Theo đó, khi lập, thẩm định, phê duyệt hồ sơ mời thầu gói thầu mua sắm hàng hóa, tổ chức, cá nhân phải đáp ứng 04 điều kiện sau:

Áp dụng Mẫu hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa ban hành kèm theo Thông tư này và căn cứ vào quy mô, tính chất của từng gói thầu cụ thể để đưa ra các yêu cầu phù hợp trên cơ sở bảo đảm nguyên tắc cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế;

Căn cứ nhu cầu sử dụng của hàng hóa để đưa ra các yêu cầu về kỹ thuật (đặc tính, thông số kỹ thuật…) bảo đảm đáp ứng về công năng, phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế và năng lực kinh doanh cũng như điều kiện của thị trường;

Không được đưa ra các điều kiện nhằm hạn chế sự tham gia của nhà thầu hoặc nhằm tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng như nêu nhãn hiệu, xuất xứ cụ thể của hàng hóa, kể cả việc nêu tên nước, nhóm nước, vùng lãnh thổ gây ra sự phân biệt đối xử; trường hợp không thể mô tả chi tiết hàng hóa theo đặc tính kỹ thuật, thiết kế công nghệ, tiêu chuẩn công nghệ thì có thể nêu nhãn hiệu, catalô của một sản phẩm cụ thể để tham khảo, minh họa cho yêu cầu về kỹ thuật của hàng hóa nhưng phải ghi kèm theo cụm từ “hoặc tương đương” sau nhãn hiệu, catalô đồng thời phải quy định rõ nội hàm tương đương với hàng hóa đó về đặc tính kỹ thuật, tính năng sử dụng, tiêu chuẩn công nghệ và các nội dung khác (nếu có) mà không được quy định tương đương về xuất xứ.

Không được chỉnh sửa các quy định nêu trong Mẫu hồ sơ mời thầu về Chỉ dẫn nhà thầu và Điều kiện chung của hợp đồng; đối với các nội dung khác có thể chỉnh sửa cho phù hợp với quy mô, tính chất của gói thầu. Trường hợp có chỉnh sửa các quy định nêu trong Mẫu hồ sơ mời thầu thì tổ chức, cá nhân thực hiện việc lập, thẩm định, phê duyệt hồ sơ mời thầu phải bảo đảm việc chỉnh sửa đó là phù hợp, khoa học, chặt chẽ hơn so với quy định nêu trong Mẫu hồ sơ mời thầu và không trái với quy định của pháp luật về đấu thầu. Trong tờ trình đề nghị phê duyệt hồ sơ mời thầu phải nêu rõ các nội dung chỉnh sửa so với quy định trong Mẫu hồ sơ mời thầu và lý do chỉnh sửa để chủ đầu tư xem xét, quyết định.