vi phạm hành chính xảy ra trên tàu bay, tàu biển, tàu hỏa: người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính hoặc người chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu có trách nhiệm lập biên bản vi phạm hành chính và chuyển cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ khi tàu bay, tàu biển, tàu hỏa về đến sân bay, bến cảng, nhà ga.

2. Lập biên bản làm việc (Biên bản làm việc là một trong những căn cứ để lập biên bản vi phạm hành chính):

- Đối với hành vi có dấu hiệu vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính hoặc không thuộc lĩnh vực, địa bàn quản lý của mình, thì người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ phải lập biên bản làm việc để ghi nhận sự việc và chuyển ngay biên bản đến người có thẩm quyền.

- Trường hợp vụ việc phải giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm tang vật, phương tiện và các trường hợp cần thiết khác, thì người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ có thể lập biên bản làm việc để ghi nhận sự việc. Biên bản vi phạm hành chính được lập trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả giám định, kiểm nghiệm, kiểm định, xét nghiệm.

Vấn đề trao đổi: Trong trường hợp lập biên bản làm việc đối với hành vi có dấu hiệu vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính hoặc không thuộc lĩnh vực, địa bàn quản lý của người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ, pháp luật chưa quy định thời hạn lập biên bản vi phạm hành chính kể từ khi lập biên bản làm việc.

Hoặc trong trường hợp, người có thẩm quyền xử phạt khi tiếp nhận biên bản làm việc mà cần phải xác minh thêm thì thực hiện như thế nào? Khoản 6 Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính quy định xác minh tình tiết của vụ việc vi phạm hành chính khi biên bản vi phạm hành chính có sai sót hoặc không thể hiện đầy đủ, chính xác các nội dung theo quy định. Điều Điều 59 Luật Xử lý vi phạm hành chính quy định khi xem xét ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính, trong trường hợp cần thiết người có thẩm quyền xử phạt có trách nhiệm xác minh các tình tiết theo quy định. Mặc dù không nêu cụ thể thời gian thực hiện xác minh là trước khi lập biên bản vi phạm hành chính hay sau khi đã lập biên bản vi phạm hành chính, nhưng với cách thể hiện tại Điều này, có thể hiểu, xác minh được thực hiện trước khi người có thẩm quyền xem xét ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính, nghĩa là sau khi đã lập biên bản vi phạm hành chính. Khoản 2 Điều 63 Luật Xử lý vi phạm hành chính quy định việc xử phạt vi phạm hành chính đối với vụ việc do cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng hình sự chuyển đến được căn cứ vào hồ sơ vụ vi phạm do cơ quan này chuyển đến. Trường hợp cần thiết phải xác minh thêm tình tiết để có căn cứ ra quyết định xử phạt, người có thẩm quyền xử phạt có thể lập biên bản xác minh tình tiết của vụ việc vi phạm hành chính theo quy định tại Điều 59 của Luật Xử lý vi phạm hành chính. Từ các quy định này, việc xác minh nhằm làm rõ những nội dung của căn cứ quyết định xử phạt.

Do đó, pháp luật xử lý vi phạm hành chính cần quy định việc xác minh trong trường hợp người có thẩm quyền nhận được biên bản làm việc đối với hành vi có dấu hiệu vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính hoặc không thuộc lĩnh vực, địa bàn quản lý của người có thẩm quyền đang thi hành công vụ, nhiệm vụ chuyển đến.

3. Giải trình (Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính, Điều 17 Nghị định số 118/2021/NĐ-CP)

Đối với hành vi vi phạm hành chính mà pháp luật có quy định hình thức xử phạt tước quyền sử dụng giấy phép, chứng chỉ hành nghề có thời hạn hoặc đình chỉ hoạt động có thời hạn hoặc quy định mức tối đa của khung tiền phạt đối với hành vi đó từ 15.000.000 đồng trở lên đối với cá nhân, từ 30.000.000 đồng trở lên đối với tổ chức thì cá nhân, tổ chức vi phạm có quyền giải trình trực tiếp hoặc bằng văn bản với người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính.

- Đối với trường hợp giải trình bằng văn bản, cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính phải gửi văn bản giải trình cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính. Trường hợp vụ việc có nhiều tình tiết phức tạp thì người có thẩm quyền xử phạt có thể gia hạn nhưng không quá 05 ngày làm việc theo đề nghị của cá nhân, tổ chức vi phạm. Việc gia hạn của người có thẩm quyền xử phạt phải bằng văn bản.

- Đối với trường hợp giải trình trực tiếp, cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính phải gửi văn bản yêu cầu được giải trình trực tiếp đến người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính.

Người có thẩm quyền xử phạt phải thông báo bằng văn bản cho người vi phạm về thời gian và địa điểm tổ chức phiên giải trình trực tiếp trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu của người vi phạm.

- Trường hợp cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính không yêu cầu giải trình nhưng trước khi hết thời hạn nêu trên lại có yêu cầu giải trình thì người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính có trách nhiệm xem xét ý kiến giải trình của cá nhân, tổ chức vi phạm, trừ trường hợp phải áp dụng ngay biện pháp khắc phục hậu quả buộc tiêu hủy hàng hóa, vật phẩm gây hại cho sức khỏe con người, vật nuôi, cây trồng và môi trường, biện pháp khắc phục tình trạng ô nhiễm môi trường, lây lan dịch, bệnh đối với tang vật vi phạm hành chính là động vật, thực vật sống, hàng hóa, vật phẩm dễ hư hỏng, khó bảo quản hoặc tang vật, phương tiện vi phạm hành chính có nguy cơ hoặc có khả năng gây ô nhiễm môi trường, lây lan dịch, bệnh.

Vấn đề trao đổi: Khoản 3 Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính nêu “3. Đối với trường hợp giải trình trực tiếp, cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính phải gửi văn bản yêu cầu được giải trình trực tiếp đến người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính.

Người có thẩm quyền xử phạt phải thông báo bằng văn bản cho người vi phạm về thời gian và địa điểm tổ chức phiên giải trình trực tiếp trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu của người vi phạm...”.

Với quy định như trên, có thể hiểu, thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu của người vi phạm là thời hạn mà người có thẩm quyền xử phạt phải thông báo bằng văn bản cho người vi phạm về thời gian và địa điểm tổ chức phiên giải trình trực tiếp; nếu như vậy, thì Luật chưa quy định thời hạn tổ chức phiên giải trình.

Theo quan điểm tác giả, đặt quy định khoản 3 Điều 61 trong mối tương quan với khoản 2 Điều 61 của Luật Xử lý vi phạm hành chính, thì thời han 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu của người vi phạm là thời hạn để người có thẩm quyền xử phạt phải thông báo bằng văn bản về thời gian và địa điểm tổ chức phiên giải trình trực tiếp và tổ chức phiên giải trình trực tiếp. Tuy nhiên, để rõ ràng và thống nhất trong áp dụng pháp luật, kiến nghị cơ quan có thẩm quyền quy định rõ vấn đề trên./.